Gestion de la paie : pourquoi et comment s’en charger ?

Par Marie Lusset, le 23/11/2022

Chronophage, complexe, source d’erreurs, ou encore en permanente mutation : la gestion de la paie n’est pas de tout repos.

C’est aussi une composante incontournable de la vie d’une entreprise qui emploie des salariés. Avec cette thématique, le dirigeant n’a pas le choix : il ne peut pas y échapper.

gestion de la paie

D’où la nécessité de bien l’appréhender, puis d’opter pour une ou plusieurs solutions efficaces afin de la gérer sans tracas au quotidien. Explications détaillées dans cet article.

Qu’est-ce que la gestion de la paie ?

La gestion de la paie désigne les procédés et tâches administratives et comptables mises en place par une entreprise pour rémunérer ses employés, suite à l’établissement d’un bulletin de salaire. Ce mode d’organisation englobe aussi le calcul des cotisations salariales et patronales relatives à cette rémunération.

En interne, la gestion de la paie est souvent du ressort du département Ressources Humaines (RH) et/ou du service comptable. Cependant, il est aussi possible d’externaliser ce service, comme vous le verrez à la fin de cet article.

Pour schématiser, on distingue 3 « aspects » de la gestion de la paie.

La collecte et le traitement des données

Avant d’établir le bulletin de paie d’un collaborateur, le gestionnaire de paie s’attelle d’abord à recueillir, traiter et analyser certaines informations liées à l’activité du salarié :

  • les jours de congés payés ;
  • le versement de primes ;
  • les heures supplémentaires effectuées ;
  • la gestion du planning et du temps de travail (temps plein, temps partiel ?), avec notamment les absences et retards du collaborateur ;
  • les avantages en nature etc.

Le volet financier

Lorsqu’il possède toutes les informations dont il a besoin, le gestionnaire de paie passe à l’étape suivante : l’élaboration de la fiche de paie. Cette dernière atteste du salaire versé au salarié.

À ce stade, la gestion de la paie consiste à calculer :

  • la rémunération du salarié ;
  • les cotisations salariales et patronales ;
  • le taux de prélèvement à la source (PAS).

Le travail administratif

Enfin, la gestion de la paie englobe aussi un aspect administratif, avec notamment la gestion des formalités d’embauche et de départ des salariés. Le gestionnaire de paie s’occupe alors des tâches suivantes :

  • rédaction des contrats de travail liés à l’embauche ;
  • réalisation de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ;
  • mise en place de la rupture des contrats de travail, le cas échéant ;
  • élaboration des fiches de poste ;
  • calcul des indemnités et solde de tout compte ;
  • déclaration sociale nominative (DSN, dans le privé), pour récapituler vos données de paie du mois auprès des organismes concernés (URSSAF, organismes de retraite etc.) ;
  • attestations Pôle Emploi ;
  • soldes de tout compte etc.

Pourquoi une gestion de la paie efficace est-elle prépondérante pour le dirigeant d’entreprise ?

Pour coller à la réglementation en vigueur

La gestion de la paie est d’abord un domaine mouvant, qui subit des évolutions constantes. De nouveaux textes réglementaires entrent en application régulièrement, à l’image du Règlement général sur la protection des données (RGPD), relatif à la collecte et au traitement des données personnelles.

C’est la raison pour laquelle de nombreux points peuvent être soumis à modification, du jour au lendemain. Des changements peuvent par exemple affecter :

  • le taux horaire du Smic (Salaire minimum de croissance) ;
  • le taux de la CSG (Contribution sociale généralisée) ;
  • le bulletin de salaire en lui-même, avec l’obligation d’y faire figurer de nouvelles mentions, d’une années sur l’autre ;
  • l’apparition de nouvelles indemnités ou de bonus-malus au niveau de cotisations à l’assurance-chômage ;
  • certains calculs de paie etc.

La personne ou le service en charge de la paie dans l’entreprise doit donc assurer une veille juridique et réglementaire constante, afin de respecter la législation du travail en vigueur et le cadre conventionnel.

La veille est aussi primordiale pour éviter les erreurs sur la fiche de paie, qui ont déjà été constatées par plus d’un salarié sur trois.

Pour éviter des sanctions juridiques et financières

Si la « conformité-paie » n’est pas assurée, le dirigeant et son entreprise s’exposent à des erreurs lors de l’élaboration des bulletins de paie.

