Comment choisir son logiciel de gestion commerciale ?

Par Laurent Dufour, le 05/01/2021

Les logiciels de gestion commerciale automatisent les processus liés au service commercial  et analysent certaines données clés. Ils sont très importants pour une gestion d’entreprise efficace et rapide. Toutefois, face à l’abondance de solutions de gestion disponibles sur le marché, les entreprises ont du mal à se repérer et à choisir celle qui répond réellement à leurs besoins, d’où l’objet de notre article.

Comment choisir son logiciel de gestion commerciale

Logiciel de gestion commerciale : définition

Un logiciel de gestion commerciale est un outil qui informatise toutes les opérations commerciales de l’entreprise. Ce logiciel de gestion s’inscrit dans l’ERP (Entreprise Ressource Planning) et/ou  dans le CRM (Customer Relationship Management).

  1. Un logiciel de gestion commerciale centralise toutes les informations commerciales.
  2. Il automatise un maximum de tâches liées aux étapes de la Gestion Relation Client (GRC) : prospection, vente, livraison, facturation, fidélisation.
  3. Il collecte les données clés liées à ces étapes et fournit, en temps réel, des tableaux statistiques pour analyse
  4. Certains outils vont plus loin et proposent des fonctionnalités complémentaire : pour la gestion de projet par exemple ou un volet logiciel compta pour enregistrer les écritures comptables, les notes de frais, etc.

De fait, grâce à ce type d’outil CRM, vous optimisez la gestion commerciale de l’entreprise en la rendant plus rapide, plus fluide et en obtenant une vision affinée des indicateurs-clés..

 

Pour information : les solutions de gestion commerciale – aussi appelées CRM – se concentrent sur le service commercial. A l’inverse, un logiciel ERP, aussi appelé progiciel de gestion intégré, est un système d’information central qui récupère toutes données de tous les services de l’entreprise (y compris les données du CRM). Le pilotage se fait via ce seul et unique outil qu’est l’ERP. Un progiciel de gestion est généralement installé de manière personnalisée selon le processus de gestion déjà mis en place par l’entreprise.

 

 

A quoi sert un logiciel de gestion commerciale ?

Comme indiqué dans la définition, un logiciel de gestion commerciale  est un outil central pour organiser, automatiser, mais aussi structurer et piloter le fonctionnement de l’entreprise. Grâce à ce logiciel, votre entreprise va  assurer la gestion complète de ses services tout en obtenant des indices pour  prendre des décisions stratégiques.

Plus exactement, avec un logiciel de gestion informatisée vous allez :

  • établir des bons de commandes, bons de livraisons, factures de ventes et devis en 3 clics
  • diminuer le temps consacré à gérer la facturation = création quasi automatique des contrats commerciaux (pas de ressaisie des informations)
  • réduire le risque d’erreur lié à la saisie manuelle
  • suivre les prospects dans le tunnel de conversion
  • améliorer le taux de transformation
  • centraliser les informations et documents commerciaux par client =améliore et accélère la gestion de la relation client
  • faciliter le rapprochement bancaire,
  • gagner en efficacité (alertes, voire relance automatique en cas d’impayés)
  • avoir une vision affinée de l’activité commerciale et de la rentabilité de l’entreprise (grâce aux tableaux de bord pour suivre les commandes clients, les encaissements, le chiffre d’affaires par client, etc.)
  • constituer une aide à la prise de décision stratégique
  • = permet une gestion centralisée du service commercial

Par conséquent, un logiciel de gestion commerciale va permettre à l’entreprise d’avoir un véritable avantage concurrentiel, peu importe le secteur d’activité (BTP, logistique, transport, médical, artisan, commerçant, négoce, etc). L’informatisation de la gestion commerciale permet de gagner du temps car vos devis et factures, bons de commande et de livraison sont générés plus rapidement. Cet outil permet également de centraliser les informations et donc évite les duplicatas et les erreurs.

