Test du logiciel ONexpense pour la gestion des notes de frais

Résumé : notre avis sur ONexpense

• Logiciel de gestion des dépenses professionnelles
• Des tarifs modulables selon le volume de l’effectif / volume de notes de frais à traiter

Points forts :

1. En un clic, vous pouvez lancer un test gratuit du logiciel pendant 30 jours. Profitez-en !
2. ONexpense se base sur la technologie OCR pour analyser la facturette et pré-saisir automatiquement les données comptables et de gestion.

Point faible :

La documentation (FAQ) est un peu austère en cas de besoin d’aide à la prise en main.

Tarifs et fonctionnalités ONexpense

Tarifs :

De 2,90 € HT à 4,40 € HT par utilisateur et par mois

Le prix est intéressant ! En comparaison :

• N2F : min 3,45 € + 1,5 € pour avoir la valeur probante
• Pleo : 35 € / mois quel que soit le nombre de salariés
• Epensya : min 4,75 €

Fonctionnalités :

• Gestion automatique des notes de frais
• Valeur probante des justificatifs dématérialisés (formule à 4,40 € uniquement)
• Mise en place d’un circuit de validation des notes de frais
• Calcul automatique du barème kilométrique

Résiliation :

Libre. Pas de remboursement de la période engagée (mensuelle ou annuelle).

Récupération des données :

Export comptable format CSV, Excel, ZIP, Sage, SAP, Incwo

Gérer ses notes de frais avec ONexpense

La promesse

Les notes de frais simples à prix réduit.

Quel service – pour qui ?

Un logiciel de gestion des notes de frais pour les PME et les TPE

Les fonctionnalités ONexpense

Gestion automatique des frais professionnels

ONexpense fonctionne via la technologue OCR = prise de photo Smartphone.

Vous prenez la facturette, le ticket ou la facture en photo et vous la téléchargez dans l’application ONexpense.

Le logiciel :

• Créé une fiche
• Pré-remplit les informations de la fiche (montant HT, TTC, TVA, date, catégorie de dépense)
• Vous validez les informations mentionnées dans la fiche
• La note de frais est comptabilisée
• Une notification est envoyée au responsable, selon le circuit de validation défini en amont
• ONexpense pré-saisit l’écriture comptable associée

Par ailleurs :

• La note de frais est archivée dans le logiciel
• À la fin de la période, vous exportez toutes les écritures qui y ont été enregistrées en comptabilité

Qu’est-ce qu’un circuit de validation

ONexpense vous permet de mettre en place le circuit de validation de votre choix : nom et coordonnées des personnes qui recevront une notification et qui devront approuver les notes de frais pour remboursement.

Un exemple de circuit :

Le collaborateur saisit sa note de frais en quelques clics dans ONexpense.

Le responsable accède à la note de frais.

Il approuve la demande pour transfert au comptable.

Le comptable obtient la note approuvée pour procéder au virement de remboursement.

Bien sûr, il est possible de définir circuit par salve / par période / par collaborateur.

Le suivi comptable automatisé

À la fin de la période, vous exportez les écritures comptables (export standardisé) et vous les transmettez à votre expert-comptable ou à votre service comptable.

ONexpense gère les codes comptables en amont.

La valeur probante des justificatifs

(archivage probant)

ONexpense inclut d’office l’archivage probant dans son forfait 4,4 € mensuel. L’archivage probant signifie que l’archivage dématérialisé des pièces au sein du logiciel est valable en cas de contrôle URSSAF.

Gestion automatique des indemnités kilométriques

ONexpense permet de paramétrer plusieurs véhicules et le mode d’indemnités souhaité (barème fiscal ou frais réels).

Lorsque les véhicules sont utilisés, il suffit de rentrer les adresses de départ et d’arrivée. Le logiciel calcule la distance avec les indemnités kilométriques adéquates.

Adaptation par devise

Le logiciel ONexpense peut gérer le calcul des notes de frais en plusieurs devises.

Reporting

Un tableau de bord fournit une vision globale de vos notes de frais avec des données reportées dans le temps : dernières notes en cours, notes non validées, total par collaborateur ou par période, etc.

Support technique et service client

Le service ONexpense propose un support client par email ou téléphone.

Une documentation est également accessible en ligne (ressources Web / FAQ).

Récapitulatif : avis clients

Il n’y a aucun avis client sur Google, il est difficile de se faire un avis concret à partir de l’usage des utilisateurs.

Sur les forums et autres sites de tests, les retours ONexpense sont positifs.

Avis final

De notre avis, le logiciel ONexpense est efficace pour la gestion des notes de frais :

• d’une petite entreprise de quelques collaborateurs
• pour un entrepreneur solo qui a un certain nombre de notes de frais à traiter pour lui-même (restaurants, déplacements, indemnités kilométriques…).

Les plus :

Le grand avantage de ce logiciel en ligne est le prix, ultra compétitif de quelques euros par mois pour chaque collaborateur.

L’application est efficace et va à l’essentiel. Elle permet au salarié d’envoyer ses notes de frais complètes en quelques clics, depuis n’importe où grâce à l’application Smartphone.

Les moins :

De notre avis, ce logiciel de notes de frais a quelques lacunes : l’outil est un peu moins esthétique que certaines solutions actuellement sur le marché (notamment Pleo). La documentation et FAQ sont austères pour la prise en main du logiciel.

Il n’y a pas de fonctionnalités avancées que l’on retrouve sur d’autres outils (Pleo, Expensia, N2F) : le calcul de la TVA à payer, un module voyage d’affaires, des cartes bancaires pré-remplie pour les collaborateurs. Cela ne pose pas de problème si vous cherchez l’essentiel : à savoir la gestion des notes de frais d’un point de vue comptable et administratif. Pour cet aspect, ONexpense fait le job.