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Comment réaliser un prévisionnel commercial efficace ?

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Construire un prévisionnel de qualité permet de mettre toutes les chances de son côté pour sécuriser l’activité à court et moyen terme d’une entreprise ou d’un projet de création.

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Comment réaliser un prévisionnel commercial efficace ?

Pourtant, la réalisation du prévisionnel est souvent une démarche compliquée pour le porteur de projet qui se trouve tiraillé entre la volonté de présenter des éléments à la fois synthétiques et ambitieux.

Quelle démarche faut-il adopter pour réaliser cet outil de gestion qui mesure la pertinence des solutions envisagées et facilite la prise de décision du dirigeant ?

Pourquoi faire un prévisionnel ?

Comment réaliser un prévisionnel commercial efficace ?Le prévisionnel est un outil de gestion et d’anticipation qui contribue à la rentabilité d’un

projet en création ou déjà opérationnel. Il permet :

  • d’évaluer les perspectives de développement du projet ainsi que de mesurer les risques qui pèsent sur l’activité,
  • d’imaginer, simuler et mesurer les conséquences des solutions qui peuvent être envisagées,
  • d’arrêter son choix sur un budget prévisionnel puis suivre et mesurer l’écart entre la réalité des chiffres du terrain et les prévisions grâce à un tableau de bord.
Remarque :
Au-delà de la visibilité et du chiffrage que le prévisionnel apporte, il est aussi un véritable outil de formation du créateur et d’aide au pilotage de l’entreprise notamment au travers des simulations qu’il permet.

Comment réaliser un prévisionnel ?

La construction d’un prévisionnel ne se fait pas en quelques heures car cet outil n’est pas une simple mise en commun de quelques chiffres. Réaliser un prévisionnel nécessite une démarche rigoureuse à réaliser en plusieurs phases successives.

L’analyse stratégique préalable au prévisionnel

Comment réaliser un prévisionnel commercial efficace ?La première démarche est d’identifier les possibilités de développement (ou le projet de création) à court terme (1 à 2 ans) qui peuvent être envisagées pour l’entreprise, et les difficultés qui peuvent y être associées. Cette étape nécessite d’avoir une idée précise sur le projet d’entreprise à moyen terme (5 ans), sur son secteur d’activité et sur les moyens d’atteindre son objectif.

Pour cette phase, il faudra que le dirigeant ou le créateur réponde à un certain nombre de questions afin de définir les principales orientations stratégiques :

  • Quel cap donne-t-on à l’entreprise pour les 5 ans à venir ?
  • Quelle sera l’activité de l’entreprise dans 1 an ?
  • Quels objectifs se fixe-t-on pour l’année à venir ?
  • Quels sont les axes d’amélioration à prévoir ?

Le plan de financement du prévisionnel

Comment réaliser un prévisionnel commercial efficace ?La première phase du prévisionnel a mis en évidence les choix stratégiques et les axes d’amélioration du projet. La seconde consiste à réaliser le plan de financement du prévisionnel. Cela nécessite de :

  • Lister, évaluer et planifier les dépenses liées aux actions envisagées (investissements, recrutement, études, conseils, achats, locations, …). On ne parle pas ici des charges courantes, mais bien de l’ensemble des dépenses liées à la mise en œuvre d’une stratégie définie),
  • Identifier les ressources financières dont l’entreprise dispose, et les financements qu’il faudra mobiliser pour couvrir les besoins.

Une fois tous ces éléments identifiés, ils seront regroupés dans la partie financière du prévisionnel.

Remarque :
La plupart du temps, il est intéressant de distinguer les besoins et les financements à moyen et long terme. Ceci permet d’éviter de financer des besoins de court terme de l’entreprise comme le besoin en fonds de roulement (BFR) par du financement à long terme (emprunt de plus d’un an, capital, …). Ce qui n’est pas recommandé dans la plupart des cas.

