Le logiciel de paie

Par Laurent Dufour, le 26/10/2022

Pour un dirigeant qui a quelques collaborateurs mais pas de logiciel de paie, le calcul et l’édition des fiches de paie est souvent l’une de ses bêtes noires. Si établir la paie est un travail contraignant et fastidieux qui ne présente qu’une faible valeur ajoutée, cette mission présente aussi certains risques.

Ainsi, disposer d’un logiciel de paie de qualité représente une aide importante pour de nombreux dirigeants. Encore faut-il choisir celui qui correspond le mieux aux attentes de l’entreprise.

logiciel de paie

Notre dossier logiciel de paie : présente les outils, les prix et les critères à connaître pour choisir un logiciel adapté à son organisation.

Le logiciel de paie : panorama du marché

Le logiciel de paie est un outil de calcul et d’édition automatique des bulletins de salaire.
Le marché du logiciel de paie est en plein essor. Il existe aujourd’hui des outils 100 % en ligne et des outils disponibles au téléchargement.

A l’époque, les logiciels historiques étaient réservés aux PME et grands comptes. Au regard du prix de ces outils, les petites structures n’avaient d’autres choix que de faire appel à leur expert-comptable pour la réalisation des fiches de paie.

Désormais, il existe un marché du logiciel de paie spécialement destiné aux TPE, avec des fonctionnalités et des prix ajustés aux petites organisations.

Grâce à ces nouveaux outils, l’externalisation de la paie n’est plus une fatalité pour les petites entreprises.

Les logiciels de paie pour les TPE

Les outils leaders

Les logiciels de paie leaders pour les petites entreprises sont plutôt des éditeurs récents.

Qui dit récents dit startups proposant des solutions en Saas* (= des solutions en ligne). Saas signifie « software as a service ».

Ces logiciels de paie en Saas / logiciels de paie en ligne sont accessibles par navigateur Web ou via application Smartphone. Il suffit de vous connecter à Internet et à accéder à votre espace personnel.

Voici les leaders parmi les nouvelles startups en Saas :

  • PayFit
  • Listo Paye
  • Fiche-paie.net
  • BestPaye

Les prix

Les prix des logiciels de paie en Saas sont abordables et généralement modulables selon la croissance de l’entreprise. On trouve un tarif évolutif selon le nombre de salariés et selon les fonctionnalités souhaitées (fonctionnalités de base ou fonctionnalités avancées).

Les premiers prix commencent à 45 € HT mensuels pour la gestion d’un salarié (formule de base chez PayFit).

Les logiciels de paie historiques : pour PME et grands comptes

Les outils leaders

Les logiciels de paie historiques ont été conçus pour les PME et les grands comptes. Ils sont généralement accessibles « à l’ancienne » :

  • au téléchargement sur les postes de travail souhaités
  • ou : par intégration au serveur de l’entreprise -> pour un accès collaboratif
  • + parfois : par connexion à l’ERP pour collecter des données nécessaires à l’élaboration de la paie et des tableaux de bord

Certains de ces outils historiques proposent désormais le choix de l’accès : téléchargement ou solution Saas.

Les logiciels de paie historiques et leaders sont :

  • Cegid
  • Sage Business Cloud Paie
  • EBP Paye
  • Ciel Paye
  • Sage One pour les plus petites structures

Les prix des logiciels de paie

Les logiciels de paie pour PME et grands comptes peuvent coûter plusieurs centaines d’euros par mois (car beaucoup d’employés à traiter).

La majorité des logiciels à télécharger ont une tarification fixe à verser au moment du téléchargement ou de l’installation sur serveur + un prix supplémentaire pour chaque avancée souhaitée (ajout d’une nouvelle fonctionnalité, mise à jour). Notre article sur le prix des logiciels de paie vous donne toutes les informations nécessaires pour faire un choix éclairé. Par ailleurs, l’article sur les tarifs de Payfit explique combien coute le leader du marché et quelle est sa stratégie tarifaire.

Des logiciels de paie gratuits ?

Il existe des outils gratuits de gestion de la paie. Ces logiciels sont rarement 100 % automatisés. Ils nécessitent des connaissances en paye pour effectuer soi-même les paramétrages. Ainsi, ils sont plutôt recommandés pour les personnes qui ont de bonnes notions de la paie (responsable paie en entreprise, comptable…).

