MyPeopleDoc, le coffre fort numérique

Qu’est-ce que MyPeopleDoc ?

Lancé en 2008, MyPeopleDoc s’inscrit aujourd’hui dans l’écosystème UKG HR Service Delivery, présenté par UKG comme “the future of PeopleDoc”.

L’outil permet de stocker dans un coffre-fort sécurisé en ligne tous les documents administratifs : contrats, factures, fiches de paie, documents personnels, etc. L’outil permet également aux services RH de distribuer plus facilement les documents. L’objectif est d’alléger la tâche des services RH tout en diminuant les frais en consommables bureautiques.

MyPeopleDoc et bulletin de paie dématérialisé : pourquoi le coffre-fort numérique devient la norme RH ?

La dématérialisation des documents RH s’impose progressivement comme un standard dans les entreprises.

En France, la loi dispose depuis 2017 que la dématérialisation des bulletins de paie est le principe, sauf expression contraire du salarié, à condition de garantir leur accessibilité et leur sécurité dans le temps. Dans ce contexte, les coffres-forts numériques comme MyPeopleDoc jouent un rôle clé en assurant la conservation, la traçabilité et la confidentialité des documents sensibles.

Cette tendance est déjà bien engagée : plus de 60 % des salariés reçoivent aujourd’hui leur bulletin de paie en version numérique, et une large majorité d’entre eux passent par un coffre-fort électronique pour les consulter et les conserver.

Comment fonctionne MyPeopleDoc ?

L’activation initiale du compte MyPeopleDoc se fait à partir d’une invitation envoyée par l’employeur. Lors de l’inscription, l’utilisateur est invité à renseigner une adresse e-mail personnelle, ce qui lui permet ensuite de conserver l’accès à son espace même en cas de changement d’employeur.

La plateforme active également une authentification multifacteur (MFA) par défaut lors de la création du compte

MyPeopleDoc propose trois grandes fonctionnalités :

• L’outil facilite la distribution des documents RH au sein de l’entreprise. Elle propose l’automatisation de l’envoi de certains fichiers administratifs en quelques clics.
• L’outil permet d’archiver des fichiers . Selon les conditions d’utilisation publiées par MyPeopleDoc, l’utilisateur peut stocker jusqu’à 10 Go de fichiers personnels dans son espace sécurisé. Cet espace est géré à titre personnel par l’utilisateur après activation de son compte.

• L’outil permet une gestion optimisée pour les ressources humaines de l’entreprise. L’outil propos de recenser, regrouper et classer automatiquement les différents fichiers téléchargés, ou encore l’horodatage de ces derniers.

A noter : également que l’outil est disponible en plusieurs langues, telles que l’anglais, l’allemand, l’arabe, le chinois…

L’utilisation de MyPeopleDoc au sein d’une entreprise offre de multiples bénéfices à la fois pour les salariés et l’entreprise et les services RH de cette dernière :

• la gratuité d’utilisation pour les employés
• Le gain de place dans le stockage des documents qui sont stocker pendant une certaine durée pour l’entreprise
• le gain de temps dans la classification et l’envoi des divers documents administratifs et RH au sein de l’entreprise

MyPeopleDoc, outil d’automatisation RH

Au-delà de la simple distribution de documents, MyPeopleDoc s’intègre dans une logique d’automatisation des processus RH. L’outil permet par exemple de centraliser l’envoi des bulletins de paie, d’automatiser leur classement et de garantir leur archivage conforme aux exigences légales. Cette automatisation réduit significativement les erreurs humaines et les tâches répétitives, ce qui libère du temps pour les équipes RH.

Dans les grandes entreprises, cette optimisation peut représenter un gain opérationnel important, notamment lorsqu’il s’agit de gérer plusieurs centaines ou milliers de collaborateurs. Le passage à un coffre-fort numérique devient alors moins un choix qu’un levier de performance.

Les alternatives à MyPeopleDoc

Il existe d’autres solutions similaires sur le marché, il est possible de citer :

• Bamboohr
• Rue de la paye
• Primobox…

Qu’est-ce qu’un coffre fort numérique ?

Un coffre-fort numérique est un espace de stockage sécurisé en ligne conçu pour protéger des informations sensibles et personnelles.

