Quel est le meilleur logiciel de paie gratuit ?

Dans une entreprise, la rémunération est une sujet essentiel qui nécessite toute l’attention du dirigeant.

Concevoir, éditer et mettre à jour un logiciel de paie nécessite des compétences et des investissements importants. En effet, ce type d’outil nécessite un gros travail de développement, mais aussi un travail de mise à jour complexe et régulier. La réglementation sociale (convention collective, fiscalité, cotisations sociales …)évolue sans cesse. Cela explique qu’il est difficile, même pour un marché aussi important que celui de la paie de trouver des logiciels gratuits.

La plupart du temps les entreprises délèguent la paye à un cabinet extérieur ou à une plateforme en ligne. Pour autant, certaines entreprises choisissent de réaliser elles-mêmes leur paie, souvent pour des raisons de bonne gestion budgétaire. Elles tentent alors de trouver un logiciel de paie gratuit qui répond à leurs attentes.

Un logiciel de paie gratuit : quelques exceptions

Il existe plusieurs logiciels pour gérer les fiches de paie qui sont gratuits sans limite de temps. À ce jour, nous en recensons 3 :

• Oxygène
• Mega Paye
• ABZ Paie

Que penser de ces logiciels ? Leur gratuité est-elle illimitée ? Sont-il simples et pratiques à utiliser ?

Le logiciel de paie gratuit Oxygène

Le logiciel de paie gratuit Oxygène permet d’éditer vos fiches de paie, mais c’est à vous de saisir les informations mensuelles de vos salariés : heures travaillées, heures supplémentaires et taux ajusté, avantages en nature, congés posés, absences, etc. Le logiciel est fourni avec des tutoriels de formation, car il faut maîtriser les éléments de la paie pour créer ses bulletins de salaire.

Cet outil a des points faibles :

• Ce logiciel de fiche de paie est gratuit, mais limité à 9 salariés.
• De plus, il n’est pas disponible en ligne (pas de mode Saas). Il est disponible au téléchargement sans aucun mode collaboratif = si vous téléchargez le logiciel sur plusieurs ordinateurs, chaque logiciel sur chaque ordinateur fonctionnera séparément.
• Il est compatible uniquement avec Windows

Le logiciel gratuit Mega Paye

Le logiciel de paie gratuit Mega Paye est intéressant. Tout comme Oxygène, il permet d’éditer des bulletins de salaire, mais vous devez calculer vous-même les informations mensuelles à propos de vos salariés : absences, congés payés, heures supplémentaires. Le plus : vous disposez d’alertes (fins de contrat de travail, jours fériés, nouvelles grilles de salaire…).

Mais là encore :

• Ce logiciel de comptabilité est gratuit, mais limité à 10 salariés
• Il n’est pas disponible en ligne. il faut le télécharger et il n’y a pas de mode collaboratif
• Il faut maîtriser la paie pour s’en service sans faire d’erreur

Le logiciel de paie gratuit ABZ Paie

Le logiciel de fiche de paie ABZ Paie offre plus d’automatisation : module de suivi des congés payés, module de suivi et de calcul des heures supplémentaires, calcul automatique des données des déclarations sociales.

Mais :

• Le design est plutôt passé
• Ce logiciel ne permet pas de calculer automatiquement les salaires de la tranche C (équivalent à 4 fois le plafond de la Sécurité sociale).

Les inconvénients d’un logiciel de paie gratuit

La gratuité est évidemment un critère positif pour choisir un outil de gestion des fiches de paie. Mais il faut savoir que, bien souvent, les logiciels gratuits :

• offrent des fonctionnalités limitées
• offrent moins d’automatisation
• sont moins intuitifs
• sont moins design

D’un autre côté, les outils payants ont souvent une plus grande réactivité lors des changements de réglementation. Certains proposent des conseils et/ou des formations pour s’adapter aux changements sociaux importants. De plus, ils proposent souvent :

• des fonctionnalités avancées
• de l’automatisation maximum
• un design recherché
• des tarifs abordables
• un accès en Saas* (accès direct sur Internet)
• un mode collaboratif

*Saas : software as a service

Les tarifs en baisse sur le secteur de la paie automatisée

Les tarifs sont de plus en plus compétitifs sur le marché du logiciel de paie, car :

• les outils sont de plus en plus nombreux
• les technologies sont démocratisées
• le marché des startups de la « ComptaTech » est structuré

Les premiers prix pour utiliser un logiciel de paie en ligne démarrent à 15 € par mois (des outils comme PayFit, MaPaye, PayBee, Nibelis, Listo Paye, Fiche-Paie.net…).

Quels sont les risques associés à l’utilisation d’un logiciel de paie ?

Nos recommandations

Il existe des risques associés à l’utilisation d’un logiciel pour votre entreprise notamment si vous vous tournez vers un logiciel de paie gratuit inconnu.

Premier risque : la fiabilité du logiciel. Si le logiciel de paie est mal conçu, il peut entraîner des erreurs de calcul, ce qui peut avoir un impact négatif sur votre entreprise. En outre, si le logiciel de paie n’est pas mis à jour régulièrement, il peut devenir obsolète et ne plus répondre aux besoins de votre entreprise.

• L’éditeur propose-t-il des mises à jour régulières ?

Le deuxième grand type de risque est lié à la conformité. Si vous utilisez un logiciel de paie non conforme aux réglementations en vigueur, vous risquez de vous exposer à des sanctions. De plus les mises à jour régulières contribuent à sécuriser la gestion des données de l’entreprise. Or, le dirigeant est responsable de la protection des données de ses salariés qui ont souvent personnelles et sensibles.

• Le logiciel de paie gratuit est-il validé conforme par les professionnels ?

Les logiciels de paie payants sont (normalement) plus à même d’être validés par les professionnels du secteur. De plus, les éditeurs d’outils payants étant en forte concurrence les uns les autres, ils auront tendance à proposer des logiciels de paie toujours plus intuitifs et avancés, avec des mises à jour constantes (et automatiques via le mode Saas).

Que penser des sites et des cabinets d’externalisation de la paie ?

Faire la paie des collaborateurs de l’entreprise est un travail plus complexe qu’il n’y paraît. De plus, les enjeux liés à la paie sont souvent importants. Si passer par un prestataire extérieur est une solution plus coûteuse, cela offre plusieurs avantages. Cela permet de

• sécuriser la démarche. La compétence des employés, l’expérience acquise et les contrôles internes d’un cabinet de paie représentent une certaine garantie quant à la qualité du travail.
• bénéficier de conseils et d’une aide sur l’organisation. Les services associés à la paie (établissement des contrats, déclarations aux administrations, procédure juridique …) sont autant d’avantages qui permettent de maîtriser les risques sociaux.
• gagner un temps précieux. Préparer et sortir les paies sont souvent des démarches longues, fastidieuses et sans réelle valeur ajoutée. il peut être préférable de sous-traiter tout ou partie de cette démarche et d’investir du temps dans des missions qui permettront de développer l’activité