Gestion et Comptabilité : les outils

Le blog du dirigeant vous décline les obligations en matière de suivi juridique des entreprises.

Le dépôt des comptes annuels : une obligation comptable en France

Toutes les sociétés et entreprises soumises à un régime du réel (réel à l’impôt sur le revenu ou réel à l’impôt sur les sociétés) ont l’obligation comptable de déposer leurs comptes annuels (appelés aussi comptes sociaux) auprès du greffe du Tribunal de commerce dont elles relèvent.
Celui-ci se charge alors de leur publication au registre du commerce et des sociétés et au BODACC*, car les comptes annuels sont des informations publiques que tout intéressé peut consulter à sa guise.
*BODACC : Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales.

Il n’y a pas de confidentialité des documents comptables

Effectivement, toute société a l’obligation légale de rendre ses comptes annuels publics en les déposant au greffe du tribunal de commerce dont relève son siège. Idem pour les entreprises individuelles relevant d’un régime du réel.
Le greffe du tribunal de commerce se charge alors de publier les comptes annuels au registre du commerce et des sociétés et au BODACC.
C’est au représentant légal de se charger de formalités de dépôt des comptes (compte de résultat, total du bilan, annexe légale…), une fois par an, au plus tard dans les sept mois qui suivent la clôture de l’exercice et au plus tard dans le mois qui suit l’assemblée d’approbation des comptes de la société par les associés.

Quels documents faut-il déposer avec les comptes annuels ?

Les comptes annuels et les documents annexes à déposer au greffe doivent tous être signés et certifiés conformes par le représentant légal. Ils comportent :

• les comptes de la société suite à la clôture de l’exercice écoulé : bilan, compte de résultat et annexe légale ;
• la proposition d’affectation de résultat de l’exercice et la résolution d’affectation votée (sauf pour les sociétés commerciales unipersonnelles – SASU ou EURL) ;
• le rapport du conseil de surveillance ;
  
• le rapport des commissaires aux comptes, le cas échéant ;
• les documents comptables de consolidation, le cas échéant.

Le tribunal de commerce et le greffe du tribunal de commerce : quelles sociétés concernées

Le dépôt des comptes annuels concerne les entreprises soumises au régime du réel d’imposition – réel simplifié ou réel normal (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés).
Les micro-entreprises et auto-entrepreneurs ne sont pas concernés par la réalisation et le dépôt des comptes annuels.
Plus exactement, les sociétés dont les comptes doivent être déposés sont les suivantes :

• les SARL et EURL (sociétés à responsabilité limitée et sociétés à responsabilité limitée unipersonnelles)
• les SAS et SASU (sociétés par actions simplifiées et sociétés par actions simplifiées unipersonnelles)
• les sociétés en nom collectif dont tous les associés sont eux-mêmes des personnes morales
• les sociétés d’exercice libéral (SEL), sous la forme de SARL/EURL, de SAS/SASU ou de société en commandite par actions (SCA)
• les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger, mais qui ont ouvert une ou plusieurs filiales en France
• les sociétés coopératives agricoles

L’assemblée générale pour un bon suivi juridique

L’assemblée générale est le propre de la société ; événement incontournable et récurrent tout au long de sa vie. L’assemblée générale réunit les associés/actionnaires et le représentant légal autour des grandes thématiques de la société : approbation des comptes annuels avant leur dépôt au greffe, validation de la bonne gestion de l’entreprise, prises de décisions stratégiques, financières et juridiques, mais aussi transfert d’informations en tout genre entre associés…

La société peut organiser trois types d’assemblées générales :

• l’assemblée générale ordinaire annuelle (dédiée à l’approbation des comptes sociaux)
• l’assemblée générale ordinaire (pour une autre thématique que l’approbation des comptes)
• l’assemblée générale extraordinaire

L’assemblée générale ordinaire annuelle

L’assemblée générale ordinaire réunit les associés /actionnaires et le représentant légal. Elle doit avoir lieu obligatoirement une fois par an, au plus tard dans les 6 mois qui suivent la clôture des comptes annuels. L’objectif d’une assemblée générale ordinaire consiste à :

• établir un rapport annuel sur la bonne gestion de l’entreprise par le dirigeant,
• faire valider (ou non) les actions du dirigeant par les associés
• faire approuver (ou non) les comptes annuels par les associés
• faire le point sur les composants du capital social et l’attribution des bénéfices (dividende, augmentation du capital…)
• valider la stratégie de l’entreprise en matière de finance, financement et axes de développement

Les décisions sont prises par vote des associés/actionnaires selon les règles mentionnées dans les statuts de la société.

L’assemblée générale extraordinaire

L’assemblée générale extraordinaire intervient uniquement sur demande du représentant légal ou encore d’un ou plusieurs associés/actionnaires de la société. Elle vise à modifier un ou plusieurs éléments des statuts de la société :

• changement de nom, d’adresse de siège
• fusion, apport d’actifs
• transformation de la forme juridique
• réduction de capital ou augmentation de capital
• décisions suite aux rapports des commissaires aux comptes

Les décisions sont prises par vote des associés/actionnaires selon les règles définies dans les statuts de la société.

L’assemblée générale ordinaire (non annuelle)

Une assemblée générale ordinaire peut être provoquée par le représentant légal ou un plusieurs associés/actionnaires, en complément de l’assemblée générale ordinaire annuelle (qui est obligatoire). Ce type d’assemblée générale ordinaire vise tous les aspects qui n’entrent pas dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire (revoir le montant de la rémunération du dirigeant, par exemple).

En quoi consiste le suivi juridique des entreprises ?

Suivre l’entreprise sur le plan juridique consiste, in fine, à valider le respect de ses obligations en matière de droit des affaires (Code de commerce) :

• réalisation des comptes annuels dans les délais impartis
• approbation des comptes annuels dans les délais, au moyen d’une assemblée générale ordinaire annuelle
• dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce, dans les délais impartis
• respect des pouvoirs des associés, c’est-à-dire des règles prévues dans les statuts en matière de droits de vote
• respect du formalisme et des procédures à suivre en matière d’organisation des assemblées générales
• conservation des documents juridiques originaux aux archives de l’entreprise
• de manière générale, respect des lois relatives au Code de commerce, qui encadrent le fonctionnement de la société

En cas de mauvais suivi des obligations juridiques de l’entreprise, le représentant légal commet une faute de gestion.