Les 5 meilleurs logiciels gestion de paie pour TPE et PME

Pour éviter la solution coûteuse que représente l’externalisation de la paie, de nombreuses TPE et PME optent pour l’utilisation d’un logiciel gestion de paie. La question consiste alors à choisir un outil qui est à la fois compétitif, de qualité et adaptée aux besoins de l’entreprise.

Le logiciel de gestion de paie : définition

Le logiciel de gestion de paie est un outil qui vient en support des entreprises pour gérer leur personnel et leurs salaires. Un tel outil est pertinent à utiliser dès l’embauche du premier salarié.

Un logiciel de gestion de paie est utilisé pour calculer les salaires mensuels, pour gérer les congés, déterminer les charges sociales, générer les déclarations sociales, pour éditer les bulletins de paie et les transmettre aux employés.

Avec un logiciel gestion de paie, il est aussi possible de générer des rapports pour suivre les évolutions des salaires dans le temps (tableaux de bord).

Quel est le meilleur logiciel de gestion de paie pour TPE et PME ?

En étudiant les tests que nous avons menés et les avis des consommateurs, nous avons sélectionné 5 logiciels qui nous semblent pouvoir répondre à une grande partie des raquettes et des besoins des TPE et des PME. Voici les 5 logiciels de gestion de paie que nous avons sélectionnés :

1. PayFit
2. Macompta.fr
3. BestPaye
4. Listo Paie
5. Fiche-paie.net

Comment choisir votre logiciel de gestion de paie ?

Les logiciels de gestion de paie améliorent les processus de paie en automatisant la démarche et, le plus souvent en la digitalisant. Cela se traduit par une facilitation du travail des équipes du service de RH et une amélioration de la gestion des paies.

Ils sont destinés aux entreprises qui souhaitent conserver en interne la maîtrise du calcul, de l’établissement et la gestion de la paie. Ainsi, l’utilisation d’un logiciel de gestion de la paie s’oppose à l’externalisation de la paie qui consiste à confier tout ou partie du processus de paie à un prestataire externe. Pour être efficace, un logiciel de paie doit être adapté à la taille de l’entreprise (TPE, PME, ETI, …), à la nature de son activité et à son organisation.

Pour autant, certains prestataires proposent des solutions mixtes combinant l’utilisation d’un logiciel de gestion de la paie et la sous-traitance d’une partie des tâches du processus de paie.

Comment fonctionne un logiciel de gestion de paie ?

Le logiciel de gestion de paie est avant tout un outil de centralisation et de stockage des informations liées à la gestion sociale de chacun es salarié d’une entreprise. Il collecte les éléments nécessaires à l’établissement des paies individuelles : les variables de paie. Puis, il les analyse et les utilise pour établir les paies et réaliser les déclarations sociales attenants à l’établissement des paies.

La plupart du temps ils proposent des fonctionnalités complémentaires comme la gestion du temps, le suivi des congés payés et des absences…

Les logiciels de paie peuvent être proposés sous la forme d’un logiciel à télécharger ou en mode SaaS.

Quelles fonctionnalités les logiciels de gestion de paie proposent-ils ?

Les logiciels de gestion de paie comme PayFit, Macompta.fr, BestPaye, Listo Paie ou Fiche-paie.net proposent des fonctionnalités proches. On citera par exemple :

• La gestion des employés : suivi des entrées, sorties de salariés, création des plannings hebdomadaires, suivi des tâches …
• La gestion des contraintes sociales et juridiques :
  • Suivi des absences (maladies, congés RTT …),
  • Calcul des cotisations sociales et préremplissage des formulaires sociaux,
  • Suivi des contrats des conventions collectives et des mutuelles,
  • Gestion des titres de restauration et de transport,
  • Établissement d’indicateur de suivi et de gestion.
• Édition et envoi des bulletins de paie. L’outil compile les informations collectées dans les variables. Il calcule la paie, établis les bulletins de paie individuels et les édites. Il les envoie de manière digitale (mail par exemple) ou les imprime pour qu’ils puissent être envoyés par courrier.
• Le suivi comptable et fiscal. Certains logiciels envoi les informations au logiciel comptable afin que ce dernier puisse créer les écritures comptables correspondantes et faire les déclarations fiscales attenantes.
• L’archivage sécurisé des bulletins de paie.
• La mise à disposition d’un espace salarié permettant aux employés de consulter les éléments les concernant (temps de travail, bulletins de paie, solde et validation des congés payés et des RTT, suivi des notes de frais.
• Suivi des paies. Tableau de bord comprenant les indicateurs généraux et personnalisés permettant de suive la bonne gestion des paies e d’exporter les différents éléments.

