Peut-on faire la DSN sans logiciel de paie ?

Par Laurent Dufour, le 10/10/2022

Dès lors qu’elle emploie des salariés, une entreprise à l’obligation de réaliser diverses déclarations aux organismes sociaux et fiscaux (Urssaf, Pôle Emploi, administration fiscale, caisse de retraite …).

La DSN – Déclaration Sociale Nominative – est une déclaration mensuelle unique. Elle récapitule les éléments de la paie des salariés de l’entreprise. Si la déclaration est souvent faite avec un logiciel de paie ou confiée aux prestataires sociaux, il est possible de faire sa DSN sans logiciel de paie.

la DSN

L’objet de la DSN est de simplifier la déclaration en centralisant les informations que l’entreprise doit transmettre tous les mois. Une fois collectées par l’administration centralisatrice, les informations présentes sur la DNS sont transmises à l’ensemble des organismes sociaux et fiscaux concernés.

Ces déclarations permettront d’évaluer le montant des cotisations, impôts et taxes dues par l’entreprise, mais aussi par le salarié.

La DSN est normalement réalisée de manière mensuelle, en même temps que l’édition des fiches de paie. Toutefois, certaines catégories de salariés bénéficient d’exonération de DSN.

Quelles sont les catégories de salariés concernées par la DSN ?

L’utilisation de la DSN a été étendue à la presque totalité des salariés. Ainsi, l’ensemble des entreprises assujetties au régime général et au régime agricole doivent utiliser la DSN pour réaliser leurs déclarations sociales.

Seules certaines catégories de salariés très spécifiques bénéficient d’une exemption de déclaration DSN, il s’agit exclusivement des salariés étant :

  • déclarés au travers de dispositifs de simplification ;
  • employés par des sociétés basées dans des territoires d’outre-mer ;
  • embauchés par des organismes internationaux comme les ambassades ou des consulats ;
  • expatriés.

D’autre part, certains régimes spéciaux disposant de procédures administratives spécifiques sont eux aussi exemptés de Déclaration Sociale Nominative. Il s’agit des fonctionnaires détachés dans un établissement privé et des marins-pêcheurs)

Remarque :

À l’inverse de l’Urssaf qui n’accepte que la DSN, certains organismes comme Pôle Emploi acceptent des exceptions. Ainsi, à titre d’exemple, Pôle emploi accepte que les avis de versement soient réalisés hors DSN.

Comment faire sa DSN sans logiciel de paie ? Est-ce possible ?

Faire une DSN sans logiciel de paie, c’est possible et légal, mais la démarche comporte le risque de faire des erreurs. Vous l’aurez compris, cette déclaration est centrale. Une erreur peut avoir des conséquences importantes.

Depuis quelques années l’administration reconnaît le droit à l’erreur. Pour autant, corriger un problème auprès d’une administration prend du temps et de l’énergie, imaginer la difficulté de le faire une fois que l’information erronée à été diffusée dans des services administratifs que vous ne connaissez pas. Cela peut mettre plusieurs années à rentrer dans l’ordre?

Qu’est-ce que la DSN : définition

DSN signifie Déclaration Sociale Nominative. Il s’agit d’une déclaration en ligne produite mensuellement par l’employeur à partir des fiches de paie des salariés.

La DSN permet de communiquer de manière dématérialisée avec les organismes sociaux (CPAM, URSSAF, Caisse d’assurance maladie, Pôle Emploi…) :

  • transmettre les informations sociales des effectifs
  • payer les cotisations sociales

Il s’agit d’un processus de déclaration simplifiée et dématérialisée.

L’employeur doit faire une DSN par mois et par numéro de SIRET (un SIRET par établissement). La DSN mentionne les informations de tous les employés de l’établissement.

La déclaration sociale nominative est venue en remplacement de la DADSU dans le cadre d’un projet du gouvernement appelé « choc de simplification ».

