Pilotez vos projets DSI efficacement avec les bons outils

Pour optimiser l’exécution et le suivi de ces plans complexes, il est conseillé aux professionnels du numérique d’utiliser des outils performants. Que vous soyez un directeur informatique, un développeur ou un responsable des opérations, un responsable d’application, d’études ou un PMO, nous vous donnons quelques idées pour piloter vos projets DSI à partir d’outils efficaces.

Identifiez un outil de gestion de projet DSI adapté à vos besoins

Pour faciliter la planification, le suivi et le contrôle de vos initiatives technologiques, nous vous conseillons de choisir un outil de gestion dont les fonctionnalités répondent à vos besoins. Prenez donc le temps d’analyser les exigences spécifiques de vos activités numériques, les parties prenantes ainsi que les objectifs qui y sont rattachés.

Quels que soient vos enjeux, votre outil de gestion de projet DSI doit intégrer des fonctionnalités basiques telles que :

• la gestion des tâches,
• la planification des ressources (humaines, matérielles, etc.),
• la gestion documentaire,
• le reporting.

Si vous intervenez sur plusieurs projets interdépendants, optez pour un logiciel PPM (Project and Portfolio Management). Il s’agit d’une solution complète permettant de classer vos initiatives DSI par typologie, d’établir des priorités, de planifier l’utilisation d’un budget conséquent et de générer des rapports périodiques. Il facilite également la communication et la collaboration entre les différents acteurs impliqués dans l’activité (direction générale, clients, équipe projet, etc.).

Il est recommandé d’opter pour des DSI tout-en-un à l’instar de celui d’Abraxio : veillez notamment au caractère évolutif de votre outil de gestion. Ce dernier doit permettre l’intégration de nouveaux modules en fonction de la croissance de vos activités. Il doit également être doté d’une interface conviviale et compréhensible, tout en étant compatible avec votre écosystème existant. Il sera indispensable d’opter pour un outil qui, idéalement, sera en mesure de vous aider à suivre votre budget, planifier vos projets mais aussi répertorier l’ensemble de vos fournisseurs et organiser le travail de votre équipe.

Avant d’implémenter un logiciel de gestion DSI, il est conseillé d’effectuer des tests techniques. À cet effet, la direction de l’entreprise peut demander des essais gratuits à l’éditeur et organiser des démonstrations en présence des chefs de projet ainsi que de leurs équipes.

Créez un calendrier des tâches pour garantir l’achèvement de vos projets

Le calendrier des tâches est le meilleur outil pour gérer votre temps et achever vos projets DSI dans les délais prédéfinis. Il permet de connaître les différentes phases de vos plans, de suivre leur bon déroulement et d’effectuer d’éventuels ajustements.

Pour établir un chronogramme pertinent, nous vous conseillons de dresser une liste exhaustive des activités incluses dans votre projet. Il peut s’agir de la sélection de fournisseurs, de la configuration de serveurs, de l’intégration de nouvelles solutions logicielles, de réunions de validation et de test, etc. Hiérarchisez ces tâches selon leur importance, puis divisez-les en étapes réalisables. Estimez ensuite les échéances nécessaires pour leur mise en œuvre tout en identifiant les ressources humaines, matérielles, financières et logicielles à mobiliser à cet effet.

Lors de la création de votre calendrier des tâches, tenez compte de certaines contraintes telles que les retards de livraison, les pannes techniques, les modifications réglementaires et les conflits d’intérêts entre les parties prenantes. En fonction des imprévus, prévoyez une marge de manœuvre afin d’éviter les retards majeurs.

Une fois le calendrier élaboré, nous vous conseillons de le partager avec l’ensemble des acteurs impliqués dans votre projet DSI. N’hésitez pas à utiliser des plateformes de communication pour faciliter la diffusion et la mise à jour de votre chronogramme.

Utilisez des supports pertinents pour gérer vos progrès et vos budgets

Pour mesurer les résultats de vos projets DSI, il s’avère judicieux d’élaborer des tableaux de bord ainsi que des diagrammes de Gantt. Ces outils graphiques vous donnent un aperçu des activités en cours, de leurs liens de dépendance et de leurs échéances respectives.

Ils vous renseignent aussi sur l’état d’avancement des tâches, les éventuels retards et le taux d’utilisation des ressources affectées. Nous vous conseillons d’utiliser un logiciel spécialisé afin de générer automatiquement des tableaux de bord et des diagrammes de Gantt en adéquation avec vos projets DSI.

Ce type d’outil intègre un ensemble d’indicateurs de performance personnalisables tels que le taux de rentabilité, le niveau d’avancement des tâches, le degré de satisfaction des acteurs, etc. Il vous fournit des supports graphiques pertinents qui vous permettent d’apprécier vos progrès et de prendre des décisions stratégiques en cas de défaillance (dépassements budgétaires, non-respect du planning, etc.).

Tenez-vous au courant des tendances et des meilleures pratiques du secteur

Pour garantir le succès de vos projets DSI, il est nécessaire de les piloter conformément aux dernières tendances et innovations technologiques. Celles-ci vous permettent non seulement d’optimiser vos résultats, mais de rester également compétitif dans un environnement changeant.

N’hésitez donc pas à vous informer sur les pratiques émergentes dans le domaine du numérique, qu’il s’agisse de l’intelligence artificielle, de la blockchain, de l’internet des objets, du cloud computing, de la cybersécurité, etc. Privilégiez à cet effet des sources d’informations fiables telles que les sites d’actualité, les blogs d’experts et les revues spécialisées.

De plus, vous trouverez des informations pertinentes dans la presse écrite et les études de cas réalisées par des professionnels des systèmes d’information. Vous pouvez aussi assurer une veille technologique efficace en vous abonnant aux newsletters spécialisées et en ajoutant des favoris dans votre navigateur web.

Contrôlez les performances du projet par rapport aux objectifs

Étape incontournable des projets DSI, le contrôle des résultats par rapport aux objectifs prédéfinis nécessite l’utilisation d’indicateurs clés de performance (KPI) tels que :

• le retour sur investissement (ROI),
• le taux d’avancement du projet,
• le niveau de satisfaction des bénéficiaires,
• la fréquence des incidents techniques,
• le coût des situations imprévues.

L’entreprise peut aussi définir des indicateurs personnalisés en fonction de la nature de ses projets et des acteurs qui y sont impliqués. Ceux-ci servent de base à la conception d’outils de reporting, en l’occurrence les tableaux de bord et les diagrammes croisés.

Les rapports d’analyse et les feedbacks des parties prenantes sont également de précieuses ressources permettant de mesurer les performances de vos projets. N’hésitez pas à organiser des revues de projet régulières afin de recueillir les impressions des acteurs et d’ajuster vos stratégies en conséquence.