Grâce à cette solution logicielle,  vous obtenez un tableau de bord en temps réel de tous les indicateurs de gestion commerciale. In fine, vous pilotez l’entreprise de manière fluide, sans erreur ni perte de temps en recherche d’informations.

 

Quels sont les modules complémentaires à la gestion commerciale ?

Un logiciel de gestion commercial – logiciel crm – va souvent intégrer un ou plusieurs modules complémentaires au volet commercial :

  • un module plutôt axé programme de comptabilité
  • le paramétrage en plusieurs devises pour une activité import et/ou export
  • un module de gestion de projets collaboratif – gestion du temps
  • un logiciel logistique avec gestion des achats, gestion des commandes, des stocks et inventaires
  • un module de gestion financière ou de comptabilité analytique avec le calcul des soldes intermédiaires de gestion, coûts de revient et marge, etc.
  • un module consacré à la trésorerie : suivi de la trésorerie, budgets et prévisionnel de trésorerie selon les échéances données)
  • un module dédié au suivi des chèques (pour les commerçants)
  • un module dédié au suivi de la caisse (pour les commerçants)
  • une connexion au site de e-commerce pour récupérer des données, notamment le paiement en ligne
  • plus rarement un module de gestion des ressources humaines (gestion de la formation, suivi de la paye, des notes de frais par collaborateur, suivi des absences, des congés)

Une fonctionnalité liée au suivi de stocks est très répandue dans un CRM. Elle consiste à suivre en temps réel l’évolution des achats et des stocks. L’objectif est d’anticiper les ruptures et le réapprovisionnement.

Avec un logiciel de gestion commerciale + logiciel de gestion de stock, vous disposez d’une meilleure visibilité sur ce volet de l’entreprise intimement lié au service commercial. Vous pouvez vous réapprovisionner à temps en anticipant vos besoins. Vous devenez plus réactifs.

Comment déterminer ses besoins ?

Pour vous aider à identifier vos besoins spécifiques, nous vous conseillons de faire appel à un expert (expert-comptable, un conseiller en gestion ou un expert parmi les consultants avec lesquels vous travaillez). Ce professionnel vous apportera un regard extérieur et une aide à la décision ; à savoir choisir un logiciel d’entreprise adapté à votre modèle économique et votre organisation. Avant de procéder au choix de votre solution de gestion, il est important de bien identifier vos besoins ainsi que vos objectifs. Vous devez pour cela apporter des réponses aux questions suivantes :

  • quelles sont les fonctionnalités nécessaires pour le bon fonctionnement de votre entreprise ?
  • quelles sont les spécificités de votre activité ou de votre métier ?
  • Quels sont les modules de gestion complémentaires qui vous paraissent pertinents ?
  • quelle est la taille de votre entreprise (TPE, PME, grande entreprise ?)
  • quel sera le taux d’acceptation par vos équipes ?
  • Faut-il un module de gestion commerciale collaborative avec plusieurs accès
  • Quelles sont les préférences d’utilisation (mode Saas* et Cloud, logiciel à télécharger sur les postes de travail, etc.) ?

*Saas signifie “Software as a service ” et signifie que l’outil est une version en ligne du logiciel, via une connexion  Websécurisée.

Comment choisir logiciel de gestion commerciale ?

Traçabilité et centralisation de l’information

L’objectif de votre outil de gestion sera de centraliser votre entreprise avec 1 seul outil. Cela vous permettra de gagner du temps dans la gestion quotidienne (documents archivés par exemple).

Comment mettre en place un logiciel de ce type ? Plus de simplicité

En absence d’un logiciel de gestion commerciale, les équipes de l’entreprise utilisent souvent des logiciels bureautiques (ex. : bureautique Excel) pour la gestion de l’activité de l’entreprise (activité commerciale, gestion des stocks, etc.). Ces logiciels ont l’avantage d’être simples d’utilisation : un bon logiciel de gestion commerciale doit également être simple à manipuler ; offrir une bonne ergonomie pour ne pas casser les habitudes des équipes.

