Comment modifier une fiche de paie ?

Par Marie Lusset, le 17/11/2022

Il peut arriver de devoir modifier une fiche de paie si vous avez omis de verser une somme, si vous avez versé une somme par erreur ou encore si vous avez mal renseigné une variable dans le logiciel chargé de calculer vos paies.

modifier une fiche de paie

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes dans l’établissement d’une fiche de paie ?

La gestion de la paie en entreprise est un domaine complexe. Il arrive que des erreurs aient lieu dans l’établissement des fiches de paies des salariés. Les erreurs les plus courantes sont les suivantes :

  • Une convention collective mal identifiée
  • Une erreur de calcul ou erreur des exonérations salariales liées aux heures supplémentaires
  • Une erreur de rémunération du salarié en arrête maladie
  • Un mauvais calcul de la rémunération du salarié
  • Une mauvaise application des taux de cotisations et contributions sociales

Comment modifier une fiche de paie ?

Étape 1 : calculer le montant de l’erreur

Vous devez d’abord savoir quelle modification apporter : quel taux doit être modifié, quelle assiette recalculée ; quelle somme manque ou quelle somme doit être retranchée ?

Étape 2 : Définir une période de rattachement

Il faut ensuite définir la période à laquelle vous allez rattacher la modification avec les bons régimes applicables (taux, assiettes et exonérations).

Sur ce point, la loi apporte des précisions :

  • Si le contrat de travail est en cours, les taux et le régime à appliquer sont ceux de la date de la modification, même si l’erreur a été faite précédemment, lors d’une période antérieure.
  • Si le contrat est terminé depuis le 31 décembre 2017, le régime applicable est celui de la dernière période travaillée par le salarié.

Ainsi, si les taux et les exonérations ont évolué entre la date de l’erreur et la date de modification effective de la fiche de paie, vous devrez vous référer au contrat de travail pour savoir quel régime appliquer à la modification.

Vous pouvez vous rendre sur le site de l’URSSAF pour retrouver les taux des différentes années.

Étape 3 : Opérer la modification dans le bulletin de paie

La loi n’indique pas de marche à suivre spécifique pour apporter vos modifications :

  • Vous pouvez reprendre chaque fiche de paie comportant l’erreur et appliquer la modification avant de les renvoyer au salarié.
  • Vous pouvez pratiquer plusieurs mois de rectification sur un seul et même document. Ainsi, vous opérez un rattrapage général sur un nouveau bulletin de paie.

Si le logiciel que vous utilisez pour gérer la paie vous permet d’accéder aux fiches de paie et de les modifier, vous pouvez faire les modifications directement dans chaque bulletin.

Attention, il est tout de même important de mentionner clairement la modification que vous avez réalisée sur la fiche de paie. Pour cela, n’hésitez pas à créer une ligne dédiée et à la nommer (« Rectification », par exemple).

Étape 4 : Prévenir le salarié

La fiche de paie ayant une valeur informative pour le collaborateur, vous devez obligatoirement :

  • le prévenir de la modification apportée
  • lui faire parvenir les bulletins de paie qui ont été modifiés

Comment remettre un bulletin de paie au salarié ?

Depuis 2017, l’entreprise n’est plus obligée d’obtenir l’accord du salarié pour lui remettre ses fiches de paie de manière dématérialisée.

Aujourd’hui, la fiche de paie électronique est la norme. C’est au salarié de demander à l’employeur l’obtention d’une fiche de paie en version papier, le cas échéant.

La fiche de paie dématérialisée doit garantir l’intégrité du document et se présenter sous un format légal, avec toutes les mentions obligatoires.

L’utilisation d’un logiciel de paie permet de respecter ces critères légaux.

Garder les bulletins de salaire sur le long terme

Les fiches de paie sont des documents à conserver au long terme, tant par le salarié que par l’employeur.  Ils sont utilisés au moment du départ à la retraite, pour faire valoir les droits du salarié.

L’utilisation d’un logiciel de paie permet le stockage des bulletins de salaire directement au sein du logiciel et parfois même dans un coffre-fort numérique intégré.  Certains éditeurs proposent un accès personnel pour chaque collaborateur : leur permettant de conserver leurs bulletins de salaire par voie dématérialisée tout au long de leur carrière au sein de l’entreprise.

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Marie Lusset

Marie Lusset est diplômée d’un master en droit des affaires internationales et d'un master en management et développement des entreprises. Elle accompagne les porteurs de projet à créer leur entreprise et développer leur activité.


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