Les règles et les obligations en matière de facturation

La facturation est un processus commercial obligatoire pour toutes les entreprises dès lors qu’elles vendent leurs produits ou leurs services à un client.

Émettre une facture nécessite de respecter un certain nombre d’obligations (mentions obligatoires sur la facture, numérotation chronologique, émission en double exemplaire...).

Le blog du dirigeant vous propose un récapitulatif des règles et obligations en matière de facturation.

 

L’obligation de facturer : de quoi parle-t-on ?

L’obligation de facturer : de quoi parle-t-on ?La facturation est un processus commercial obligatoire pour tout professionnel qui propose un produit ou un service à un client (entreprises individuelles et auto-entrepreneurs, sociétés).

La facturation permet de suivre ses encaissements pour réaliser sa comptabilité ainsi que ses comptes annuels qui serviront à déterminer le résultat imposable de l’entreprise, dans le respect des obligations comptables légales.

De plus, les factures valent contrats et permettent, en cas de litige, de valider l’engagement des deux parties (l’acheteur et le vendeur) et de vérifier les conditions de réalisation de la prestation ou de la vente du bien.

Éditer et transmettre des factures vous oblige donc à mettre en place un processus strict.

Émettre une facture

Votre facture doit être éditée en français et établie en deux exemplaires : une pour votre client et une pour votre propre suivi comptable.

La facture peut être éditée en format papier ou en format électronique.

Notez que dans le cas des professions libérales, la facture est appelée « note d’honoraires ».

La facture est-elle obligatoire dans tous les cas ?

Entre professionnels, l’émission d’une facture en double exemplaire est obligatoire pour toute transaction.

L’obligation de facturer : de quoi parle-t-on ?Entre un professionnel et un particulier, l’obligation d’émettre une facture pour son client dépend de l’opération :

  • pour la vente d’un produit, vous serez obligé d’émettre une facture pour votre client uniquement s’il vous le demande (sauf en cas de vente à distance / e-commerce où la facture est obligatoirement transmise au client pour chaque transaction)
  • pour une prestation de service, vous serez obligé d’émettre une facture à votre client à partir d’un montant TTC supérieur à 25 euros - ou pour tout montant lorsque le client le demande

Attention, l'émission de factures ou la transmission de documents commerciaux qui ne sont pas conformes à la réglementation en vigueur expose l'entreprise à de multiples sanctions : pénales, fiscales, et civiles.

Les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture

Votre facture est un document légal qui doit mentionner plusieurs informations :

  • Les mentions obligatoires à faire figurer sur une factureles coordonnées et informations de l’entreprise émettrice (statut juridique, numéro SIRET, capital social, nom ou dénomination sociale, adresse, numéro de TVA intracommunautaire)
  • les informations relatives à l’acheteur: nom ou dénomination sociale, adresse et numéro de TVA intracommunautaire
  • la date de la facture
  • le numéro de la facture (numéro unique basé sur un ordre chronologique)
  • la quantité de produits/prestations commandés, le prix unitaire HT, pour chaque unité, le montant de la TVA et le total TTC pour chaque produit/ prestation
  • le taux de TVA applicable pour chaque unité commandée
  • le montant total HT puis TTC
  • les éventuels rabais, remises, ristournes ou escomptes et la date de l’opération en question
  • les conditions d’escompte, le cas échéant
  • la date de paiement et les pénalités de retard encourues
  • une mention relative à la pénalité légale forfaitaire de 40 euros que devra verser l’acheteur en cas de retard de paiement doit apparaître sur la facture
  • les auto-entrepreneurs doivent préciser qu’ils évoluent en franchise en base de TVA, en vertu de l’article 293B du Code Général des Impôts

 

Les modalités de transmission de la facture au client

Les mentions obligatoires à faire figurer sur une factureLa facture émise doit être adressée au client dès la réalisation de la prestation ou de la vente, mais il est possible, selon l’organisation de l’entreprise, d’établir une facture périodique ou de manière différée.

Vous pouvez transmettre votre facture par voie électronique, par voie postale ou par remise en main propre.

En cas d’erreur :

  • vous devrez conserver l’ancienne facture, établir une nouvelle facture qui remplace la précédente et mentionner le remplacement effectué sur les deux factures
  • établir un avoir faisant référence à la facture sur lequel il porte

 

Un logiciel de facturation

Pour simplifier le processus de facturation - d’autant que l’émission d’une facture est une démarche récurrente – n’hésitez pas à utiliser un logiciel de facturation (pour produire automatiquement et conserver dans un historique l’ensemble de vos factures et devis). Ce type de logiciel est généralement relié à un logiciel de comptabilité pour le suivi automatique de vos encaissements. De quoi vous simplifier la vie et vous économiser du temps dans le suivi de votre comptabilité.

 

 

 

 

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