Introduction

Pour un dirigeant qui a quelques collaborateurs mais pas de logiciel de paie, le calcul et l’édition des fiches de paie est souvent l’une de ses bêtes noires. Si établir la paie est un travail contraignant et fastidieux qui ne présente qu’une faible valeur ajoutée, cette mission présente aussi certains risques.

Ainsi, disposer d’un logiciel de paie de qualité représente une aide importante pour de nombreux dirigeants. Encore faut-il choisir celui qui correspond le mieux aux attentes de l’entreprise.

logiciel de paie

Notre dossier logiciel de paie : présente les outils, les prix et les critères à connaître pour choisir un logiciel adapté à son organisation.

Le logiciel de paie : panorama du marché

Le logiciel de paie est un outil de calcul et d’édition automatique des bulletins de salaire.
Le marché du logiciel de paie est en plein essor. Il existe aujourd’hui des outils 100 % en ligne et des outils disponibles au téléchargement.

A l’époque, les logiciels historiques étaient réservés aux PME et grands comptes. Au regard du prix de ces outils, les petites structures n’avaient d’autres choix que de faire appel à leur expert-comptable pour la réalisation des fiches de paie.

Désormais, il existe un marché du logiciel de paie spécialement destiné aux TPE, avec des fonctionnalités et des prix ajustés aux petites organisations.

Grâce à ces nouveaux outils, l’externalisation de la paie n’est plus une fatalité pour les petites entreprises.

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Les logiciels de paie pour les TPE

Les outils leaders

Les logiciels de paie leaders pour les petites entreprises sont plutôt des éditeurs récents.

Qui dit récents dit startups proposant des solutions en Saas* (= des solutions en ligne). Saas signifie « software as a service ».

Ces logiciels de paie en Saas / logiciels de paie en ligne sont accessibles par navigateur Web ou via application Smartphone. Il suffit de vous connecter à Internet et à accéder à votre espace personnel.

Voici les leaders parmi les nouvelles startups en Saas :

  • PayFit
  • Listo Paye
  • Fiche-paie.net
  • BestPaye

Les prix

Les prix des logiciels de paie en Saas sont abordables et généralement modulables selon la croissance de l’entreprise. On trouve un tarif évolutif selon le nombre de salariés et selon les fonctionnalités souhaitées (fonctionnalités de base ou fonctionnalités avancées).

Les premiers prix commencent à 45 € HT mensuels pour la gestion d’un salarié (formule de base chez PayFit).

Avis clients
Domaine traité
Avis LBDD

A partir de 66 € /mois 


423 avis
Gestion Paie & RH

A partir de 12 € /mois 


22 avis
Gestion Paie

A partir de 14 € /mois 


3 avis
Gestion Paie

A partir de 9,50 € /mois 


2 368 avis
Gestion Paie

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Les logiciels de paie historiques : pour PME et grands comptes

Les outils leaders

Les logiciels de paie historiques ont été conçus pour les PME et les grands comptes. Ils sont généralement accessibles « à l’ancienne » :

  • au téléchargement sur les postes de travail souhaités
  • ou : par intégration au serveur de l’entreprise -> pour un accès collaboratif
  • + parfois : par connexion à l’ERP pour collecter des données nécessaires à l’élaboration de la paie et des tableaux de bord

Certains de ces outils historiques proposent désormais le choix de l’accès : téléchargement ou solution Saas.

Les logiciels de paie historiques et leaders sont :

  • Cegid
  • Sage Business Cloud Paie
  • EBP Paye
  • Ciel Paye
  • Sage One pour les plus petites structures

Les prix des logiciels de paie

Les logiciels de paie pour PME et grands comptes peuvent coûter plusieurs centaines d’euros par mois (car beaucoup d’employés à traiter).

La majorité des logiciels à télécharger ont une tarification fixe à verser au moment du téléchargement ou de l’installation sur serveur + un prix supplémentaire pour chaque avancée souhaitée (ajout d’une nouvelle fonctionnalité, mise à jour). Notre article sur le prix des logiciels de paie vous donne toutes les informations nécessaires pour faire un choix éclairé. Par ailleurs, l’article sur les tarifs de Payfit explique combien coute le leader du marché et quelle est sa stratégie tarifaire.