L’évaluation du chiffre d’affaires du prévisionnel financier

Comment réaliser un prévisionnel commercial efficace ?Réaliser un prévisionnel nécessite d’évaluer le plus précisément possible le chiffre d’affaires (ou l’évolution du chiffre d’affaires) généré par les choix stratégiques et les axes d’améliorations décidés. Cette estimation doit se faire sur une période minimum de 12 mois en respectant les délais de mise en œuvre de la stratégie, la saisonnalité de l’activité, les disponibilités des biens et services commercialisés, …

Pour déterminer le montant du Chiffre d’affaires à intégrer ans le prévisionnel, il est possible de le faire :

  • En cumulant un ensemble d’estimations fines. On estime et additionne des CA unitaires (par bien, produit, magasin, réseau de distribution, zone géographique, …),
  • En estimant des prises de part de marché. On calculant la part de marché qui devrait être prise en fonction de la stratégie commerciale et en la multipliant par le Chiffre d’affaire généré par le secteur d’activité (sur la période et le secteur étudié) on obtient une estimation du chiffre d’affaire réalisable.

Au final, il est important que l’estimation qui sera intégrée au prévisionnel soit la plus réaliste et objective possible afin de refléter au mieux la réalité.

Remarque :

Lorsque le prévisionnel est réalisé avec un logiciel professionnel, un certain nombre de précisions peuvent être pris en compte (délais de paiement, taux de marge, rotation des stocks, …).

L’évaluation des charges du prévisionnel

Comment réaliser un prévisionnel commercial efficace ?Une fois le chiffre d’affaires évalué, il s’agit de déterminer de manière exhaustive le montant des charges qui seront nécessaires pour l’activité de l’entreprise.

Pour cela, le dirigeant, ou le créateur doit analyser chaque poste de charge en différenciant les charges fixes des charges variables ainsi qu’en portant une attention toute particulière sur les postes sensibles comme les frais de personnel. Les dépenses devront être évaluées et datées afin de pouvoir mesurer leur impact sur la trésorerie.

Pour faciliter le travail d’ajustement il est recommandé d’avoir un libellé précis qui explique le mode de calcul utilisé. Par exemple :

  • « loyer : 1.200 € / mois (+ 2% / an) »,
  • «3% du CA de l’article XXX »,
  • « Salaire Jean fixe 2.000 euros /mois + prime annuelle 300 en décembre (+2% / an) »

Un tableau récapitulatif, classé contenant des sous totaux peut aussi être une aide précieuse. Il est souvent intéressant de se rapprocher d’un professionnel (expert-comptable) pour réaliser son prévisionnel. D’une part, cela permet de présenter aux investisseurs potentiels un prévisionnel « certifié », d’autre part cela apport des avantages d’ordre technique :

  • S’assurer que tous les éléments ont bien été pris en compte (charges, impôts, …). La précision et la pertinence d’un prévisionnel réside en grande partie dans l’exhaustivité et l’exactitude des éléments qui le compose.
  • L’utilisation d’un logiciel adapté limite les incohérences et facilite les simulations.
  • De pouvoir comparer les prévisions obtenues avec les moyennes sectorielles de l’entreprise.
  • De mieux percevoir les conséquences et les implications de certains choix complexes (statut juridique, imposition de l’entreprise et/ou du dirigeant, protection sociale du dirigeant et de sa famille, charges salariales, …).

Remarque :
Pour qu’un prévisionnel soit efficace, il est important que ces prévisions de chiffre d’affaires et de dépenses soient objectives car un certain nombre de conclusions découleront des résultats obtenus grâce au prévisionnel comme par exemple :

  • Le montant du capital social,
  • La validation du modèle économique (business model),
  • La vitesse de développement prévue,
  • Le coût de revient des biens et/ou services,
  • le niveau du seuil de rentabilité,

Les outils d’aide à la gestion issus du prévisionnel

Le bilan prévisionnel

Le bilan prévisionnel n’est pas le document synthétique le plus étudié par les créateurs. Il permet toutefois de se faire une idée sur l’équilibre financier de l’entreprise et sur l’état de son patrimoine à la fin de chaque période.