Cette technologie utilise des technologies de cryptage avancées afin de garantir que les données stockées ne soient accessibles qu’à l’utilisateur ou aux utilisateurs autorisés.

Voici quelques-un des critères que doit avoir un coffre-fort numérique :

• Sécurité : le coffre-fort numérique doit utiliser des protocoles de cryptage pour la protection des données lors de leur stockage et transfert ; 
• Accessibilité : ils doivent être accessibles par internet, depuis différents outils, permettant une gestion facile et pratique des informations ; 
• Authentification : une authentification forte (comme l’authentification à deux facteurs) doit être mise en place pour accéder au contenu ; 
• Sauvegarde: le coffre-fort numérique doit offrir des fonctionnalités de sauvegarde pour éviter la perte de données en cas de panne ou de défaillance du système ; 

Les coffres forts numériques sont utilisés aussi bien par les particuliers que par les professionnels dans le stockage de leurs documents.

Le coffre numérique, allié de conservation des documents

Aujourd’hui, le coffre-fort numérique ne se limite plus à un simple espace de stockage. Il s’inscrit dans une logique de conformité réglementaire et de sécurisation des échanges numériques. Pour les entreprises, il permet notamment de répondre aux obligations liées à la conservation des documents sociaux et fiscaux, tout en garantissant leur intégrité sur le long terme.

Pour les salariés, il représente un véritable “patrimoine documentaire” accessible à vie : bulletins de paie, contrats de travail, attestations… autant de documents souvent nécessaires dans des démarches administratives (logement, crédit, retraite). Cette dimension explique en grande partie l’adoption croissante de ces solutions.

A qui s’adresse MyPeopleDoc ?

MyPeopleDoc est une solution déployée par les entreprises pour permettre à leurs salariés d’accéder à un espace sécurisé de réception, de stockage et de gestion de documents RH. Elle s’adresse donc d’abord aux organisations qui souhaitent digitaliser la distribution de documents administratifs, puis aux collaborateurs qui utilisent cet espace à titre personnel

Tarifs de MyPeopleDoc

Il n’existe pas de grille de tarifs mise à disposition sur internet. Il est simplement possible de trouver que l’outil bénéficie d’une option gratuite, mais il faut contacter la solution pour avoir une idée des tarifs, qui sont en réalité adaptables en fonction des besoins de chaque entreprise, en terme d’espace de stockage, de nombre d’utilisateurs…

Il est également possible de bénéficier de réductions par l’outil en fonction des besoins de l’entreprise.

Avis client sur MyPeopleDoc

MyPeopleDoc ne dispose de presque aucun avis sur ses fonctionnalités ou satisfactions des utilisateurs sur internet. Il nous est donc compliqué de vous relayer les avis des utilisateurs de la solution.

Notre avis sur MyPeopleDoc

MyPeopleDoc s’impose comme une solution robuste pour les entreprises souhaitant structurer leur gestion documentaire RH. Son positionnement orienté grands comptes et sa capacité à sécuriser les échanges en font un outil particulièrement adapté aux organisations ayant des volumes importants de documents à traiter.

Cependant, son manque de transparence tarifaire et certaines limitations techniques peuvent constituer un frein pour les petites structures. L’outil reste donc pertinent dans une logique de transformation RH à grande échelle, mais peut être surdimensionné pour des besoins plus simples.

Points forts :

• Support interactif pour trouver de l’aide tout seul sur la plateforme ;
• Accès sécurisé par lien d’invitation uniquement ;
• Fonctionnalités de gestionnaire de fichiers ;
• En France, les bulletins de paie électroniques déposés dans MyPeopleDoc sont conservés pendant au moins 50 ans à compter de leur dépôt, conformément aux conditions d’utilisation de la plateforme.
• Accès au coffre-fort électronique depuis de nombreux périphériques : navigateur web, application mobile, application desktop.

Points Faibles

• Espace de stockage limité à 10 Go ;
• Impossibilité d’uploader un fichier de plus de 250 Mo ;
• Accès à la plateforme nécessitant obligatoirement la création d’un compte sur invitation ;
• Prix accessibles uniquement en prenant contact en tant qu’entreprise.

Questions courantes sur MyPeopleDoc