Test du logiciel Pleo pour la gestion des notes de frais

Pourquoi donner notre avis

Les logiciels dédiés au pilotage de l’entreprise – et particulièrement de la petite entreprise – sont en plein essor, boostés par le digital et la démocratisation des technologies d’analyse des données.

De fait, le marché en plein boom peut entraîner beaucoup de confusion parmi les entrepreneurs : il existe quantité de logiciels pour automatiser ou fluidifier quantité de missions.

Dans ce contexte, nous proposons nos tests et avis de logiciels afin de vous aider à faire le tri. Nous vous donnons à obtenir une vision rapide et globale d’un outil, pour savoir immédiatement s’il est fait pour vous.

Résumé : notre avis sur Pleo

• Logiciel de gestion des notes de frais des collaborateurs
• Pour toutes les entreprises qui ont des salariés en déplacements récurrents
• Un outil efficace à prix abordable : gain de temps – facilité de traitement

Points forts :

Idéal pour les responsables et dirigeants qui n’aiment pas le suivi administratif, qui s’emmêlent dans les calculs des notes de frais : qui veulent gagner du temps sur ce poste chronophage et non générateur de valeur.

Vous disposez d’une version gratuite limitée pour test : profitez-en !

Le plus : une connexion à votre logiciel comptable pour intégration des données 100% automatisée.

Points faibles :

Pas de valeur probante des justificatifs : vous devez stocker vous-même les factures et notes de frais en dehors du logiciel Pleo pour présentation en cas de contrôle fiscal.

Tarifs et fonctionnalités Pleo

Des fonctionnalités évolutives selon la formule tarifaire souscrite :

• Application Smartphone (Google Play & Apple Play)
• Suivi comptable des frais professionnels : assignation des écritures – intégration au logiciel comptable &/ou export comptable
• Recherche automatique des reçus dans les emails
• Tableaux de suivi par collaborateur et par poste
• Possibilité virement automatique pour remboursement
• Indemnités kilométriques & possibilité remboursement automatique
• Cartes d’entreprises – fixation de plafonds de dépenses
• Authentification SAML pour renforcer la sécurité des données

Résiliation :

Libre, mais pas de remboursement

Récupération des données :

CSV ou Excel

Gérer son entreprise avec Pleo

La promesse

Ne suivez plus vos dépenses professionnelles sur tableur ! (Avec toute la lourdeur et les risques d’erreur que cela implique.)

Quel service – pour qui ?

Pleo est un service de gestion des notes de frais des collaborateurs. Ce logiciel s’adresse aux entreprises qui cumulent les deux critères suivants :

• La gestion d’une petite équipe
• Des déplacements récurrents (rendez-vous en clientèle, déjeuners d’affaires, salons, voyages…)

De notre avis, à condition d’avoir beaucoup de déplacements, l’outil est intéressant dès le premier collaborateur à gérer.

Les fonctionnalités Pleo

La gestion des frais professionnels

Le logiciel Pleo gère automatiquement les notes de frais des collaborateurs. Voici les tâches qu’il effectue.

Le collaborateur prend des factures en photo et les envoie dans l’application Pleo.

1. Pleo analyse la facture puis :

• effectue l’écriture comptable associée
• centralise le document
• Fournit un reporting des sommes à rembourser par personne et par période

2. À la fin de la période, le responsable exporte les écritures de Pleo pour :

• rembourser les notes de frais à chaque collaborateur (virement automatique possible sur validation)
• intégrer les écritures à la comptabilité de l’entreprise (intégration automatique des données au sein de votre logiciel comptable)

3. Pleo réalise des tableaux de bord : reporting, dépenses par poste, par personne, saisonnalité…

Processus de validation

Vous pouvez mettre en place des processus de validation des données intermédiaires avant le lancement des remboursements automatiques.

Valeur probante des justificatifs

Zut : il n’y a pas de processus de valeur probante des justificatifs sur Pleo : signifiant que vous devez conserver et stocker toutes les factures dans vos propres systèmes de stockage, pour présentation en cas de contrôle fiscal.

-> En bref : le stockage dématérialisé de Pleo ne suffit pas en cas de contrôle fiscal.

Écritures comptables & Export

Pleo réalise automatiquement les écritures comptables liées à la gestion des notes de frais. Vous pouvez facilement :

• exporter les écritures pour les intégrer manuellement à votre comptabilité générale
• ou – si vous faites le paramétrage – bénéficier d’une intégration automatique des données au sein de votre logiciel comptable.

-> Export depuis Pleo – intégration manuelle OU intégration automatique au logiciel comptable.

Cartes de paiement

Pleo propose un service de carte de paiement pré-créditées que vous pouvez fournir à vos collaborateurs afin de :

• les rendre autonomes dans la gestion de leurs dépenses professionnelles
• tout en gardant la main mise sur les budgets attribués à chacun.

Un tableau de bord vous permet de suivre à distance les débits qui sont opérés sur chaque carte professionnelle.

Gestion des frais kilométriques

Pleo calcule les dépenses liées au transport en véhicule : calcul de la distance et de l’essence due. Il suffit de spécifier l’adresse de départ et l’adresse d’arrivée pour savoir combien va coûter un déplacement en frais kilométriques et carburant.

Avances de frais

Le collaborateur peut effectuer ses demandes d’avance de frais directement depuis Pleo et vous pouvez y répondre en quelques clics : créditer les cartes de paiement ou le compte bancaire.

Reporting disponible sur Pleo

Comme tout outil de gestion en Saas qui se respecte, Pleo fournit un ensemble de tableaux de reporting. Ils vous aideront à piloter votre activité avec le volet dédié aux dépenses de déplacement et restaurant par collaborateur : un poste clé !

Support technique et service client

L’accent est mis sur la disponibilité et le service client avec plusieurs moyens de prises de contact : par messagerie instantanée et par email et même plusieurs adresses email selon la nature de la demande :

4. sales@pleo.io pour le service client
5. support@pleo.io pour le support technique

Pleo propose aussi des ressources documentaires pour vous aider à prendre en main le logiciel de manière autonome : FAQ, tuto…

Récapitulatif : avis clients

3.4/5 sur Google Play pour 280 avis.

Les avis négatifs concernent principalement des bugs enregistrés ça et là. Pleo semble développer des correctifs au fil de l’eau.

Sur Internet (hors Smartphone), les retours semblent meilleurs : les autres forums de tests vont jusqu’à une note de 4.5/5.

Avis final sur Pleo

De notre avis, le logiciel Pleo est efficace pour gérer les notes de frais de ses salariés dès lors que votre équipe enregistre un certain volume de notes de frais : transports, véhicule, restaurant, hôtel, salon, parking…

La gestion est fluide et efficace, vous n’avez rien à faire à part valider les données traitées par Pleo. Une petite déception quant à l’absence de valeur probante des justificatifs : vous devrez quand même classer les factures et facturettes et faire un effort administratif en stockant ces documents par ailleurs.

Les plus :

• Connexion au logiciel comptable
• Les cartes professionnelles