Avec le développement des technologies Web, la dématérialisation, le développement des Smartphones et des tablettes, l’accès à l’information en temps réel est devenu une habitude : un bon logiciel de gestion commerciale doit également garantir cette flexibilité.  Il doit représenter un gain de temps pour les équipes, c’est pourquoi il doit pouvoir se connecter avec n’importe quel support (tablette, ordinateur, Smartphone) ou de système d’exploitation (iOS, Android, Windows…).

Le logiciel doit être simple d’utilisation mais aussi intuitif. Bien évidemment, les données conservées seront toujours sécurisées.

Un logiciel adapté à votre activité et à votre taille

Une entreprise industrielle n’aura pas les mêmes besoins qu’une société de services. Pour une entreprise de service, le logiciel de gestion commerciale aura son utilité dans la bonne gestion de la facturation, des rendez-vous, des plannings des collaborateurs par exemple.

Pour une société industrielle, la valeur ajoutée du logiciel sera probablement dans la bonne gestion de ses stocks. La même comparaison peut se faire selon que l’entreprise soit de grande taille ou de petite taille (TPE, PME). Un logiciel de gestion commerciale doit donc s’adapter à l’activité de l’entreprise, et à sa taille.

Un outil complet, avec des fonctionnalités adaptées à l’entreprise

Un bon logiciel de gestion commerciale est un logiciel complet, ce dernier doit assurer à l’entreprise toutes les fonctionnalités dont elle aura besoin pour son bon fonctionnement. Il est conseillé d’utiliser un logiciel qui répond à de nombreuses fonctions ( la comptabilité, la gestion commerciale, la gestion des stocks, etc.) cela vous évitera d’installer et d’utiliser de nombreux logiciels en même temps, et donc de gagner en efficacité.

Combien coute un logiciel de gestion commerciale ?

Les coûts d’un logiciel de gestion commerciale varient. Il faut au préalable déterminer :

  • Le nombre d’utilisateurs prévus
  • Le volume de donner à traiter
  • Les fonctionnalités attendues

La mise en place du logiciel peut être plus coûteuse lorsque l’entreprise demande un certain niveau de personnalisation des paramètres ou dans le cadre de l’intégration de solutions logicielles  type ERP ou progiciel de gestion intégrée – progiciel erp.

D’après nos observations, les auto-entrepreneur, TPE et PME ont souvent recours à des outils plutôt positionnés comme logiciel de facture avec des modules complémentaires intégrés : module comptabilité , module gestion des stocks, module suivi de client et prospect… Ce type d’outil se rapproche, voire est équivalent à un CRM / logiciel de gestion commerciale, même s’il se présente comme un outil uniquement dédié au devis facturation et à la gestion des contrats commerciaux.

À l’inverse, les structures plus grosses, préféreront utiliser un logiciel de gestion commerciale positionné comme tel, compatible avec leur logiciel de comptabilité. Forcément, cette solution est plus complète donc plus onéreuse. Le volet comptabilité gestion, mais surtout le volet dédié aux actions commerciales est généralement plus poussé dans un logiciel commercial avec l’automatisation de nombreuses actions en plus de la gestion des factures, notamment dans le suivi des contacts dans le cycle de vente, la segmentation des prospects, la relance automatique pour impayé, la personnalisation de nombreux paramètres, des tableaux d’aide à la décisions sophistiqués.

Dans tous les cas comme vous pouvez le constater, un logiciel de gestion commercial ou simplement d’automatisation des factures est un levier de la performance, tant pour les auto-entrepreneurs et petites entreprises, les pme-pmi que pour les grandes entreprises. Il permet de gérer son activité avec beaucoup plus de finesse et de réactivité. Vous y gagnez forcément !

Au blog du dirigeant, nous testons les différents outils et nous faisons une sélection des meilleurs logiciels. Nos travaux vous aideront à choisir le logiciel de gestion d’entreprise adapté à vos besoins réels, au juste prix.

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Laurent Dufour

Laurent Dufour -

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.


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