Comment choisir un logiciel de gestion de paie

Pour choisir le bon logiciel de gestion de paie pour votre entreprise, vous devez tenir compte de plusieurs facteurs. Si certains d’entre eux dépendent de la nature de l’activité e des caractéristique de la société et de son organisation, deux d’entre eux sont incontournables.

Le premier facteur est le nombre d’employés de votre entreprise. Le second facteur est le type de système souhaité  :

• logiciel en ligne
• logiciel à télécharger sur les postes de travail.

1.     Nombre de salariés et fonctionnalités de l’outil

Si vous avez beaucoup de salariés, vous aurez besoin d’un logiciel de gestion de paie offrant tous les modules nécessaires à l’automatisation totale de la paie : suivi des congés, suivi des notes de frais, suivi des heures supplémentaires, centralisation des bulletins de salaire, accès personnel pour les collaborateurs, télédéclaration sociale… Un outil complet est indispensable.

Si vous avez un collaborateur ou quelques personnes dans votre équipe, un outil de gestion de la paie simplifié est potentiellement suffisant.

Une fois que vous avez décidé du type de logiciel de gestion de paie dont vous avez besoin (logiciel avancé vs outil simplifié), vous pouvez commencer à comparer les différentes options disponibles.

Attention à la télé-déclaration de la DSN

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un document qui récapitule vos données de paie du mois auprès des organismes concernés (URSSAF, organismes de retraite…). La DSN est une déclaration sociale mensuelle. Elle est obligatoire dans le secteur privé.

Il faut savoir que certains logiciels prévoient la réalisation automatique de la DSN à partir des fiches de paie qui sont éditées durant le mois. Mais d’autres outils ne prévoient pas du tout cette fonctionnalité.

2.     Les logiciels de gestion de paie en ligne ou au téléchargement

Les logiciels 100 % en ligne (pas besoin de télécharger un logiciel sur les postes de travail) sont plébiscités par les entreprises car :

• Ils sont accessibles via connexion Internet, de n’importe quel poste de travail et de n’importe où
• Ils sont collaboratifs

L’autre option est le téléchargement de l’outil directement sur les postes de travail concernés.

Notez qu’il est possible d’installer certains logiciels de gestion de la paie directement sur le système informatique de l’entreprise : pour un accès limité aux utilisateurs du réseau. Ce type d’installation nécessite l’intervention d’un technicien réseau (interne à l’entreprise ou proposé par l’éditeur du logiciel).

3.     Les logiciels de gestion de paie gratuits

Très peu de logiciels de gestion de paie sont gratuits. En effet, la technicité du produit et les nécessaires mises à jour régulières compliquent la mise à disposition de logiciel gratuit. Ainsi des logiciels comme Payfit, OnPay ne disposent que de versions payantes. À l’inverse, certains logiciels comme proposent la gratuité de leur solution pour un temps et un volume d’utilisation donné. Pour autant la véritable question se situe souvent dans la possible adaptation du logiciel en fonction des besoins de l’entreprise. C’est alors la nature de la souscription qui détermine les fonctionnalités disponibles, ains que le niveau de personnalisation possible.

Quel est le meilleur logiciel de gestion de paie

Difficile de répondre à cette question. De plus en plus d’acteurs investissent le marché. Ils proposent des outils de gestion de la paie toujours plus intuitifs, innovants et automatisés. Quasiment tous les outils récents sont accessibles en ligne uniquement (et non au téléchargement).

