Quel est le meilleur logiciel gratuit pour fiche de paie ?

Par Laurent Dufour, le 22/09/2022

Pour les entreprise qui gèrent la paie en interne, le logiciel de paie est certainement l’un des plus important. Il facilite et sécurise l’établissement des fiches de paie.

Pour autant, la gestion sociale représente un coût. En effet, l’achat, la mise à jour et/ou l’abonnement à un logiciel de paie peut être important. Dès lors la question de savoir s’il existe un logiciel de paie gratuit de qualité est légitime. Cet article fait le point sur l’existence de logiciels de paie gratuit et la pertinence de les utiliser.

logiciel fiche de paie gratuit

Il n’existe pas de logiciel fiche de paie gratuit qui soit complet et sans limite d’utilisation. Tous les logiciels de paie qui sont gratuits :

  • Option 1 : deviennent payant passé un certain délai
  • Option 2 : ont des fonctionnalités très réduites
  • Option 3 : sont limités à un nombre restreint de salariés

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Y a -t-il un logiciel fiche de paie gratuit ?

D’après nos recherches, il n’existe pas de logiciel fiche de paie gratuit de A à Z pour les entreprises.

Un logiciel fiche de paie sera souvent gratuit au démarrage, pendant quelques semaines, pour tester l’outil avant de souscrire un abonnement (annuel / mensuel / ou paiement pour téléchargement selon le type de logiciel).

On parle de logiciel fiche de paie pour évoquer les logiciels de paie servant à éditer les fiches de paie des salariés d’une entreprise. 

À quoi sert un logiciel de paie pour les entreprises

Les logiciels de paie permettent aux petites entreprises de gérer les salaires de leurs employés. Ils offrent une gamme complète de fonctionnalités, y compris :

  • le calcul des salaires, des déductions et des primes,
  • l’édition des fiches de paie,
  • la gestion des congés, des heures supplémentaires, des absences, des notes de frais.

Ils peuvent également générer des rapports détaillés sur la paie, ce qui peut être très utile pour les entreprises qui veulent suivre l’évolution des salaires par poste ou encore par sexe et/ou par tranche d’âge.

Les logiciels de paie sont une excellente option pour les petites entreprises qui ont besoin d’une solution simple et peu coûteuse pour gérer leur paie. Ces outils leur permettent de réaliser des économies significatives sur leurs coûts de gestion, car un logiciel de paie peut remplacer l’intervention d’un professionnel externe (expert-comptable ou comptable).

Faut-il souscrire un logiciel de paie

Il est recommandé d’utiliser un logiciel fiche de paie dès lors que l’entreprise gère plusieurs salariés et nomme un responsable de la paie. Celui-ci aura la mission de :

  • paramétrer l’outil,
  • saisir les informations au fil de l’eau (absences, congés payés …)
  • valider les données automatiquement générées par le logiciel
  • valider les bulletins de paie
  • envoyer les bulletins de paie (certains logiciels prévoient l’envoi automatique)

C’est important de tout vérifier : le montant du salaire indiqué sur un bulletin de paie peut varier d’un mois à l’autre selon des éléments tels que les absences ou des heures supplémentaires réalisées. Il faut donc saisir ces informations, pour chaque salarié (ou proposer au salarié de se connecter pour les saisir lui-même sur une interface dédiée et reliée au logiciel). Il faut ensuite vérifier que tout a été saisi à la fin du mois, pour l’édition ajustée des fiches de paie.

Logiciel fiche de paie gratuit en ligne

De plus en plus de logiciels de fiche de paie sont disponibles exclusivement en ligne. On parle de logiciels en Saas (Software as a service) signifiant logiciel en ligne.

La plupart de ces outils en ligne proposent un accès gratuit pendant un mois test. Ensuite, l’abonnement est mensuel ou annuel avec des prix abordables la plupart du temps. Certains abonnements démarrent à 20 € / mois pour la gestion de 3 fiches de paie mensuelles.

Où trouver un logiciel de fiche de paie gratuit ?

Les logiciels gratuits à 100%

Les logiciels ABZ Paie, Oxygène et Mega Paye sont entièrement gratuits. Ils sont uniquement disponibles au téléchargement (pas d’accès via un site Internet).

Attention, ils sont gratuits, mais :

  • peu automatisés (il faut tout calculer soi-même et maîtriser les éléments de la paie)
  • limités à une dizaine de salariés (pour Oxygène et Mega Paye)
  • non collaboratifs (un seul utilisateur sur un seul ordinateur)

Les logiciels gratuits à durée limitée

Il existe de nombreux logiciels de fiche de paie disponibles en ligne. Ils facilitent grandement l’établissement des fiches de paie. La plupart sont gratuits, mais uniquement pour une durée limitée de test.

