Introduction

Qu’il soit dirigeant d’une grande entreprise, d’une PME, artisan ou auto-entrepreneur, le dirigeant d’entreprise doit constamment prendre des décisions. Comment faire pour se tenir informer du bon fonctionnement de chaque service de la société afin de prendre les décisions adaptées ? 

Que cela concerne :

  • la gestion financière de l’entreprise (trésorerie, taux de marge, …),
  • les ressources humaines (suivi de la masse salariale, nombre d’absents, quantité d’heures supplémentaires, polyvalence et compétence technique des équipes,…),
  • la production (stocks, capacité de production, entretien du parc machine, prévisions, …),
  • le développement commercial (activité, CA, suivi de la prospection, communication,…)

Le dirigeant doit en permanence mesurer la situation et décider de l’action à mener.

Le tableau de bord permet de rassembler les informations nécessaires aux décisions les plus importantes et courantes.

Nous vous proposons au travers de cet article de vous aider à élaborer ou rendre plus efficace et pertinent votre tableau de bord.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

Qu'est-ce qu'un tableau de bord ?Un tableau de bord 

est un outil de suivi d’activité et d’aide à la décision destiné aux dirigeants d’entreprise et/ou aux responsables d’équipes. La plupart du temps, le tableau de bord est constitué de plusieurs indicateurs qui permettent de mesurer et de suivre le bon fonctionnement de l’entreprise. L’analyse d’un tableau de bord peut être utile de trois manières :

  • Anticiper et adapter le fonctionnement de l’entreprise  aux évolutions d’activités,
  • Allouer le plus efficacement possible les ressources disponibles  de l’entreprise (matières premières, compétences, temps de travail, machines, …),
  • Profiter des opportunités qui se présentent  en ayant connaissance de la situation de la capacité des différents services de l’entreprise.

Les différents types de tableau de bord de l’entreprise

Le tableau  de bord peut remplir différentes missions :

La mission de reporting du tableau de bord :

tableau de bord

Le tableau de bord « reporting » est utilisé pour rendre compte des résultats de l’entreprise. Il permet de prendre des mesures correctrices pour améliorer les faiblesses observées.

Ce type de tableau de bord comprend des éléments comptables et budgétaires, des suivis d’objectif, des états d’avancement, … Sa fréquence est souvent régulière sur une longue période, elle tient compte du fonctionnement de l’entreprise (administratif, budget, saisonnalité, réglementation, production, …).

La mission de pilotage du tableau :

Le tableau de bord est ici utilisé de manière plus opérationnelle. Il permet de suivre la réalisation des chantiers ou plans d’actions en cours et d’appliquer les adaptations nécessaires.  Ce type de tableau de bord met l’accent sur les états d’avancement, le suivi des plannings (livraison, coordination des équipes, présences, chantiers à venir,…), les stocks, les commandes encours, la facturation, la coordination des services, … Sa fréquence peut être modulée en fonction d’impératifs terrains sans toutefois devenir irrégulière.

La mission de communication du tableau :

Le tableau de bord « communication » est utilisé pour informer les équipes de la situation de l’entreprise. Il comprend des indicateurs à la fois généraux qui informent sur l’activité de l’entreprise, et spécifiques qui renseigne sur l’évolution d’une action encours.

La présentation du tableau de bord d’entreprise

Il est important d’adapter la présentation du tableau de bord en fonction de son utilisation.

Un tableau de bord a comme première fonction d’aider à prendre des décisions. Il  rend compte de l’activité de l’entreprise ou de l’état d’avancement de certains dossiers ou chantiers. Il présente les informations en mettant en évidences les indicateurs essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise et à la mise en œuvre de la stratégie en cours.

Qu'est-ce qu'un tableau de bord ?Idéalement, le tableau de bord tient sur une ou deux pages, il est organisé de manière à faciliter sa lecture en fonction de l’objectif visé. Il comprend différents moyens de mettre en avant les indicateurs (graphes, couleurs, feux multicolores, smiley, barre d’avancement, compteur, …).

De plus, un tableau de bord se personnalise et s’adapte à son utilisateur principal ! Sa présentation diffère lorsqu’il sert à animer une réunion de service, à suivre la stratégie mise en place, ou à communiquer sur l’activité de l’entreprise.

De nos jours, les technologies nous permettent d’accumuler une masse de données considérable, et d’autant plus si votre entreprise est connectée à de nombreux services ou infrastructures via internet.

Mais qu’en faire ?

