Réaliser ses notes de frais : explication et logiciels utiles

La gestion des dépenses est un sujet crucial dans les entreprises.Les dépenses effectuées par les salariés dans le cadre de leurs activités professionnelles, et qui seront donc remboursées par l’entreprise se nomment les notes de frais.

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Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Les notes de frais consistent dans des relevés qui consignent toutes les dépenses à titre personnel, pour les besoins de l’activité professionnelle.

C’est ensuite à partir de ce relevé, que les services comptables de l’entreprise procèdent à l’enregistrement des charges et ensuite au remboursement du salarié.

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Réaliser des notes de frais : définition

Réaliser des notes de frais implique de documenter et de rapporter les dépenses engagées par un employé pour le compte de l’entreprise.

Cela peut inclure des frais de déplacement, d’hébergement, de restauration, ou même des achats mineurs nécessaires à l’exécution des tâches professionnelles. Les frais de télétravail, ainsi que les frais d’abonnement téléphonique ou internet peuvent également être pris en charge par le biais des notes de frais.

L’objectif est de permettre un remboursement adéquat tout en assurant le suivi des dépenses pour la comptabilité de l’entreprise.

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Réaliser une note de frais : frais réels ou forfaitaire ?

Le remboursement des dépenses engagées par le collaborateur peut être fait selon les frais réels, qui nécessite de ce fait de recenser toutes les dépenses et de réaliser des notes de frais.

Il est également possible pour l’entreprise d’opter pour un remboursement forfaitaire : dans cette hypothèse, le salarié ne produit pas de justificatifs, mais reçoit une allocation qui prend en charge les différents frais engagés. Le montant de l’allocation forfaitaire est défini par le biais de la convention collective, un accord professionnel ou un accord de groupe.

Comment réaliser des notes de frais ?

Pour réaliser des notes de frais efficacement, il est nécessaire de suivre les étapes suivantes :

• Collecte des reçus: afin d’avoir une gestion des notes de frais efficaces, il faut veiller à ce que les collaborateurs conservent tous les reçus et factures relatifs aux dépenses engagées pour le compte de l’entreprise.
• La catégorisation des dépenses: une fois les reçus collectés, il est ensuite nécessaire de catégoriser les dépenses en fonctions des leurs destinations. Les catégories sont par exemple, le transport, l’hébergement, les repas etc…
• Les détails relatifs à chaque dépense : pour chaque dépense effectuée, il faut indiquer les détails précisant la dépense, à savoir, la date, le montant, mais également le motif de la dépense.
• Respect de la politique définie par l’entreprise : chaque entreprise définit sa propre politique de gestion des notes de frais. Il revient donc à chaque collaborateur au moment de la réalisation de ses notes de frais de s’assurer que sa dépense correspond bien aux dépenses prises en charge par l’entreprise
• Les notes de frais : les notes de frais doivent ensuite être envoyées dans le temps définir par l’entreprise pour pouvoir déclencher le remboursement des frais engagés.

Quelles sont les mentions devant apparaitre sur la note de frais ?

Les mentions devant apparaitre sont les suivantes :

• la date de la dépense effectuée
• le nom du salarié concerné
• son service
• le motif de la dépense engagée
• le lieu du déplacement éventuellement
• la nature des frais : il s’agit d’indiquer si la dépense est un billet de train, une facture d’hébergement, un repas d’affaire, un trajet en taxi….)
• ke montant de la dépense
• l’indication de la TVA

Quelles sont les erreurs à éviter dans la réalisation des notes de frais ?

Les erreurs les plus courantes de la part des collaborateurs dans la réalisation des notes de frais sont :

• L’oubli des reçus comme justificatifs des dépenses
• Le manque de détails dans la justification des dépenses. Cela peut entrainer le refus du remboursement de la dépense de la part de l’entreprise.
• Le retard dans la transmission des notes de frais : en fonction de la politique de l’entreprise, les collaborateurs disposent d’un certain temps pour transmettre leurs notes de frais.

Quels sont les logiciels qui permettent de gérer les notes de frais ?

S’il est tout à fait possible de passer par un modèle de note de frais pour demander aux collaborateurs de réaliser leur note de frais, cette méthode peut être chronophage et source d’erreurs.

Il existe une grande variété de logiciels de gestion de notes de frais qui permettent aux entreprises de gérer plus facilement les notes de frais de leurs collaborateurs. En effet, le suivi et la gestion des notes de frais peuvent vite devenir chronophage pour les entreprises. Le fait de passer par un logiciel de gestion des notes de frais permet également d’en faciliter le stockage et la gestion comptable des notes de frais. 

Passer par un logiciel de gestion des notes de frais permet ainsi de réduire le risque d’erreur, de gagner du temps, et de faciliter la gestion de notes de frais à la fois pour les collaborateurs et les salariés.

Il existe une multitude de logiciels de gestion des notes de frais. En fonction des besoins de l’entreprise, du secteur d’activité, du nombre de collaborateurs, le logiciel de gestion de notes de frais peut varier.

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