Comment faire une fiche de paie gratuitement ?

Est-il possible de faire une fiche de paie gratuitement ?  Etablir une fiche de paie est complexe, au vu des multiples éléments qui doivent y figurer, ainsi que les nombreuses réglementations qui évoluent rapidement dans ce domaine. Si rien n’interdit d’établir une fiche de paie par soi-même cette démarche n’est pas recommandée si vous n’êtes pas comptable ou spécialiste de la paie. En effet, le risque d’erreur est grand, et une erreur, sur le montant du salaire à verser, une absence de mentions, ou un mauvais calcul de cotisations par exemple peut avoir des conséquences couteuses et importantes pour l’entreprise.

Faire une fiche de paie gratuitement : comment faire ?

Pour faire une fiche de paie, il faut connaître les règles de calcul des salaires, appliquer les bons taux (y compris en cas d’évolution légale ou liée à la convention collective) et suivre un certain formalisme.

Établir une fiche de paie nécessite d’avoir de nombreuses connaissances et de réaliser plusieurs calculs : le salaire brut, le salaire net à verser, le salaire net imposable. ll faut également connaitre les différents taux de cotisations, et impôts.

Il est également nécessaire d’avoir un certain nombre d’informations sur le salarié concerné : son échelon, mais également les jours de congés payés, les éventuels jours d’arrêt maladie, ou les éventuelles primes et avantages.

En raison de la complexité de l’établissement des fiches de paie, les entreprises confient généralement cette tâche, en fonction de leurs moyens à :

• un gestionnaire de paie en interne, si l’entreprise a un grand nombre de salariés
• l’expert comptable de l’entreprise
• un cabinet de gestion de paie
• un logiciel de gestion de paie en ligne.

L’option la plus économique est d’opter pour un logiciel de paie en ligne.

Pour réussir cette tâche, il sera donc largement recommandé d’utiliser un logiciel de gestion de la paie. Ce type d’outil propose de calculer automatiquement les salaires à partir :

• des paramètres enregistrés en amont
• des variables mensuelles renseignées pour chaque salarié (jours travaillés, heures supplémentaires, jours d’absence, jours de congés ou maladie…).

Un logiciel de paie va calculer les salaires mensuels, éditer les fiches de paie au format légal et les stocker. Certains outils vont plus loin et permettent de :

• éditer les déclarations sociales mensuelles (DSN)
• envoyer automatiquement les fiches de paie par email aux salariés
• proposer des tableaux de suivi (des congés payés, des notes de frais et de toutes les variables qui composent le salaire d’une personne)
• créer un espace personnel pour chaque salarié afin qu’il consulte et/ou récupère ses fiches de paie à sa convenance
• éditer des documents légaux (contrats, certificats de travail…)
• éditer des statistiques et reporting (moyenne des salaires par âge, sexe, poste, suivi des charges sociales…)
• mettre à jour automatiquement les taux selon les évolutions de la convention collective de l’entreprise (paramétrée en amont)

Les logiciels gratuits de gestion de la paie

Il existe certains logiciels permettant d’établir la paie gratuitement. Ces outils sont généralement limités à l’essentiel : calcul des paies, édition des fiches de paie.

Les logiciels de paie gratuits que nous connaissons à ce jour sont :

• Oxygène
• Mega Paye
• ABZ Paie

Ces logiciels sont disponibles sur Internet. Vous pouvez les paramétrer et les utiliser.

Attention : comme ils sont gratuits, ils sont peu automatisés.

1. Vous devrez suivre les données mensuelles de vos salariés via vos propres tableaux pour les renseigner dans le logiciel (suivre les congés payés, les heures supplémentaires, les notes de frais).
2. Vous devrez tout paramétrer, y compris pour certains outils : les taux de cotisations sur chaque tranche de revenu.
3. Vous devrez suivre vous-même les évolutions sociales, notamment celles liées à votre convention collective pour mettre les taux à jour.
4. Un logiciel de paie gratuit ne proposera pas de fonctionnalités avancées (accès personnel pour les salariés, reporting, envoi automatique par email, édition automatique de la déclaration sociale nominative…).

Établir une fiche de paie gratuitement : est-ce possible ?

Si il existe des logiciels de paie mis à disposition gratuitement, ils sont de manière générale plus limités, en terme de fonctionnalités et suivi des données. Il s’agit donc de bien prendre le temps de quel logiciel correspond le plus à l’entreprise, ses besoins, mais également son domaine d’activités, et le nombre de salariés, pour adopter le logiciel correspondant. N’hésitez pas à aller consulter notre comparatif des logiciels de gestion de paie !

Faire une fiche de paie gratuitement avec le CESU

Notez que si vous faites appel à quelqu’un pour réaliser à domicile ou pour réaliser une prestation de service à la personne, vous pouvez utiliser le dispositif du CESU. Le CESU — pour Chèque Emploi Service Universel — permet de payer et de déclarer cette personne à l’URSSAF facilement, sans démarches administratives.

Vous avez simplement à actionner le CESU sur la plateforme officielle de l’URSSAF pour payer et déclarer cette personne. En actionnant la démarche de CESU, vous lancez une procédure d’édition automatique de la fiche de paie. Vous n’avez rien à faire, l’URSSAF s’occupe de tout : l’URSSAF réalise et envoie la fiche de paie à votre employé.

Télécharger l'article en PDF