Les logiciels de gestion de paie les plus populaires sont :

1. PayFit
2. Fiche-paie.net
3. Listo Paie
4. fr
5. BestPaye

PayFit 

: logiciel de gestion de paie 100% en ligne. Réputé pour être intuitif et simple d’utilisation. L’abonnement est modulable selon le volume de vos effectifs. Vous pouvez choisir un abonnement standard avec quelques fonctionnalités de base ou l’abonnement premium avec les fonctionnalités avancées.

PayFit prend en charge automatiquement le calcul et l’édition mensuels des bulletins de paie. Il intègre tous les types de contrats de travail (CDI, CDD, temps partiel, contrat de professionnalisation…) et transmet les bulletins par mail aux employés.

Le virement des salaires se fait par envoi à la banque d’un fichier SEPA automatiquement généré par le logiciel. L’ensemble des déclarations sociales sont prises en charge par le logiciel et notamment la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

Fiche-paie.net : logiciel de gestion de paie en ligne. Réputé pour être facile à paramétrer. Quasi immédiatement opérationnel. Prix flexible et offre abordable.

Le logiciel permet de calculer et éditer une fiche de paie très rapidement. Il suffit d’ouvrir le formulaire adéquat et de le remplir avec les informations nécessaires. L’outil prépare la fiche de paie qu’il faut alors imprimer.

Au-delà de sa simplicité, ce service se distingue par son coût très compétitif. Il pèche toutefois par un nombre de fonctionnalités restreint, ce qui incite de nombreuses entreprises à évoluer vers d’autres systèmes plus complets.

Listo Paye : logiciel de paie 100% en ligne ciblant les TPE. Propose une offre modulable selon le nombre de salariés et les besoins de l’entreprise en termes de suivi des variables de la paie. Cet outil est à la fois simple et intuitif. Il aide à automatiser les processus d’édition de paie à un tarif abordable. L’utilisation est vite limitée et dispose de peu de fonctionnalités. Elle est conseillée pour les activités en démarrage.

Macompta.fr : logiciel de facturation et comptabilité en ligne pour les indépendants et les TPE proposant un module dédié à la paie. Il faut souscrire tout le logiciel comptable pour accéder au module paie. Le résultat est un progiciel dédié à la gestion de l’entreprise : comptabilité, paie, synchronisation bancaire. En plus du module paie, le logiciel Macompta.fr propose des modules de

• création et modifications de devis et de factures. Il permet de créer, modifier et envoyer les factures de vente.
• Gestion de la base client
• transmission des factures en comptabilité pour être comptabilisés
• analyse du chiffre d’affaires sur un tableau de bord des ventes.

Les prix diffèrent en fonction de l’activité de la société (profession libérale, microentreprise, commerçant/artisan, société commerciale, association ou SCI).

BestPaye : logiciel de fiche de paie en ligne avec veille juridique permanente. Un outil, là encore intuitif et efficace pour l’automatisation de la paie. Offre sans engagement.

Bestpaye est un logiciel de fiche de paie en ligne qui permet de gérer sereinement toutes les étapes de la paie pour n’importe quelle entreprise (TPE, PME, ETI, grande entreprise). Vous pouvez ainsi gérer vos bulletins de salaire, DSN, PAS, fins de contrats, etc. sans aucune connaissance particulière de la paie.

Le logiciel de gestion de paie Bestpaye présente les fonctionnalités suivantes :

• création et envoi des bulletins de salaire quelque soit la nature du contrat de travail.
• Déclaration sociale nominative : création, vérification et envoi des fichiers DSN conformes directement sur le site de net-entreprise.
• Prélèvement à la source : le logiciel prévoit un téléchargement automatique des taux PAS depuis votre outil de gestion.
• Solution de paie complète : tout le processus paie peut-être pris en charge par le logiciel.

La tarification sous la forme de crédit est ingénieuse. Elle permet de s’affranchir d’un abonnement annuel ou mensuel. Par ailleurs le site offre un essai gratuit.