Comment effectuer la comptabilisation des notes de frais ?

Toutefois, cette tâche est assez délicate. La comptabilisation des notes de frais exige beaucoup de vigilance ainsi que des connaissances approfondies de la part de son exécutant.

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Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Définition

Une note de frais est un document émis par un membre d’une entreprise, collaborateur comme dirigeant. Elle détaille l’ensemble des dépenses effectuées par celui-ci avec ses fonds personnels dans le cadre de son activité professionnelle, et pour les besoins de son activité professionnelle.

La note de frais permet de demander la restitution des frais engagés par le collaborateur au nom de l’entreprise.

Concrétisation

L’entreprise procède au remboursement du collaborateur après avoir vérifié que les dépenses engagées sont justifiées.

Le service comptable utilise alors la note de frais pour enregistrer le remboursement. Dans la comptabilité, l’enregistrement de l’écriture est réalisé au titre de charges d’exploitation.

Quels sont les frais remboursables en note de frais ?

Les frais engagés par les collaborateurs et qui peuvent être réglés par l’entreprise varient en fonction des politiques internes de chaque organisation. Mais de manière générale, il peut s’agir de :

• Frais de déplacement ;
• Frais de repas ;
• Frais d’hébergement ;
• Frais de communication ;
• Frais de formation ;
• Frais professionnels spécifiques, relevant du secteur d’activité et des besoins de l’entreprise.

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Quelle est la procédure à suivre pour la comptabilisation des notes de frais ?

La saisie d’une note de frais dans la comptabilité d’une entreprise suit une procédure bien définie. Voici les étapes que vous devrez suivre :

• Inscrire la note de frais en question dans le journal des achats
• Débiter les comptes de charges correspondants
• Si cela s’avère pertinent, débiter le compte de TVA déductible
• Créditer le compte du salarié

La question des comptes à utiliser pour la comptabilisation des notes de frais se pose.

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Quels sont les comptes à utiliser pour comptabiliser une note de frais ?

Pour bien comptabiliser une note de frais, il faut connaître le compte correspondant au type de dépense effectuée.

Les frais de voyage et de déplacement

Le compte 6251 intitulé « Voyages et déplacements » convient pour enregistrer les frais de voyages et déplacements du personnel, lorsque le voyage n’est pas lié à d’autres frais. Il regroupe les frais de train ou d’avion, de stationnement, de péages, etc.

Lorsque l’entreprise prend en charge les frais de transport domicile-travail, elle doit plutôt utiliser le compte 647. Il est intitulé « Autres charges sociales ».

Enfin, les indemnités kilométriques sont enregistrées au compte 6414 nommé « Indemnités et avantages divers ». Elles couvrent les frais engagés par les salariés ou dirigeants durant les déplacements professionnels réalisés avec leur véhicule personnel.

Les frais de mission

Les frais de mission désignent les dépenses effectuées par les collaborateurs lorsqu’ils sont en mission pour l’entreprise. Pour la comptabilisation des notes de frais, ils sont enregistrés dans le compte 6256 intitulé « Missions ».

Ce compte regroupe les frais de logement et de restauration (sans invitation client) ainsi que les frais de transport engagés dans le cadre d’une mission. Cette dernière distinction est importante.

Les frais de réception

Lorsque le salarié invite des clients de l’entreprise au restaurant, le service comptable doit utiliser le compte 6257 intitulé « Réceptions ». À côté, les frais de restauration sans invitation client sont enregistrés au compte 6256.

Les cadeaux pour les clients

Les frais engagés par un collaborateur pour offrir des cadeaux aux clients ou prospects doivent également être enregistrés. Ils sont regroupés dans le compte 6234 intitulé « Cadeaux à la clientèle ».

Les frais de télécommunication

Les dépenses de télécommunication, effectuées par un salarié ou un dirigeant d’entreprise pour le compte de l’organisation, sont inscrites au compte 626 intitulé « Frais postaux et télécommunication ». On peut notamment y enregistrer les frais téléphoniques.

Peut-on retenir la TVA sur les notes de frais ?

Pour la comptabilisation des notes de frais, l’entreprise a la possibilité de déduire la TVA des frais professionnels remboursés aux collaborateurs dès lors que les conditions suivantes sont remplies :

• La note de frais est complète, c’est-à-dire accompagnée du justificatif original de la facture de la dépense ;
• La dépense est considérée comme remboursable, conformément aux politiques de dépenses et d’achat de l’entreprise, et entre dans le champ d’application de la TVA déductible pour l’entreprise ;
• La facture est établie au nom de l’entreprise et comporte les mentions obligatoires telles que la raison sociale, les dates d’opération, le prix unitaire du bien HT, etc. ;
• La facture comporte également les mentions obligatoires pour rendre la TVA déductible.

Existe-t-il des outils digitaux pour la gestion des notes de frais ?

La comptabilisation des notes de frais est un travail délicat, long et complexe. Heureusement, il existe des outils digitaux qui permettent une gestion des notes de frais et d’accélérer le remboursement des collaborateurs.

Leur utilisation réduit considérablement le risque d’erreurs et élimine les tâches manuelles de saisie, de vérification et de classement.

Aussi, les outils numériques de comptabilisation des notes de frais aident les entreprises à suivre les dépenses en temps réel. Cela leur permet de gérer plus facilement leur trésorerie et de prendre des décisions éclairées pour réaliser des économies pertinentes.

Enfin, ces outils facilitent le respect des obligations fiscales par les entreprises en permettant une gestion automatisée des règles fiscales applicables aux notes de frais. Ce détail est très important, quand on sait que le non-respect de ces règles peut entraîner de lourdes sanctions.

À l’ère de la transformation digitale des entreprises, investir dans ces outils numériques est la meilleure alternative pour améliorer l’efficacité du service comptable de votre entreprise dans la comptabilisation des notes de frais.

Notre avis sur les logiciels de gestion des notes de frais

Au Blog du dirigeant, nous avons testé plusieurs logiciels de gestion des notes de frais dédiés aux petites et moyennes entreprises.

Voici nos retours d’expérience :

• Notre test du logiciel Jenji
• Notre test du logiciel Cleemy
• Notre test du logiciel Onexpense
• Notre test du logiciel Expensya
• Notre test du logicel N2F