Des logiciels de paie gratuits ?

Il existe des outils gratuits de gestion de la paie. Ces logiciels sont rarement 100 % automatisés. Ils nécessitent des connaissances en paye pour effectuer soi-même les paramétrages. Ainsi, ils sont plutôt recommandés pour les personnes qui ont de bonnes notions de la paie (responsable paie en entreprise, comptable…).

Les principaux logiciels de paie gratuits à notre connaissance sont :

  • Oxygène
  • ABZ Paie
  • Méga Paye

Le logiciel de paie : définition

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie / outil de la paie

Un logiciel de paie est un logiciel permettant la gestion des paies de manière automatique :

  • Le calcul de la paie de chaque salarié (salaire brut, charges sociales, salaire net)
  • L’édition de la fiche de paie de chaque salarié
  • L’édition de la Déclaration Sociale Nominative mensuelle (DSN)

Comment fonctionne un logiciel de paie

Un logiciel de paie tient compte :

  • du paramétrage de l’entreprise : convention collective, droit du travail (pour évaluer les taux horaires de salaire, etc.)
  • des paramètres de base du salarié : coordonnées, taux horaire, contrats de travail, mutuelle et caisses sociales auxquelles il est affilié, etc.
  • de variables mensuelles du salarié : nombre d’heures travaillées pendant le mois au taux normal et en heures supplémentaires, congés posés, absences et tous les éléments variables de la paie…

En bref

L’employeur paramètre les données de base. Puis, il renseigne simplement les variables mensuelles. Avec cela, le logiciel calcule les paies et génère les bulletins de salaire du mois, pour chaque salarié. Certains outils procèdent également :

  • au paiement automatique des salaires par virement ;
  • à l’envoi automatique des bulletins de salaire par email ;
  • à la réalisation des déclarations sociales ;
  • à la réalisation de tableaux de bord.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de paie

L’outil incontournable des gestionnaires de paie

Le logiciel de paie est un outil complet de gestion de la paie. Il propose les fonctionnalités de calcul automatique des salaires et édition automatique des bulletins de salaire. Mais il propose aussi les fonctionnalités complémentaires :

  • Calcul et édition automatique de la Déclaration Sociale Nominative (DSN)
  • Classement et stockage des bulletins de salaire
  • Tableau pour saisir et suivre les congés payés (permettant le calcul automatique de la paie)
  • Tableau pour saisir et suivre les notes de frais et indemnités kilométriques des employés.
  • Mise à jour des paramètres selon les évolutions de la loi et des conventions collectives

Pour certains outils des fonctionnalités plus avancées :

  • Envoi automatique des bulletins de salaire (par email)
  • Accès personnel pour chaque salarié (pour accéder à leur bulletin de paie)
  • Tableau de gestion des congés payés, directement saisissables par les salariés
  • Tableau de suivi des arrêts de travail
  • Tableau de bord : suivi des cotisations sociales, des salaires, des primes, évolution de la masse salariale, calcul du poids des effectifs sur l’organisation globale, etc.
  • Conseils et accompagnement en droit social, en gestion administrative du personnel, en prévoyance…
  • Ressources diverses (méthodologie pour réaliser les entretiens annuels, pour faire un bilan social, etc.).

Au final, un logiciel de paie est un outil pratique pour le traitement de la paie, mais c’est aussi un véritable logiciel dédié à la gestion du personnel / gestion des ressources humaines.  Les logiciels les plus avancés sont de véritables systèmes d’information de gestion des ressources humaines, appelés « logiciels sirh ».

Fiche de paie : quelles obligations légales pour l’employeur

Transmission & dématérialisation

Les règles d’administration du personnel obligent l’employeur à remettre les fiches de paie qu’il édite à chacun de ses employés.

Mais avec la dématérialisation de la société, les bulletins de salaire sont désormais remis en version numérique. Pour obtenir une version papier, le salarié doit en faire la demande.

Avec la dématérialisation de la société, les logiciels de paie sont devenus la norme des entreprises. Ces outils permettent en effet d’éditer en toute simplicité des bulletins de salaire dématérialisés.

