Au secours, j’ai recruté mon 1er salarié

Félicitations ! Vous avez constitué votre premier effectif salarié ou tout simplement recruté une personne. Et maintenant ? Maintenant, vous devez créer un service de ressources humaines. Il vous permettra de suivre la productivité de vos salariés, mais aussi valider l’évolution des compétences, du bien-être et des ambitions de votre précieuse main d’œuvre. Ces indicateurs sont effectivement corrélés aux performances de votre entreprise. Ne les négligez pas !

Le blog du dirigeant vous donne son plan d’action en 3 points clés pour mettre en place un service de ressources humaines (RH) performant.

Instaurer une culture d’entreprise

instaurer une culture d'entrepriseLa culture d’entreprise se définit comme l’ensemble des règles organisationnelles propres à l’entreprise, mais elle reflète aussi ses valeurs. Votre vision, les valeurs portées par votre structure doivent être connues et appliquées par des actions concrètes. Pour vous donner un exemple très imagé, une culture d’entreprise basée sur l’esprit startup proposera une ambiance adéquate : une salle de pause avec un babyfoot, par exemple, la liberté pour les salariés de se vêtir comme bon leur semble, l’organisation « d’apéros » informels après les heures de travail...

En théorie, si vous avez recruté votre premier salarié, vous avez déjà une bonne vision de votre entreprise, de ses ambitions et de ses valeurs. Vous devrez maintenant les montrer à votre effectif ! Pour ce faire, vous pouvez :

  • Créer une plaquette de communication interne destinée à informer de l’histoire de l’entreprise, ses objectifs, le contexte de son développement,
  • Aménager le lieu de travail de vos salariés aux couleurs de votre entreprise (dans tous les cas, prévoyez une pièce lumineuse, aérée et agréable) / idem pour la salle de pause (ajoutez le fameux baby-foot si vous êtes une startup),
  • Réfléchir à la mise en place d’événements internes,
  • Ne pas oublier de diffuser un règlement intérieur mettant en exergue les règles organisationnelles de l’entreprise,
  • Ne pas oublier de mettre en place des outils en interne pour communiquer efficacement avec vos salariés et rester disponible.

Cette série d’actions donnera un sentiment d’appartenance à votre effectif salarié. Pleinement investi et informé, il n’en sera que plus productif.

 

Le suivi des compétences et des évolutions de carrière

le suivi des compétencesUne entreprise est une organisation en mouvement permanent. Tout employeur se doit aujourd’hui de suivre l’évolution professionnelle de ses salariés. Deux démarches sont obligatoires pour l’employeur :

  • L’entretien professionnel annuel à organiser au minimum tous les deux ans à partir de la date d’embauche. Il sert à cerner les perspectives d’évolution professionnelle de vos salariés, notamment en matière de qualification,
  • L’état des lieux à effectuer tous les six ans.

 

Au-delà de ces obligations relativement limitées, un bon service de Ressources Humaines (RH) doit pouvoir constater à tout moment les performances de ses salariés, cerner leurs compétences clés, le moment où ils maîtrisent totalement leur poste (pour si possible les faire évoluer avec de nouveaux challenges).

Pour ce faire, vous devrez mettre en place plusieurs indicateurs au sein de tableaux de bord de suivi de vos salariés :

  • le suivi des compétences D’abord une cartographie des métiers de l’entreprise et des fiches de postes détaillées pour chacun d’entre eux. Cette cartographie vous permettra de savoir vers quel poste orienter quel salarié,
  • Instaurer des objectifs chiffrés avec des délais pour chaque mission (et chaque salarié) en précisant l’ambition finale de la mission,
  • Mettre en place un tableau de bord de suivi des objectifs de vos salariés (outils de reporting),
  • Comparer les objectifs chiffrés avec le réalisé,
  • Détecter ainsi les performances et les ambitions de chacun, les compétences cachées,
  • Évidemment, mettre en place des actions correctrices concernant les objectifs qui n’auraient pas été atteints et vous remettre en question avant de « sévir ». Peut-être avez-vous manqué de communication, peut-être avez-vous instauré des objectifs irréalistes ?

Le suivi administratif et la gestion du temps

Votre service RH devra utiliser des outils adaptés au suivi de vos salariés en matière :

  • De temps de présence et d’absence
  • D’organisation et suivi des congés et RTT au sein de l’équipe (vérifiez que tout le monde ne part pas en congés en même temps, au risque de mettre en péril la productivité de votre entreprise)
  • De suivi des heures supplémentaires, récupération d’heures et suivi des salariés en horaires variables
  • de gestion des plannings, notamment si vous disposez d’une ou plusieurs équipes de travail
  • ...

recruter un premier salariéUne pointeuse sera nécessaire par exemple si vous souhaitez suivre de manière efficace les temps de pause de vos salariés. De même, suivre les absences par salarié et de manière générale de votre effectif est un bon indicateur du climat social qui peut régner dans votre entreprise. Un taux d’absentéisme élevé pourrait être le reflet d’un climat en berne ou de problèmes dans votre management. De plus, si vos salariés ont des horaires flexibles ou variables, il sera d’autant plus important de pouvoir les suivre. Enfin, un calendrier détaillé sera nécessaire en cas de gestion de plusieurs équipes aux horaires distincts.

Pour cela, vous devrez utiliser des outils et tableaux de bord appropriés à vos besoins, à votre organisation interne et la réglementation liée à votre convention collective, par exemple les logiciels de gestion du temps DEHO SYSTEMS sont spécialement destinés aux problématiques des PME.

 

En conclusion, n’attendez pas pour mettre en place un service RH ! Le premier recrutement doit vous pousser à agir. Culture d’entreprise, développement et analyse des objectifs, suivi administratif sont les trois axes de développement d’un service RH performant. Bien sûr, d’autres obligations vous incombent en tant qu’employeur, comme l’obligation de déclarer vos salariés auprès des organismes sociaux et fiscaux, de réaliser les entretiens professionnels et annuels... Vous devrez évidemment vous faire accompagner par un expert-comptable dans la mise en place de votre service RH.

 

 

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