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Coffre-fort électronique et bulletin de paie
Le 11/01/2023
5 min.
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Introduction
Coffre-fort électronique et bulletin de paie sont deux notions qui vont de pair.
L’employeur doit conserver les bulletins de paie dématérialisée pendant 50 ans (ou jusqu’à l’âge de 75 ans des salariés). Il doit conserver ces documents en suivant des obligations légales : conservation en toute confidentialité + des documents non falsifiables + des documents accessibles à tout moment.
Le coffre-fort électronique est une solution pratique pour répondre à ces obligations.
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Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?
Coffre-fort électronique : définition
Le coffre-fort électronique / coffre-fort numérique permet de stocker et protéger des documents dématérialisés. Vous pouvez y mettre toutes les données numériques que vous souhaitez : factures, contrats, brevets, relevés bancaires, documents financiers, bulletins de paie… Il est également possible de partager des fichiers avec d’autres utilisateurs du coffre-fort.
Un coffre-fort numérique est un service proposé par des startups. Le coffre-fort est hébergé dans un Cloud.
Coffre-fort numérique : obligations du constructeur
Le coffre-fort électronique relève de l’article L.103 du Code des postes et des communications électroniques. Il y est défini comme un service de « réception, stockage, suppression et transmission de données ou documents électroniques dans des conditions permettant de justifier de leur intégrité et l’exactitude de leur origine ».
Le coffre-fort numérique doit assurer :
- La traçabilité des opérations relevant des documents qui y sont conservés
- L’accès aux seuls utilisateurs nommés pour le service de coffre-fort
- L’identification / authentification des utilisateurs
- La possibilité de récupérer les documents dans un format exploitable
Les technologies de création d’un coffre-fort électronique avec les systèmes de protection relèvent des normes NF Z42-013 et NF Z42-020.
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Coffre-fort électronique et fiche de paie dématérialisée, quel lien ?
La réglementation n’impose pas aux employeurs de dématérialiser les fiches de paies des employés. Toutefois elle incite les entreprises à numériser le plus de documents administratifs possible. Lorsqu’une entreprise décide d’utiliser la fiche de paie dématérialisée, elle doit en informer les employés au moins 30 jours avant d’éditer et remettre le premier bulletin de paie électronique.
Remarque :
Le collaborateur peut demander à continuer de percevoir ses fiches de paie au format papier. Sa demande doit être explicite et faite par écrit. Une fois la demande reçue, l’entreprise dispose de 3 mois pour reprendre l’impression des bulletins de paie. Ces derniers peuvent être remis en mains propres ou envoyés par courrier postal.
Utilisation du coffre-fort électronique pour les bulletins de paie
Les entreprises utilisent un coffre-fort électronique pour stocker et transmettre les bulletins de paie. Le coffre permet de mettre à disposition des salariés les bulletins de paie ainsi que d’autres documents administratifs.
Lorsqu’un document est déposé, le salarié reçoit une notification, le plus souvent par mail. Il peut alors se connecter à son espace de stockage personnalisé grâce à une procédure sécurisée et consulter ou télécharger les documents. L’employeur se doit de garantir le stockage et la mise à disposition libre des documents pendant une période minimum de 50 ans ou jusqu’à ce que l’employé atteigne l’âge de 75 ans.
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Bulletin de paie électronique : quelles obligations pour l’employeur
L’employeur doit remettre à chacun de ses salariés une fiche de salaire mensuel, par défaut en format dématérialisé (le bulletin de paie papier est encore possible).
Avec la dématérialisation, l’employeur doit s’acquitter de plusieurs obligations légales liées à la protection des données :
- Une obligation de confidentialité : le bulletin de paie électronique est à la discrétion du salarié concerné ;
- Les documents doivent être lisibles et proposés dans des formats standards (PDF…)
- Une obligation d’intégrité : le bulletin de paie électronique ne doit pas être modifiable
- Une obligation de disponibilité : le bulletin de paie électronique doit être stocké sur un espace dédié et sécurisé. Celui-ci doit être consultable de manière sécurisée et traçable à tout moment, sur une très longue durée ;
- L’employé doit pouvoir notifier la société de la bonne réception du document.
Ces dispositions relèvent de l’article L.3243-2 du Code du travail.
Quels sont les avantages du bulletin et du coffre-fort électroniques ?
Pour l’employeur le bulletin et le coffre-fort électroniques présentent les avantages suivants :
- Moins de papier utilisé
- Distribution plus simple, rapide et économe
- Amélioration de la conservation et de la sécurisation des documents.
Pour le salarié le bulletin et le coffre-fort électroniques présentent les avantages suivants :
- Meilleur stockage des documents personnels
- Meilleure accessibilité des documents
- Facilité de classement
- Amélioration de l’archivage et de la sécurisation des documents
Combien de temps faut-il conserver les bulletins de salaire en tant qu’employeur
La loi fixe un délai de conservation des fiches de paie par l’employeur. Pour une fiche de paie dématérialisée, le délai est de 50 ans ou jusqu’à ce que les salariés aient 75 ans.
Coffre-fort électronique et bulletin de paie : une solution pratique et efficace
Avec toutes ces obligations, l’utilisation d’un coffre-fort numérique devient pertinente pour la conservation des bulletins de salaire d’une entreprise.
En tant qu’employeur, vous pourrez archiver les bulletins de paie et les stocker durant des décennies dans votre coffre-fort électronique. Celui-ci vous permettra de répondre très facilement aux obligations légales de confidentialité, disponibilité et intégrité des bulletins de salaire.
Notez que votre logiciel de paie centralise et stocke d’office les fiches de paie que vous éditez chaque mois. Le coffre-fort électronique vient donc en complément du logiciel de paie, pour archiver les données au fil de l’eau (par exemple tous les 6 mois ou tous les ans). Le coffre-fort numérique est une solution de classement, archivage et stockage longue durée.
Les meilleures solutions de coffre-fort numérique
Voici les services de coffre-fort numérique les plus connus sur le marché actuellement pour les entreprises :
- Lucca
- YouSign
- MyPeopleDoc
- Pagga Bulletin de paie
- CecurCrypt
Pour aller plus loin :
- Notre avis sur la solution Payfit !
- Comment télécharger un logiciel de paie gratuit ?
- La réglementation sociale
Sommaire
- Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?
- Coffre-fort électronique et fiche de paie dématérialisée, quel lien ?
- Bulletin de paie électronique : quelles obligations pour l’employeur
- Quels sont les avantages du bulletin et du coffre-fort électroniques ?
- Combien de temps faut-il conserver les bulletins de salaire en tant qu’employeur
- Coffre-fort électronique et bulletin de paie : une solution pratique et efficace
- Les meilleures solutions de coffre-fort numérique
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