Les principaux logiciels de paie gratuits à notre connaissance sont :

  • Oxygène
  • ABZ Paie
  • Méga Paye

Le logiciel de paie : définition

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie / outil de la paie

Un logiciel de paie est un logiciel permettant la gestion des paies de manière automatique :

  • Le calcul de la paie de chaque salarié (salaire brut, charges sociales, salaire net)
  • L’édition de la fiche de paie de chaque salarié
  • L’édition de la Déclaration Sociale Nominative mensuelle (DSN)

Comment fonctionne un logiciel de paie

Un logiciel de paie tient compte :

  • du paramétrage de l’entreprise : convention collective, droit du travail (pour évaluer les taux horaires de salaire, etc.)
  • des paramètres de base du salarié : coordonnées, taux horaire, contrats de travail, mutuelle et caisses sociales auxquelles il est affilié, etc.
  • de variables mensuelles du salarié : nombre d’heures travaillées pendant le mois au taux normal et en heures supplémentaires, congés posés, absences et tous les éléments variables de la paie…

En bref

L’employeur paramètre les données de base. Puis, il renseigne simplement les variables mensuelles. Avec cela, le logiciel calcule les paies et génère les bulletins de salaire du mois, pour chaque salarié. Certains outils procèdent également :

  • au paiement automatique des salaires par virement ;
  • à l’envoi automatique des bulletins de salaire par email ;
  • à la réalisation des déclarations sociales ;
  • à la réalisation de tableaux de bord.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de paie

L’outil incontournable des gestionnaires de paie

Le logiciel de paie est un outil complet de gestion de la paie. Il propose les fonctionnalités de calcul automatique des salaires et édition automatique des bulletins de salaire. Mais il propose aussi les fonctionnalités complémentaires :

  • Calcul et édition automatique de la Déclaration Sociale Nominative (DSN)
  • Classement et stockage des bulletins de salaire
  • Tableau pour saisir et suivre les congés payés (permettant le calcul automatique de la paie)
  • Tableau pour saisir et suivre les notes de frais et indemnités kilométriques des employés.
  • Mise à jour des paramètres selon les évolutions de la loi et des conventions collectives

Pour certains outils des fonctionnalités plus avancées :

  • Envoi automatique des bulletins de salaire (par email)
  • Accès personnel pour chaque salarié (pour accéder à leur bulletin de paie)
  • Tableau de gestion des congés payés, directement saisissables par les salariés
  • Tableau de suivi des arrêts de travail
  • Tableau de bord : suivi des cotisations sociales, des salaires, des primes, évolution de la masse salariale, calcul du poids des effectifs sur l’organisation globale, etc.
  • Conseils et accompagnement en droit social, en gestion administrative du personnel, en prévoyance…
  • Ressources diverses (méthodologie pour réaliser les entretiens annuels, pour faire un bilan social, etc.).

Au final, un logiciel de paie est un outil pratique pour le traitement de la paie, mais c’est aussi un véritable logiciel dédié à la gestion du personnel / gestion des ressources humaines.  Les logiciels les plus avancés sont de véritables systèmes d’information de gestion des ressources humaines, appelés « logiciels sirh ».

Fiche de paie : quelles obligations légales pour l’employeur

Transmission & dématérialisation

Les règles d’administration du personnel obligent l’employeur à remettre les fiches de paie qu’il édite à chacun de ses employés.

Mais avec la dématérialisation de la société, les bulletins de salaire sont désormais remis en version numérique. Pour obtenir une version papier, le salarié doit en faire la demande.

Avec la dématérialisation de la société, les logiciels de paie sont devenus la norme des entreprises. Ces outils permettent en effet d’éditer en toute simplicité des bulletins de salaire dématérialisés.

Conservation

L’employeur doit conserver les bulletins de paie de tous ses salariés et les rendre disponibles :

  • Soit pendant 50 ans
  • Soit jusqu’à ce que le salarié atteigne 75 ans

Le départ de la durée de conservation est la date de transmission du document à l’employé.

Les avantages du logiciel de paie

Nous pointons de nombreux avantages à utiliser un logiciel de paie :

  • Le gain de temps dans la gestion des paies et des déclarations sociales (DSN)
  • Le gain de temps dans la gestion du personnel (tableaux de bord de suivi des congés et des données sociales…)
  • La diminution du risque d’erreur dans le calcul des salaires
  • La diminution du risque d’erreur lié au formatage des fiches de paie (avec un logiciel de paie, chaque bulletin de salaire adopte le même format & le format légal attendu)
  • La garantie du respect de la réglementation : le logiciel se met à jour selon le droit du travail et la convention collective de l’entreprise
  • Le stockage et le classement des fiches de paie : pour une conservation des documents sur le long terme et un accès facilité

Pourquoi utiliser un logiciel de paie ?

In fine, un logiciel de paie remplace littéralement les connaissances et l’expérience professionnelle d’une personne dédiée à la paie.

Avec un tel outil de paie, un chef d’entreprise en solo pourra internaliser la gestion des paies et opérer cette mission tout seul. Il n’aura pas besoin de recruter un expert en interne. Il n’aura pas besoin d’externaliser la paie auprès d’un cabinet comptable.

Pour aller plus loin : 

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Laurent Dufour

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.


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