Le bilan prévisionnel est un document très apprécié des partenaires financiers car il permet aussi de mieux comprendre les cycles de financement de l’entreprise et de réaliser des indicateurs financiers.

Le compte de résultat prévisionnel

Le compte de résultat prévisionnel permet d’étudier la rentabilité de l’entreprise pour une période déterminée (en général un exercice d’un an). Il est indispensable d’avoir validé son projet avec le compte de résultat prévisionnel avant de lancer son projet.

Il peut prendre la forme d’un tableau classique présentant les produits d’un côté et les charges de l’autre, ou sous la forme d’un tableau des soldes intermédiaires de gestion. Cette seconde solution facilite l’analyse des chiffres obtenus.

Réaliser un compte de résultat prévisionnel sans l’analyser de façon critique n’a que peu d’intérêt, car cette analyse permet bien souvent d’affiner le projet en remettant en cause certaines données.

Analyser le compte de résultat prévisionnel et le bilan prévisionnel permet de mieux comprendre le fonctionnement financier de l’entreprise et d’étudier quelques indicateurs que nous vous conseillons d’approfondir grâce à nos différents articles :

  • Le taux de marge,
  • Le coût de revient,
  • Le seuil de rentabilité,
  • Le fonds de roulement (FR) et le besoin en fonds de roulement (BFR),
  • La capacité d’autofinancement (CAF),

 

Le plan de trésorerie prévisionnel

Le plan de trésorerie prévisionnel permet de se représenter l’évolution de la trésorerie sur les prochains mois (et prochaines années). Il se présente sous la forme d’un tableau présentant le détail mensuel des encaissements et des décaissements bancaires. Ce classement mensuel et exhaustif des entrées et sorties de trésorerie permet de suivre l’évolution de la trésorerie.

Lorsque la situation l’exige, des alertes peuvent être mises en place et la précision du suivi peut être amélioré en passant à un suivi hebdomadaire voir journalier si nécessaire. Il permet d’anticiper les problèmes de financement ainsi que de gérer les excédents de trésorerie.

Avoir de la trésorerie permet au dirigeant d’agir lorsque c’est nécessaire de manière rapide et libre sans avoir à demander l’aval de ses financeurs. En ce sens, le plan de trésorerie prévisionnel est un outil essentiel qui permet au dirigeant d’entreprise de s’assurer qu’il a les moyens d’agir.
Comment réaliser un prévisionnel commercial efficace ?

Le prévisionnel et le tableau de bord

Comment réaliser un prévisionnel commercial efficace ?L’efficacité du prévisionnel est encore plus performant lorsqu’il est prolongé par un budget prévisionnel et un tableau de bord mensuel permettant le suivi budgétaire. Si le tableau de bord est nécessaire pour gérer une entreprise, il est indispensable lorsque la situation est tendue (création d’entreprise, développement important de l’activité, difficultés financières, …). Il permet en effet de mesurer la performance de l’entreprise et de réagir très rapidement.

L’intérêt du tableau de bord réside dans son suivi régulier, mais aussi dans sa capacité à regrouper des informations très générales car si nous en parlons ici dans un cadre financier, il peut tout à fait intégrer des aspects complémentaires (indicateurs qualitatif, suivi des ressources humaines, logistique, …).

Le prévisionnel : conclusion

Le prévisionnel est un outil essentiel pour préparer un projet de développement ou une création d’entreprise. Il est à la fois un élément qui fédère l’ensemble des informations financières et l’outil qui permet de valider et affiner le modèle économique.

La réalisation d’un prévisionnel nécessite du temps, de la réflexion, de la collecte d’information, de la réflexion et un peu de technique comptable. Si l’enjeu du projet est important, il est souvent intéressant de se faire accompagner pour le réaliser afin d’en faire un véritable outil d’aide à la décision.

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