MyPeopleDoc, le coffre fort numérique

Qu’est-ce que MyPeopleDoc ?

MyPeopleDoc a vu le jour en 2008 et a pour vocation de changer le fonctionnement des ressources humaines (RH) au sein des entreprises. L’outil permet de stocker dans un coffre-fort sécurisé en ligne tous les documents administratifs : contrats, factures, fiches de paie, documents personnels, etc. L’outil permet également aux services RH de distribuer plus facilement les documents. L’objectif est d’alléger la tâche des services RH tout en diminuant les frais en consommables bureautiques.

Cet outil est aujourd’hui utilisé par certaines des plus grandes entreprises dans le monde, telles que Bouygues Telecom ou encore Total. Cet outil est l’outil leader de la digitalisation de documents en Europe.

Comment fonctionne MyPeopleDoc ?

MyPeopleDoc est entièrement réservé aux entreprises, pour les proposer à leurs collaborateurs. L’accès à l’outil se fait uniquement par un lien d’invitation.

MyPeopleDoc propose trois grandes fonctionnalités :

• l’outil facilite la distribution des document RH au sein de l’entreprise. Elle propose l’automatisation de l’envoi de certains fichiers administratifs en quelques clics.
• l’outil permet d’archiver des fichiers : il est possible de stocker jusqu’à 10Go de fichiers pour les utilisateurs de l’outil, dans un coffre fort numérique et accessible à vie. Il est particulièrement appréciable que le coffre fort reste accessible à vie, même dans l’hypothèse où le collaborateur change d’entreprise.
• l’outil permet une gestion optimisée pour les ressources humaines de l’entreprise : l’outil propos de recenser, regrouper et classer automatiquement les différents fichiers téléchargés, ou encore l’horodatage de ces derniers.

Le + de cet outil est qu’il garantit le transfert et le stockage des documents en toute sécurité.

A noter également que l’outil est disponible en plusieurs langues, telles que l’anglais, l’allemand, l’arabe, le chinois…

L’utilisation de MyPeopleDoc au sein d’une entreprise offre de multiples bénéfices à la fois pour les salariés et l’entreprise et les services RH de cette dernière :

• la gratuité d’utilisation pour les employés
• Le gain de place dans le stockage des documents qui sont stocker pendant une certaine durée pour l’entreprise
• le gain de temps dans la classification et l’envoi des divers documents administratifs et RH au sein de l’entreprise

Les alternatives à MyPeopleDoc

Il existe d’autres solutions similaires sur le marché, il est possible de citer :

• Bamboohr
• Rue de la paye
• Primobox…

Qu’est-ce qu’un coffre fort numérique comme MyPeopleDoc ? 

Un coffre-fort numérique est un espace de stockage sécurisé en ligne conçu pour protéger des informations sensibles et personnelles.

Cette technologie utilise des technologies de cryptage avancées afin de garantir que les données stockées ne soient accessibles qu’à l’utilisateur ou aux utilisateurs autorisés.

Voici quelques-un des critères que doit avoir un coffre-fort numérique :

• Sécurité : le coffre-fort numérique doit utiliser des protocoles de cryptage pour la protection des données lors de leur stockage et transfert ; 
• Accessibilité : ils doivent être accessibles par internet, depuis différents outils, permettant une gestion facile et pratique des informations ; 
• Authentification : une authentification forte (comme l’authentification à deux facteurs) doit être mise en place pour accéder au contenu ; 
• Sauvegarde: le coffre-fort numérique doit offrir des fonctionnalités de sauvegarde pour éviter la perte de données en cas de panne ou de défaillance du système ; 

Les coffres forts numériques sont utilisés aussi bien par les particuliers que par les professionnels dans le stockage de leurs documents.

A qui s’adresse MyPeopleDoc ?

MyPeopleDoc est uniquement réservé aux entreprise qui proposent ce service à leurs salariés.

Tarifs de MyPeopleDoc

Il n’existe pas de grille de tarifs mises à disposition sur internet. Il est simplement possible de trouver que l’outil bénéficie d’une option gratuite, mais il faut contacter la solution pour avoir une idée des tarifs, qui sont en réalité adaptables en fonction des besoins de chaque entreprise, en terme d’espace de stockage, de nombre d’utilisateurs…

Il est également possible de bénéficier de réductions par l’outil en fonction des besoins de l’entreprise.

Avis client sur MyPeopleDoc

MyPeopleDoc ne dispose de presque aucun avis sur ses fonctionnalités ou satisfactions des utilisateurs sur internet. Il nous est donc compliqué de vous relayer les avis des utilisateurs de la solution.

Notre avis sur MyPeopleDoc

• Support interactif pour trouver de l’aide tout seul sur la plateforme ;
• Accès sécurisé par lien d’invitation uniquement ;
• Fonctionnalités de gestionnaire de fichiers ;
• Archivage des documents envoyés dans le coffre-fort pour 50 ans ;
• Accès au coffre-fort électronique depuis de nombreux périphériques : navigateur web, application mobile, application desktop.

Points Faibles

• Espace de stockage limité à 10 Go ;
• Impossibilité d’uploader un fichier de plus de 250 Mo ;
• Accès à la plateforme nécessitant obligatoirement la création d’un compte sur invitation ;
• Prix accessibles uniquement en prenant contact en tant qu’entreprise.