Le tableau de bord, outil de pilotage de l’entreprise

Un dirigeant peut-il se contenter de stocker sur des disques l’ensemble des données sur la nature et le niveau d’activité de son entreprise et les laisser végéter ? Ce n’est certainement pas la meilleure des options, à moins que vous soyez le type de manager qui gère son business à l’instinct. Ces données sont une véritable mine d’or pour votre entreprise !

Regrouper ces données sous la forme de tableau de bord, vous aidera à prendre les bonnes décisions pour votre entreprise et à suivre précisément l’évolution de son activité au jour le jour.  Encore faut-il savoir les extraire, les rendre lisibles et les mettre en forme pour faire du tableau de bord un outil accessible et performant au quotidien.

L’importance du tableau de bord d’entreprise

Le tableau de bord d’entreprise revêt une importance cruciale au sein de celle-ci pour plusieurs raisons parmi lesquelles on trouve :

Une visibilité sur la performance

Le tableau de bord offre une vue d’ensemble de la performance de l’entreprise en consolidant des indicateurs clés de performance (KPI). Il permet de suivre les résultats en temps réel, de repérer les tendances et les écarts par rapport aux objectifs fixés.

Une prise de décision éclairée

Le tableau de bord d’entreprise permet aux dirigeants de prendre des décisions éclairées, en leurs fournissant des informations et données précises. Il permet aussi d’identifier les domaines de l’entreprise qui fonctionnent bien et ceux qui nécessitent des ajustements, permettant ainsi de définir des stratégies efficaces.

Une gestion proactive

Grâce au tableau de bord d’entreprise, les responsables peuvent détecter rapidement les problèmes potentiels et les opportunités, ce qui leur permet de réagir rapidement et donc de prendre des décision correctives.

Un alignement des objectifs

Il permet de communiquer et d’aligner les objectifs de l’entreprise à tous les niveaux hiérarchiques. Le tableau offre une vision commune de la performance, qui démontre l’engagement des équipes vers les mêmes objectifs.

Un suivi de la rentabilité

Le tableau de bord d’entreprise permet de surveiller les indicateurs financiers clés, tels que la marge brute, le chiffre d’affaires, les coûts et les dépenses. Ce qui permet d’évaluer la rentabilité de l’entreprise et d’identifier les leviers d’amélioration.

Une communication transparente

Il facilite la communication interne et externe en fournissant des informations claires et concises sur la performance de l’entreprise.

Quels indicateurs mettre dans un tableau de bord ?

Quels indicateurs mettre dans un tableau de bord ?

Il est tout d’abord important de faire la distinction entre une métrique et un KPI (Indicateur Clef de Performance). Tous deux sont les éléments clefs d’un bon tableau de bord.

  • Une métrique vous permet de suivre la progression des différentes activités de votre entreprise, il s’agit  de ratios par exemple : nombre de pages vues par visiteurs sur un site internet, temps passé par personne dans la queue d’un McDonalds etc.
  • Les KPIs, eux, sont liés aux objectifs de votre entreprise, ils doivent vous aider à vous situer par ra
    pport à leur réalisation et au budget prévisionnel. Ils sont le plus souvent dérivés de plusieurs métriques mises en perspective avec des objectifs de résultats. Il peuvent aussi provenir du suivi comptable de l’entreprise.

On  peut facilement déduire qu’il vous faudra plus de métriques que de KPIs dans un tableau de bord. Vouloir suivre le maximum de ses indicateurs et métriques peut être séduisant, mais n’est pas recommandé.

Combien d’indicateurs dans mon tableau de bord ?

D’expérience, il faut savoir garder un nombre de KPIs réduit. J’ai eu l’occasion de travailler dans des entreprises où chaque manager avait la responsabilité d’une vingtaine de KPIs chacun.

C’est la parfaite recette pour créer d’interminables réunions ou les participants finissent par être plus intéressés par leur téléphone portable ou le démineur de Windows que  les progrès des différentes branches de leur entreprise.

En se basant sur la « loi de Miller », le nombre correct d’indicateurs pour un manager se situe entre 5 et 9. En gardant vos KPIs dans cette fourchette, vous vous assurerez d’avoir une vue d’ensemble assez claire de votre entreprise et de l’atteinte des objectifs fixés en un coup d’œil. Il sera toujours nécessaire de s’appuyer sur les « métriques » pour affiner l’analyse de vos KPIs.

Quelle mise en forme choisir ?

Voici 2 exemples de tableaux de bord interactifs qui nous permettent d’éclairer nos propos.

