Fiche de paie : qu’est-ce qu’un solde tout compte ?

Le solde tout compte : définition

Le solde tout compte définit les sommes versées par l’employeur à un salarié lors de la fin ou de la rupture de son contrat de travail, quelle que soit la cause de la rupture. Le solde de tout compte est dû par l’employeur au salarié quelle que soit la nature du contrat de travail (CDI, CDD, Contrat temporaire…)

En effet, à la fin d’un contrat, différentes sommes peuvent être versées : le dernier salaire mensuel, les éventuelles indemnités de fin de contrat, le paiement de congés payés qui n’auraient pas été utilisés, les primes restantes dues, etc.

Le solde de tout compte, matérialisé par le reçu du solde de tout compte fait partie des documents que l’employeur doit remettre au salarié, parmi lesquels

• Certificat de travail : qui atteste de la date de début, de fin de contrat, ainsi que la nature de l’emploi occupé
• L’attestation Pole Emploi qui permet au salarié de percevoir ses droits au chômage, sous respect de certaines conditions
• le versement de l’indemnité en cas d’obligation de non concurrence dans le contrat du salarié
• un état récapitulatif de l’ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées par le salarié si il existe un dispositif d’épargne salarial dans l’entreprise
• les documents relatifs aux déclarations sociales

Les différentes indemnités de fin de contrat

Différentes indemnités peuvent être prévues selon le type de fin de contrat rencontré : licenciement, fin de CDD… Voici une liste (non exhaustive) :

• Prime de 13^emois
• Prime d’objectifs
• Indemnité de préavis
• CET & RTT
• Indemnité compensatrice de congés payés
• Indemnité de rupture conventionnelle
• Indemnité de licenciement
• Indemnité de précarité
• Indemnité de départ à la retraite
• Indemnité compensatrice de congés payés
• Indemnité de non-concurrence

Solde de tout compte : le reçu pour solde de tout compte

Le reçu pour solde de tout compte est le document remis au salarié par l’employeur. L’employeur remet le solde de tout compte au salarié lors de la rupture du contrat.

Ce reçu doit être imprimé en deux exemplaires : un exemplaire à destination du salarié, et un exemplaire qui doit être conservé par l’employeur.

Le reçu pour solde de tout compte doit être absolument signé et daté par l’employeur. Cette date a une importance majeure, notamment légale dans la mesure où c’est à la date de la signature que le délai accordé au salarié pour contestation commence à courir.

Dans l’hypothèse où le reçu pour solde de tout compte est également signé par le salarié, cette signature a pour effet de réduire le délai de contestation de ce dernier.

Ce document est régi par le Code du travail : article L1234-20 alinéa 1.

Que trouve-t-on dans un reçu de solde tout compte ?

L’employeur doit faire apparaître la liste de toutes les sommes versées à l’issue du contrat (y compris le dernier salaire et les sommes versées en heures supplémentaires), avec leur montant et les modes de versement (virement ou chèque).

Sur un reçu de solde tout compte, les mentions obligatoires sont donc :

• Le détail des sommes : nature, montant, mode de versement
• Le total des sommes
• La date du reçu
• La mention : « reçu établi en double exemplaire dont un exemplaire remis au salarié »

Comment établir un solde tout compte ?

Un logiciel de paie peut calculer un solde tout compte d’un salarié de manière automatique, à partir :

• Des données du salarié paramétrées au préalable dans le logiciel (type de contrat, poste, salaire…)
• Des données utilisées mensuellement pour calculer la paie du salarié (jours de congés posés, heures supplémentaires…)
• Du droit du travail et de la convention collective (taux, indemnités prévues…).

Le logiciel de paie doit notamment prendre en considération la convention collective de l’entreprise pour la prise en compte des spécificités des différents secteurs d’activités.

Outre le calcul du solde tout compte, un bon logiciel de paie sera à même d’éditer le reçu de solde tout compte au format légal, avec toutes les mentions attendues.

Différence entre solde tout compte et fiche de paie

Le reçu pour solde tout compte n’est pas la même chose que la dernière fiche de paie.

Si la dernière fiche de paie fait apparaître les mêmes sommes que le reçu pour solde tout compte, celle-ci est éditée dans le but d’évaluer le dernier montant brut dû au salarié et le dernier montant net qui lui sera versé. La dernière fiche de paie fait donc apparaître des éléments supplémentaires et spécifiques tels que les bases fiscales, les cotisations sociales, les réintégrations fiscales et sociales, etc.

Quant au reçu pour solde tout compte, nous l’avons vu, il est « simplement » l’inventaire des sommes versées dans le cadre de la dernière paie.