La fiche de paie doit contenir un certain nombre d’informations. L’employeur doit être vigilant dans la rédaction de ce justificatif, car des erreurs peuvent engager sa responsabilité.
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La fiche de paie est un document important, autant pour le salarié que pour l’employeur. Sa rédaction est donc importante, découvrez donc notre modèle de fiche de paie.
Définition de la fiche de paie
La fiche de paie est un document justificatif permettant de prouver
- le montant de la rémunération perçue par un salarié
- que le salarié cotise bien pour sa retraite
- que le salarié cotise bien pour l’ouverture de ses droits de formation professionnelle
Toutes les entreprises employant des salariés ont l’obligation de leur fournir une fiche de paie périodique. Cette dernière correspond au moment de versement du salaire.
Bien qu’il n’y ait pas d’obligation légale quant à la date du versement, il intervient généralement entre le 2 et le 10 de chaque mois. Le salarié doit être payé une fois par mois, il ne donc pas s’écouler plus de 30 jours entre 2 paiements (risque de sanction pour l’employeur).
La fiche de paie est alors transmise au salarié.
Les dirigeants assimilés salariés ainsi que tous les salariés doivent donc recevoir une fiche de paie mensuellement. Inversement, les auto entrepreneurs et les dirigeants, travailleurs non salariés n’en perçoivent pas. L’employeur a l’obligation de conserver au moins une copie de ce document durant un délai de 5 ans.
Dans le cas où la fiche de paie serait réalisée en ligne, de façon dématérialisée, il doit assurer la disponibilité de ce document durant cinquante ans ou jusqu’à 75 ans du salarié
Les salariés, en revanche, sont fortement invités à conserver indéfiniment leurs fiches de paie. Elles peuvent en effet servir de justificatifs à tout moment de leur vie.
Importance fiche de paie
La fiche de paie a une quadruple importance, à la fois pour le salarié et pour l’entreprise qui l’emploie. En effet, ce document a une importance administrative, juridique, fiscale et sociale.
Importance administrative
La fiche de paie peut servir d’attestation d’emploi ou de rémunération pour contracter un emprunt, ou un crédit à la consommation…
Importance juridique
La fiche de paie peut servir de preuve dans une démarche juridique (divorce, licenciement, pour la détermination du montant de la pension alimentaire).
Importance fiscale
La fiche de paie est un justificatif fiscal. Elle prouve le montant de la rémunération perçue. Elle est directement utilisée par les services fiscaux. Il est important de montrer qu’établir une fiche de paie est une responsabilité importante d’où la sanction lourde en cas de manquement de cette obligation et de la lutte contre le travail dissimulé par l’administration fiscale.
Importance sociale
La fiche de paie est demandée pour de nombreuses démarches sociales, comme la pension retraite, elle peut être associée pour une demande d’aide, comme la prime d’activité, le RSA. Elle permet également d’évaluer un revenu.
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Exemple de modèle de fiche de paie
Une fiche de paie reprend généralement les informations suivantes :
La première des catégories comporte généralement les informations relatives au salarié. Il convient donc d’y faire figurer son nom, sa qualification, sa classification conventionnelle, son adresse…
La deuxième reprend les informations relatives à l’employeur. La dénomination sociale de l’entreprise, le code NAF, la convention collective applicable, l’adresse postale où le salarié travaille ainsi que le numéro SIRET de l’entreprise qui l’emploie doivent figurer sur la fiche de paie.
La dernière catégorie s’intéresse plus particulièrement aux informations relatives à l’élaboration de la paie. Cette partie fait donc référence aux éléments relatifs, au montant de la rémunération brute, au temps de travail réalisé, aux heures supplémentaires.
À côté de cela, on retrouve les informations sur l’assiette d’imposition, sur les cotisations sociales salariales et patronales, ainsi que les exemptions éventuellement perçues. Il convient également d’y mettre les informations relatives aux congés payés survenus durant la période de paie considérée.
Retrouvez ci-dessous nos deux modèles de fiche de paie :
Modèle de fiche de paie
Remarque : les informations relatives à l’utilisation du droit de grève du salarié ou relatives à son droit à procéder à des manifestations collectives constituent des mentions interdites qui ne peuvent pas figurer sur un chiffre de paie.
Pour aller plus loin :
- On vous explique comment lire une fiche de paie.
- Notre guide sur le prélèvement à la source pour les travailleurs non salariés !
- Tout savoir sur comment fonctionnent les plateformes juridiques en ligne !
- La raison sociale d’une entreprise : qu’est-ce que c’est ?
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Par Valentine Bach, le 17/01/2023