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Le premier concerne la gestion des stocks d’un supermarché et le second concerne quant à lui la gestion de la force de vente d’un laboratoire pharmaceutique.

En mettant en place une visualisation simple pour vos indicateurs, vous pourrez rapidement configurer des alertes dans le cas où l’un d’entre eux passerait au rouge et automatiquement afficher les métriques correspondantes afin d’identifier le facteur fautif.

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Si vous désirez tout de même garder un œil sur vos métriques, lors de la création de votre tableau de bord, souvenez-vous que trop d’indicateurs noient l’information et sélectionnez uniquement les plus pertinents. Votre tableau de bord se doit de rester le plus facile, lisible et compréhensible possible.

Comment faire mon tableau de bord?

L’un des principaux frein à la création d’un tableau de bord est le temps nécessaire à sa création ainsi que sa mise à jour régulière. Les dirigeant pensent, à juste titre bien souvent, qu’ils ont autre chose à faire et se privent donc d’un outil d’aide à la décision indispensable.

La solution se trouve :

  • En interne en missionnant un collaborateur de confiance afin qu’il construise votre tableau de bord et se charge de le mettre à jour régulièrement. Pensez à lui donner les moyens techniques, mais aussi en termes de temps et de formation pour y parvenir.
  • Auprès de son expert-comptable lorsque ce lui ci propose ce service à un tarif intéressant (si ce n’est pas le cas, Le Blog du Dirigeant accompagne les dirigeant dans cette démarche).
  • Ou encore, auprès d’un prestataire informatique qui viendra extraire les données de votre système d’information  pour le mettre en forme et restituer un tableau de bord. Des sociétés spécialisées dans ce type de prestations comme ClicData, permettent au dirigeants d’avoir accès à son tableau de bord facilement sans que cela représente un coût important.

Métriques, KPI, Tableaux de bords… N’hésitez pas à investir le temps nécessaire à leur mise en place dans votre entreprise, ces outils vous aideront à prendre les bonnes décisions. Pensez également à les mettre à jour au fil de l’évolution de vos objectifs !

Happy Dashboarding !

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Sommaire
  • Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?
  • Les différents types de tableau de bord de l'entreprise
  • La présentation du tableau de bord d'entreprise
  • Le tableau de bord, outil de pilotage de l’entreprise
  • L'importance du tableau de bord d'entreprise
  • Quels indicateurs mettre dans un tableau de bord ?
  • Combien d’indicateurs dans mon tableau de bord ?
  • Quelle mise en forme choisir ?
  • Comment faire mon tableau de bord?
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Commentaires
24 commentaires
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  1. youness
    24 mars 2019, 20:43
    merci pour votre travail
    • Laurent Dufour
      25 mars 2019, 08:48
      Bonjour, Ravi d'avoir pu vous être utile Cordialement, L’équipe créer son entreprise
  2. LAUBRY
    13 mars 2019, 15:18
    demande du tableau de bord en format pdf
    • Laurent Dufour
      13 mars 2019, 16:35
      Bonjour, Vous pouvez télécharger l'article complet en pdf, il suffit de cliquer sur le bouton rose "téléchargez cet article en pdf" et entrer votre mail pour recevoir le pdf de l'article sur le tableau de bord. Cordialement, L’équipe création d’entreprise
  3. KEITA
    11 mars 2019, 07:23
    Bonjour, J'ai trouvé vos articles pertinents et interessants dès ma première visite sur votre site. Ils sont instructifs et rendent plus professionnel celui qui en saurait bien faire usage. Merci bien à toute l'équipe.
  4. Amadou
    27 février 2019, 15:17
    Je serai très heureux de recevoir vos mails
    • Dufour Laurent
      28 février 2019, 08:01
      Bonjour, Merci pour l'intérêt que vous portez à notre site. Pour vous inscrire à notre News Letter il vous suffit de remplir le formulaire qui se trouve sur la droite en bas de l'article. Cordialement, L’équipe création d’entreprise
  5. SYMOHAMED ESSKOURI
    26 février 2019, 10:15
    Bravo. Article très pertinent , que je m'empresse à partager pour mes abonnés
    • Dufour Laurent
      27 février 2019, 07:46
      Merci pour votre commentaire encourageant. La réalisation d'un bon outils de suivi de gestion et d'aide à la prise de décision es un élément essentiel dans la réussite d'une entreprise. Les grands dirigeants pilotent tous leurs société grâce à une bonne gestion et de bons indicateurs de performance. Cordialement, L’équipe création d’entreprise