Le modèle gratuit de fiche de paie : une bonne solution ?

Par conséquent, ces sites donnent accès à un modèle gratuit de fiche de paie que vous pouvez reprendre et modifier les données selon les rémunérations accordées à vos salariés. Est-ce une bonne solution ? Le Blog du Dirigeant répond à toutes vos questions !

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Définition et enjeux de la fiche de paie

La définition

La fiche de paie est un document diffusé au salarié par l’employeur justifiant du salaire versé en contrepartie d’un travail effectué. Elle atteste le versement du salaire au salarié. Elle peut être remise en main propre, par voie postale, ainsi que par voie électronique.

Selon l’article 3243-2 du Code du Travail, l’employeur a l’obligation de remettre une fiche paie à son salarié. En effet, en cas de non remise du document, il s’expose à 450€ d’amende par fiche de paie non remise et d’une sanction pour travail dissimulé.

Les enjeux

Les fiches de paie comportent plusieurs enjeux pour le salarié. En effet, ces enjeux sont d’ordre :

• Social : elle permet de percevoir, ou non, des aides financières (comme l’aide au logement ou les allocations familiales) selon votre niveau de rémunération mensuel ;
• Administratif : elle peut être réclamée par un établissement bancaire dans le cadre de la souscription d’un prêt ;
• Juridique : puisque la fiche de paie sert de preuve en cas de démarches juridiques notamment pour licenciement abusif ;
• Fiscal : elle est utilisée par les services fiscaux comme preuve afin de lutter contre le travail dissimulé.

Ainsi, sa rédaction et le respect des mentions sont essentiels puisqu’elle engage la responsabilité de l’employeur, ainsi que celle du salarié en cas de non-respect des règles.

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Le modèle gratuit de fiche de paie sur des sites internet

Plusieurs sites internet vous proposent de remplir un formulaire avec les formations nécessaires à l’établissement d’une fiche de paie. Après avoir rempli le formulaire, vous avez accès gratuitement à la fiche de paie. Or, aux vues des enjeux présentés précédemment, il est fortement recommandé de sécuriser l’établissement de vos fiches de paie.

Voici toutefois un modèle gratuit de fiche de paie qui permet de comprendre la manière dont sont structurées les fiches de paie :

Comment utiliser un modèle de fiche de paie ?

Si vous avez peu de compétence et/ou d’expérience pour établir une fiche de paie, il est à la fois  difficile et risqué de le faire en vous basant sur un modèle de fiche de paie. Il y a trop d’éléments et de spécificités liées à la réglementation pour être certain de faire un travail de qualité. Or le dirigeant est tenu de prendre les dispositions nécessaires pour que la fiche de paie soit correctement établie.

Ainsi les modèles de fiche de paie sont le plus souvent utilisés à titre de formation ou par des professionnels qui travaillent sur la refonte de leur propre système.

Comment faire pour élaborer un modèle de fiche de paie pour son entreprise ?

Si vous souhaitez faire vos fiches de paies vous-même en évitant de passer par un prestataire (expert-comptable, site en ligne, …) il est conseillé de faire appel à un professionnel qui établira avec vous votre propre modèle de fiche de paie sur lequel vous pourrez vous baser. Il pourra par exemple utiliser un tableur comme Excel. Attention toutefois de vous assurer de le mettre à jour régulièrement en fonction de la réglementation, des seuils et minimums légaux et des taux de cotisation.

L’expérience montre qu’il est préférable de déléguer cette tâche complexe à un professionnel ou d’embaucher une personne compétente en droit social dès que c’est possible.

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Le logiciel de paie

Intérêt

Des logiciels de paie ont pour objectif de vous aider à gérer tous les aspects de la rémunération d’un salarié. Ces logiciels sont autrement appelés un logiciel SIRH. Ils permettent de créer et gérer les bulletins de paie en collectant toutes les données nécessaires à l’établissement d’une fiche de paie. Ils prévoient aussi l’envoi électronique ou l’impression pour un envoi postal.

Vous pouvez aussi utiliser ces logiciels pour la gestion des ressources humaines. Ainsi, vous pouvez éditer des contrats de travail, gérer un arrêt de travail, etc.

Le dernier avantage est qu’il peut être synchronisé avec un CRM ou un ERP, qui sont des outils d’aide à la gestion d’entreprise.

Quand choisir un logiciel ?

Vous pouvez choisir un logiciel de paie dès lors que votre modèle économique est établi. En effet, il est nécessaire d’avoir votre prévisionnel financier afin d’avoir un suivi budgétaire pour que le logiciel vous soit utile.