Conservation

L’employeur doit conserver les bulletins de paie de tous ses salariés et les rendre disponibles :

  • Soit pendant 50 ans
  • Soit jusqu’à ce que le salarié atteigne 75 ans

Le départ de la durée de conservation est la date de transmission du document à l’employé.

Les avantages du logiciel de paie

Nous pointons de nombreux avantages à utiliser un logiciel de paie :

  • Le gain de temps dans la gestion des paies et des déclarations sociales (DSN)
  • Le gain de temps dans la gestion du personnel (tableaux de bord de suivi des congés et des données sociales…)
  • La diminution du risque d’erreur dans le calcul des salaires
  • La diminution du risque d’erreur lié au formatage des fiches de paie (avec un logiciel de paie, chaque bulletin de salaire adopte le même format & le format légal attendu)
  • La garantie du respect de la réglementation : le logiciel se met à jour selon le droit du travail et la convention collective de l’entreprise
  • Le stockage et le classement des fiches de paie : pour une conservation des documents sur le long terme et un accès facilité

Pourquoi utiliser un logiciel de paie ?

In fine, un logiciel de paie remplace littéralement les connaissances et l’expérience professionnelle d’une personne dédiée à la paie.

Avec un tel outil de paie, un chef d’entreprise en solo pourra internaliser la gestion des paies et opérer cette mission tout seul. Il n’aura pas besoin de recruter un expert en interne. Il n’aura pas besoin d’externaliser la paie auprès d’un cabinet comptable.

Pour aller plus loin : 

