La définition de l’organisation dans une entreprise

Comment bâtir une organisation dans l’entreprise qui soit cohérente et performante dans la projection d’une gestion d’entreprise optimale ? Tout dirigeant ou manager d’entreprise devra commencer par se poser les bonnes questions :

• Qu’est-ce que l’organisation d’entreprise ?
• Pourquoi une bonne organisation d’entreprise ?
• Comment mettre en place cette organisation ?
• Et enfin, Comment contrôler la qualité organisationnelle de ses services ?

Nous abordons ici les buts et finalités d’une bonne organisation d’entreprise et le fonctionnement d’entreprise. Cet article est complémentaire des deux articles précédents sur ce même sujet Gestion efficace l’organisation d’entreprise où sont repris les bases de l’organisation en 2 temps Le suivi qualitatif de la mise en place de l’organisation dans l’Entreprise.

Le dirigeant doit être un générateur de performances  tant économiques qu’humaines.

Définition de l’organisation de l’entreprise

Élément capital, sans contestation possible, la bonne organisation d’une entreprise assure à celle-ci sa réussite.

• Pour bien définir l’organisation et structure de l’entreprise, nous pourrions faire une comparaison avec le corps d’un grand sportif qui utilise tous ses atouts pour donner le meilleur de lui-même et finalement obtenir des résultats très satisfaisants. Et bien pour votre Entreprise c’est un peu la même chose, il vous faut adapter votre structure, motiver vos collaborateurs et améliorer sans cesse, et de manière harmonieuse, votre organisation.

•  La différence avec des concurrents directement liés à  l’activité, se fera en partie grâce à la capacité du dirigeant à donner à l’Entreprise une impulsion de fonctionnement optimal.

• Une bonne organisation permet d’aider l’entreprise à :
  • Anticiper et traiter les problèmes rencontrés avec mise en place immédiates d’actions correctives adaptées,
  • Économiser sur les dépenses inhérentes à la résolution de problèmes (financières, temps, stress …)
  • Conserver et retrouver toutes informations utiles très rapidement,
  • Diffuser des informations aux équipes de l’entreprise pour mobiliser tous les acteurs d’un service en les motivant à atteindre l’objectif fixé (objectifs commerciaux, de gestion etc…).

Améliorer son organisation personnelle

Etre organisé est un atout pour toute personne qui exerce des responsabilités. Parvenir à organiser son temps de travail contribue à la performance individuelle. L’une des règles qui permet de bien gérer son temps est de parvenir à distinguer ce qui est important de ce qui ne l’est pas et ce qui est urgent de ce qui ne l’est pas.

Le croisement de ces deux critères permettait de hiérarchiser les tâches à accomplir mais aussi de savoir s’il est préférable de les suivre ou de les déléguer.

Cette méthode issue de la manière s=dont le Général puis Président Eisenhower géré ses priorités a été modélisé sous la forme d’un outil d’organisation personnelle, la matrice Eisenhower. Simple d’utilisation cet outil contribue à améliorer votre efficacité personnelle en vous aidant à distinguer les tâches à réaliser immédiatement, de celles qui peuvent être traitées plus tard. Elle contribue aussi à identifier les tâches qui peuvent être déléguées et celles qu’il est préférable de mettre de côté.

Organisation et fonctionnement d’entreprise

Organisation et échanges

L’organisation a pour but de faciliter la qualité et la rapidité des échanges internes (information, produits, dossiers, données informatiques, réunion de travail,  …).

L’organisation ne peut donc se réduire à un modèle « type » de mise en place par la direction, c’est bien un ensemble de processus, de structuration de services, d’organisation et gestion des collaborateurs qui contribueront à réaliser les missions quotidiennes de manière la plus efficace.

Améliorations et performances

La performance d’une entreprise, dépend entre autre du niveau d’uniformisation, de souplesse et d’adaptation des processus de fonctionnement interne à l’entreprise (fonctionnement d’un service, gestion de la base de données, procédures, communication inter-services, système informatique…).

Améliorer le fonctionnent de l’entreprise c’est s’assurer que l’ensemble des organisations soient « bien huilées » et qu’elles fonctionnent de concert vers des objectifs convergents à la direction.

Il est possible de distinguer plusieurs critères pour définir une organisation d’entreprise de qualité :

• Sa capacité à faire fonctionner un service de manière autonome, fonctionnel et performant,
• Sa capacité à évoluer et s’améliorer selon les souhaits et les besoins de la direction de l’entreprise,
• sa capacité à innover, à digitaliser son mode de fonctionnement et à intégrer les nouvelles technologies plus vite que la concurrence,
• Sa capacité à pouvoir grossir en même temps que l’entreprise,
• Sa capacité à continuer de fonctionner en cas de problème important.

L’étude de la qualité d’une organisation doit  tenir compte de toutes les dimensions qui la constituent pour être utile à la direction.

Le dirigeant doit être un développeur de compétences et d’implication d’équipe

Nous aborderons dans notre tout prochain article le thème DES HOMMES dans l’organisation et management de l’entreprise,  vous y trouverez  des indicateurs et toujours les conseils de notre équipe.

Télécharger l'article en PDF