Ces outils en ligne automatisent la gestion de la paie, le suivi des congés, des notes de frais et des absences dans une petite entreprise (TPE). Globalement, ils peuvent être utilisés pour tout type d’activité, mais ils ne sont pas compatibles avec une activité réglementée (BTP, avocat…).

Voici les principaux logiciels de paie en ligne (Saas) :

  • PayFit
  • Listo Paye
  • FP
  • ActiPaie
  • MaPaye
  • Sage Paie & RH

Les tarifs (hors essai gratuit) vont de 17 € à 100 € par mois environ.

Les avantages de ces logiciels sont leur accès directement en ligne (mode Saas) permettant le mode collaboratif. Ils sont hyper automatisés pour gérer sa paie sans connaissances pointues. Ils sont intuitifs et faciles à prendre en main.

Que penser de l’utilisation d’un logiciel de paie gratuit ?

Tout a un prix, y compris la tranquillité et la sécurité sociale. Si la gestion d’une entreprise passe souvent par la chasse aux dépenses, sur un sujet aussi sensible que la paie, il est essentiel de prioriser la qualité. Un dirigeant se doit de payer ses salariés en temps et en heure et selon les règles.

Ainsi, il est de sa responsabilité de présenter aux salariés une fiche de paie correctement remplie, à jour des taux de cotisations et adaptée aux contraintes liées au secteur d’activité et à la convention collective de l’entreprise.

Pour autant, dans certains cas, il peut être intéressant de trouver une solution peu coûteuse le temps d’un dépannage ou que l’activité se développe. Une jeune ou une petite entreprise pourra privilégier l’utilisation d’un logiciel de paie gratuit le temps de mettre en place son organisation, de se développer ou de tester plusieurs solutions. Dès lors que la situation se complexifie, il faut penser à abandonner l’idée d’utiliser un logiciel de paie gratuit et choisir une solution payante et adaptée aux besoins de l’entreprise.

Quels sont les avantages à utiliser un logiciel de paie en ligne ?

En bref, les avantages à utiliser un logiciel de fiche de paie nouvelle génération sont  :

  1. Ils permettent aux utilisateurs de bénéficier d’une solution 100% automatisée à prix abordable (nous l’avons vu, les premiers prix démarrent à 17 € / mois pour un service performant).
  2. Les logiciels de fiche de paie en ligne offrent généralement une interface simple et intuitive.
  3. Les outils en Saas (software as a service = accès via Internet) permettent de travailler de manière collaborative (plusieurs utilisateurs à distance).
  4. Certains logiciels de fiche de paie proposent des fonctionnalités avancées, comme la possibilité de générer des rapports détaillés ou de gérer entièrement les congés des employés.

Peut-on tester un logiciel de fiche de paie avant de l’acheter ?

Oui, la plupart des logiciels de paie proposent des essais gratuits limités dans le temps. Ces essais vous permettent de tester le logiciel avant de vous engager. De nombreux logiciels de paie offrent également des fonctionnalités de démonstration, ce qui permet de voir comment ils fonctionnent sans avoir à les tester ou les acheter.

Faut-il faire un logiciel fiche de paie gratuit sur Excel

Nous vous déconseillons la création d’un logiciel de fiche de paie gratuit sur Excel : le risque d’erreur est trop grand. De plus, le calcul de la paie intègre de nombreux éléments : salaire brut, cotisations sociales, avantages en nature et revenus complémentaires, déductions, congés payés, maladie, heures supplémentaires… Tous ces paramètres doivent être reliés au logiciel de paie. Ils sont modifiables au fil de l’eau, et ce pour chaque salarié.

De plus, la moindre erreur de calcul ou de saisie génèrera des fiches de paie erronées.

Enfin, créer soi-même un logiciel de paie sur Excel nécessite de suivre l’évolution des réglementations sociales pour pouvoir mettre à jour les paramètres du logiciel selon ces évolutions (taux des cotisations, intégration d’éléments complémentaires, calcul des heures supplémentaires et évolutions des déductions, mentions obligatoires sur le bulletin de salaire, etc.).

Faire un logiciel de paie gratuit sur Excel VS Adopter un logiciel de paie existant et reconnu sur le secteur : nous recommandons de souscrire un abonnement à un logiciel existant. Les prix sont très abordables pour les petites et moyennes entreprises (à partir de quelques dizaines d’euros par mois).

Pour aller plus loin

Voici quelques articles qui vous permettront d’approfondir votre réflexion :

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Laurent Dufour

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.


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