Cela peut entraîner divers types de sanctions (juridiques, administratives, fiscales et pénales) :

  • en cas de contrôle, l’URSSAF peut par exemple demander un redressement, si elle constate que des déclarations sont inexactes (ex : mauvais taux de cotisation). Elle peut aussi placer l’entreprise en recouvrement et lui imposer une taxation forfaitaire.
  • l’entreprise s’expose aussi à un contentieux prud’homal en cas d’un conflit avec un salarié, après une erreur sur son bulletin de salaire (ex : absence du paiement d’heures supplémentaires).

Les conséquences sociales, économiques (paiement de fortes amendes) et en matière d’image de marque peuvent être désastreuses.

Pour gagner du temps

De façon globale, la gestion de la paie est un domaine chronophage. Entre les calculs pour réaliser un bulletin de paie, le travail en amont pour collecter des informations, et tous les documents à produire par la suite lors de l’arrivée ou du départ d’un collaborateur, les heures défilent !

Sans compter que toute erreur sur un bulletin de salaire nécessite une correction. En s’assurant une gestion de la paie optimale, le dirigeant d’entreprise a la garantie de gagner un temps précieux.

Et le temps économisé sur certaines tâches comptables ou administratives peut être « utilisé » par l’entreprise pour débloquer du budget supplémentaire pour un autre service, ou embaucher un collaborateur dans l’optique de booster la productivité.

Quelles sont les solutions à disposition du dirigeant pour gérer la paie ?

Pour gérer la paie de façon efficace, le dirigeant d’entreprise a le choix entre deux stratégies principales :

  • la gestion en interne.
  • l’externalisation.

Internaliser la gestions des paies

En interne, le chef d’entreprise peut d’abord s’appuyer sur une personne dédiée à la paie : le gestionnaire de paie. C’est souvent le cas parmi les grandes entreprises qui disposent d’un budget important.

Pour les TPE/PME, notamment, une autre solution en interne envisageable repose sur l’usage d’un logiciel de paie.

Ce dernier se substitue en quelque sorte au spécialiste « humain » de la gestion de la paie. Il permet aussi au chef d’entreprise de s’occuper de la paie tout seul, sans avoir à investir dans un poste spécifique.

Ces logiciels de paie comportent plusieurs avantages :

  • la majorité d’entre-eux nécessitent seulement une connexion internet pour être utilisés. On parle de logiciel SaaS (Software as a Service, Logiciel en tant que service). Vous pouvez y accéder n’importe quand, à partir de n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone ou tablette). Certains logiciels peuvent aussi être installés sur votre poste ou sur les serveurs de votre entreprise ;
  • tout est automatisé, ce qui limite le risque d’erreurs ;
  • le logiciel se met à jour automatiquement en fonction des évolutions réglementaires et légales ;
  • tous les profils peuvent l’utiliser, puisqu’aucune connaissance technique n’est requise ;
  • la confidentialité et la sécurité des données est assurée, avec un stockage des informations respectueux des règles en vigueur.

Externaliser la gestion de la paie

Si la solution interne a des avantages, elle ne correspond peut-être pas à vos besoins. Une autre option à votre disposition consiste à externaliser la gestion de la paie.

Cela permet de pallier l’absence d’un service ou d’un collaborateur interne dédié à la paie, voire d’éviter d’investir dans la création d’un poste spécifique.

L’externalisation de la paie peut se faire de manière totale ou partielle, avec l’un des des acteurs principaux suivants :

L’heureux élu se chargera de toutes les tâches inhérentes à la paie : recueil et traitement des informations, édition des bulletins de paie, calcul des charges sociales, veille juridique, gestion des nouveaux collaborateurs etc.

Externaliser comporte quelques atouts intéressants pour le chef d’entreprise :

  • vous gagnez en tranquillité d’esprit : un professionnel se charge de toute la gestion de la paie pour vous.
  • vous augmentez votre productivité, car vous pouvez vous concentrer sur des tâches à haute valeur-ajoutée génératrices de business (plutôt que de vous occuper de la paie) ;
  • vous économisez de l’argent. En général, un prestataire tiers revient moins cher que l’embauche d’un salarié à plein temps.

Enfin, l’expertise d’un professionnel vous garantit en principe de coller aux exigences légales et juridiques. Et comme vous le savez à présent, c’est aussi primordial !

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Marie Lusset

Marie Lusset est diplômée d’un master en droit des affaires internationales et d'un master en management et développement des entreprises. Elle accompagne les porteurs de projet à créer leur entreprise et développer leur activité.


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