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Sommaire
  • Le logiciel de paie : panorama du marché
  • Les logiciels de paie pour les TPE
  • Les logiciels de paie historiques : pour PME et grands comptes
  • Des logiciels de paie gratuits ?
  • Le logiciel de paie : définition
  • Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de paie
  • Fiche de paie : quelles obligations légales pour l’employeur
  • Les avantages du logiciel de paie
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Commentaires
81 commentaires
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  1. ASUN
    20 avril 2021, 09:29
    Bonjour, J’avais des droits reconnus à la portabilité de la mutuelle jusqu’au mois de septembre 2021. Au mois d'avril 2020 j'ai repris une activité et j'ai avertis a la mutuelle pour cesser la portabilité. Ne m'ayant jamais demandé aucune justificatif la mutuelle depuis mon inscription et aceptation en portabilité en septembre 2020, maintenant au moment de resilier le contrat me demandent de fournir tous les avis de situation avec Pçole emploi entre Septembre 2020 a Mars 2021. Sachant qu'en Janvier 2021 j'avais reçu la nouvelle carte de la mutuelle pour l'année 2021, et ils ne m'avaient rien demande comme justificatif non plus. Cela est il normal ? Dans l’attente de vous lire. Je vous remercie d’avance. Cordialement.
    • Wissem Loudjedi
      27 avril 2021, 17:27
      Bonjour, La réponse est délicate car il faut analyser plusieurs critères et les hiérarchiser. Il est important de prendre conseil auprès d'un avocat en droit social, seul un avocat compétent saura vous aider à vous défendre. Pour vous aider à en trouver un qui vous convient nous avons deux solutions : - passer par un site de mise en relation qui vous permet de tester les avocat pour un prix forfaitaire de moins de 50 euros : https://www.leblogdudirigeant.com/link/contacter-un-avocat-commentaires/ - passer par un site qui facilite la mise en relation et permet de réduire le montant des honoraires en mettant à la disposition des avocats des aides qui leur font gagner du temps. La démarche est un peu différente car pour ce second site un conseiller juriste vous oriente et vous aide dans votre choix pour trouver le bon avocat : https://www.leblogdudirigeant.com/link/contacter-un-avocat-captain-contrat-commentaires/ En espérant vous avoir été utile Cordialement, L'équipe Créer son entreprise LBdD
  2. CHANTAL GAUTIER
    6 février 2021, 16:45
    Bonjour, J'ai eu une rupture conventionnelle le 25/09/2020.Je suis actuellement indemnisée par les Assédic. Je viens de trouver un travail intérim pour un contrat d'une semaine qui peut être reprolongé ou pas en télétravail pour prendre des RDV du vaccin Covid qui démarre 08/02/2021.Mon ex-employeur paye actuellement ma mutuelle. Comment cela va-t-il se passer vu que ce n'est que de l'intérim et que les missions sont incertaines. Je vais le déclarer aux Assédic et je ne serais donc indemnisée que la première semaine si tout va bien. Payera t-il bien ma mutuelle comme prévu. Je vous remercie d'avance pour votre réponse. Cordialement
    • Julien Hubert
      8 février 2021, 12:21
      Bonjour, Au sujet de vos Assédic, en cas de problème, il vous faut demander à votre conseiller Pôle Emploi. Pour votre mutuelle, sachant que c'est votre ancien employeur qui la paye actuellement, demandez lui directement si il continuera de la payer malgré votre activité d'intérim. Cordialement, L'équipe créer son entreprise LBdD
  3. Florian D.
    28 mai 2020, 15:38
    Bonjour, Je viens d'être licencié et on m'a proposé la portabilité de la mutuelle. J'ai dit oui. Cependant, ma RH vient de me transmettre un formulaire à remplir + une demande de prélèvement SEPA pour prélèvement automatique. Est-ce normal ? J'avais cru comprendre que je n'avais rien à faire si ce n'est justifier de mon admission pôle emploi à ladite mutuelle ? Pourtant si on me demande de remplir une demande de prélèvement automatique c'est bien dans l'optique de me faire payer quelque chose ? Merci d'avance pour vos éclaircissements.
    • Laurent Dufour
      18 juin 2020, 12:06
      Bonjour, Votre entreprise ne prend pas forcément en charge 100% de votre mutuelle, votre DRH organise certainement le paiement de votre part. Cordialement, L'équipe créer son entreprise LBdD
  4. CELINEDU27
    23 juin 2019, 16:49
    Bonjour, Suite à un licenciement économique, j'avais le droit à la portabilité mais un mois plus tard je reçois une lettre du mandataire qui m'annonce qu'il avait mis fin aux prestations de la mutuelle pour manque de fond. Ma question est la suivante : légalement a t il le droit de faire cela? Merci
    • Laurent Dufour
      25 juin 2019, 10:43
      Bonjour, C'est un point de droit que nos ne connaissons pas bien. Il faudrait vous adresser à un conseil en droit social qui sera plus apte à étudier la votre question. Cordialement, L’équipe Créer son entreprise
  5. Gali
    29 novembre 2017, 14:31
    Bonjour, j'ai entendu une rupture conventionnelle avec mon employeur en décembre 2016, 3 et demi ans dans la société en CDI je bénéficiais de la portabilité (mon employeur s'en est chargé), j'ai d'ailleurs obtenu mes cartes tiers payant. Mi avril, j'ai créée ma SASU avec maintien total d'ARE pole emploi. Après avoir remis le nez dans mes comptes, je constate que je n'ai plus reçu aucun remboursement depuis Avril. Je n'ai, bien évidemment, reçu aucune information de leur part à cette période, pas plus que de réponse à mes demandes de remboursement que je leur ai fait parvenir depuis. En vérifiant les CGV sur la portabilité de la "dit" mutuelle, je lis : VI – Cessation des garanties Les garanties cessent obligatoirement : • lorsque vous cessez de percevoir vos allocations du régime d’assurance chômage et, au plus tard, au terme de la période de maintien des garanties prévue à l’article L 911-8 du code de la Sécurité sociale, • en cas et à la date de résiliation du contrat des salariés (ou de suppression de l’une des garanties du contrat). Pouvez vous me confirmer que je suis dans mon droit, en réclamant tous les remboursements non effectués depuis la date de cessation. D'avance merci Bien cordialement
    • Jimmy Neveu
      30 novembre 2017, 19:18
      Bonjour, Selon vos explications, vous êtes dans votre droit. Pour vous apporter une réponse plus précise, il faudrait vous adresser à un conseil spécialisé. Si vous n'en connaissez pas je peux vous mettre en contact avec le partenaire qui m'accompagne sur ces sujets, si cela vous intéresse il faudrait m'en faire la demande via notre page contact (https://www.leblogdudirigeant.com/qui-sommes-nous/#contact ) afin que je récupère vos coordonnées et que je puisse lui demander de vous contacter. Cordialement, L’équipe accompagnement des entrepreneurs LBdD