La DSN a été intégrée dans la vie des entreprises en 2017.

Dans quels cas les entreprises font-elles une DSN sans logiciel de paie

Certaines petites entreprises n’auront pas de logiciel de paie pour éditer automatiquement leur DSN. C’est souvent le cas des TPE qui embauchent leur premier employé ou qui ont un effectif réduit avec un suivi des bulletins de salaire sur Excel.

Comment faire une DSN sans logiciel de paie

Ces entreprises qui n’ont pas la possibilité d’utiliser un logiciel de paie peuvent solliciter le service gratuit de l’URSSAF ou de la Mutualité Sociale Agricole. Ce service réalise gratuitement les DSN des petites entreprises, sur demande, mais uniquement dans les cas suivants :

  • Utilisation de titres emploi service entreprises (TESE)
  • Utilisation de chèques emploi associatif (CEA)
  • Utilisation de titres emploi simplifié agricole (TESA)
  • Utilisation du dispositif impact emploi pour association

Pour adhérer au service, rendez-vous sur le site de l’URSSAF avec votre numéro SIRET, vos contrats de retraite complémentaire, complémentaire santé, prévoyance et retraite supplémentaire le cas échéant. Des informations sur la médecine du travail peuvent être demandées par l’URSSAF.

Les autres situations pour faire sa DSN sans logiciel de paie

L’employeur peut remplir directement la DSN. Il doit ensuite la transmettre sur le site officiel net-entreprises.fr.

Toutefois, une erreur de saisie ou une erreur dans les informations télé-transmises engendrent des conséquences plus ou moins lourdes : pour les salariés et pour l’entreprise. Il est indispensable de se faire aiguiller par un professionnel si vous remplissez la DSN seul, sans l’aide d’un logiciel de paie capable de réaliser tous les calculs automatiquement. Ce professionnel sera votre expert-comptable partenaire.

Certaines plateformes proposent la mise à disposition d’un cerfa en ligne (saisie en ligne de la DSN) avec télé-transmission. Mais il s’agit de portails privés et non officiels. Certains sont même payants. Il sera plus sécurisé, dans ce cas, de payer un expert-comptable ou de souscrire un logiciel de paie certifié, capable d’éditer les DSN automatiquement.

Les logiciels de paie en ligne pour faire la DSN

Il existe de plus en plus d’outils en ligne pour réaliser les bulletins de salaire de manière automatique et simplifiée. Ces outils en ligne (aussi appelés « outils en Saas* ») sont accessibles sur simple navigateur Web ou, parfois, via une application dédiée. La plupart sont ergonomiques, faciles à prendre en main, intuitifs. Ils permettent à un dirigeant qui gère seul un petit effectif d’éditer des fiches de paie automatiquement, en quelques clics.

Avec un logiciel de paie en ligne, les données de base sont paramétrées au départ. L’employeur renseigne simplement les informations du mois telles que les jours de congés payés, les arrêts maladie, etc.

Bon plan : ces nouveaux de logiciels de paie en ligne / Saas sont de plus en plus abordables d’un point de vue financier.

La question de prendre un logiciel de paie se pose étant donné que ce type d’outil :

  • Permet d’éditer des bulletins de salaire sans erreur en quelques clics
  • Permet de centraliser et archiver toutes les fiches de paie de l’entreprise
  • Permet de réaliser facilement la DSN
  • In fine : permet de gagner énormément de temps sur la fonction support qu’est la paie.

*Saas signifie “software as a service”

Conclusion : comment faire sa DSN sans logiciel de paie

Sans un logiciel de paie, il est recommandé de faire appel aux services de l’URSSAF ou d’un expert-comptable pour se faire aider dans la réalisation de la Déclaration Sociale Nominative. Être aidé par un professionnel limite les risques d’erreurs ou d’oublis.

Pour aller plus loin

Voici quelques articles qui vous permettront d’approfondir votre réflexion :

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Laurent Dufour

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.