Avis

Test du logiciel Notys pour la gestion des notes de frais

Logiciel de gestion des notes de frais

Introduction

Notys est un logiciel de gestion des notes de frais sur Web et mobile. Il dispose de toutes les fonctionnalités pratiques : scan Smartphone, workflows de validation, archivage probant des justificatifs.

Nous savons que le prix de base est de 3,5 HT / mois / utilisateur. Mais nous ne trouvons pas d’éventuelles formules tarifaires.

La carte d’identité Notys

  • Nom : NOTYS SOLUTIONS SAS / société appartenant au groupe T2i
  • Capital social : 20 000 €
  • Dirigeant : Pascal Lavaux
  • Localisation siège social : 14, avenue du Parc, F-78120 RAMBOUILLET – RCS VERSAILLES
  • Coordonnées  : +33 (0)1 34 85 72 36 – contact@notys-solutions.fr

Résumé : notre avis sur Notys

Un outil complet de gestion des notes de frais pour les petites entreprises. Toutes les fonctionnalités pratiques sont intégrées à ce logiciel.

Uniquement pour les entreprises à partir de 10 salariés.

Tarifs et fonctionnalités

À partir de 4 € HT / mois / utilisateur. Prix dégressif selon le volume de salariés.

Le prix est intéressant. Vous pourrez demander un devis à tarif dégressif pour vous positionner par rapport au prix des concurrents.

Pour vous donner une idée, voici le prix des logiciels concurrents :

  • Pleo : 35 € / mois quel que soit le nombre de salariés
  • N2F : 4.95 € / mois / utilisateur
  • Epensya : min 4,75 €
Vous pouvez  demander un devis directement sur le site, via un formulaire de contact. Nous l’avons fait et une réponse a été donnée dans la journée.

gérer les notes de frais avec le logiciel Notys sur Le Blog du dirigeant

Résiliation :

Mystère

Récupération des données :

Export comptable format CSV, Excel.

Gérer ses notes de frais avec Notys

La promesse

Optimisez votre temps – Contrôlez vos dépenses.

Quel service – pour qui ?

Un logiciel de gestion des notes de frais pour les petites entreprises de 2 à 10 collaborateurs.

Les fonctionnalités

Numérisation des reçus – Pré-saisie comptable

L’application Notys permet de prendre en photo les reçus pour envoi dans le logiciel. Celui-ci s’occupe alors de :

  • Stocker le reçu dématérialisé
  • Créer quasi-automatiquement une fiche de dépense détaillée
  • Calculer automatiquement la TVA
  • Le logiciel est multidevise pour adapter le calcul et les saisies selon les différentes taxes.

Intégration comptable

Pratique pour le service comptable et financier de l’entreprise : Notys permet une intégration comptable et analytique automatique, sans ressaisie, y compris des montants de TVA.

L’intégration se fait via une API. Elle est certainement facturée à part de l’abonnement mensuel.

Workflow validation

Vous paramétrez le logiciel afin que tous les responsables de votre choix reçoivent une notification dès lors qu’un collaborateur intègre une note de frais au logiciel.

D’un simple clic dans le logiciel, chaque responsable approuve la note de frais. Le processus de validation est cadré et peut intégrer autant de niveaux de validation que nécessaire, jusqu’au service comptable en charge du remboursement effectif.

Un système gagnant-gagnant

Toute l’équipe est gagnante :

  • le collaborateur va simplement envoyer la photo Notys
  • Les responsables vérifient les différentes saisies
  • Le dernier responsable du circuit approuve le remboursement et exporte les données vers le logiciel comptable.

La valeur probante des justificatifs

(archivage probant)

Notys intègre la valeur probante des justificatifs au sein de son logiciel de gestion des notes de frais.

  • L’idéal : en cas de contrôle fiscal ou URSSAF, l’entreprise pourra légalement présenter les notes de frais dématérialisées dans le logiciel, en lieu et place des justificatifs papier.

Suivi des notes de frais

Notre avis sur le logiciel Notys pour la gestion des notes de frais sur Le Blog du dirigeant

Il est possible de suivre l’état et le statut de chacune des notes de frais, côté salarié et côté employeur.

Notys met également à disposition de l’employeur :

  • des tableaux de bord de suivi des notes de frais
  • un outil de gestion et de contrôle des avances pour tous les collaborateurs

Attention : pas de carte bancaire prépayée

Il n’y a pas de possibilité d’obtenir des cartes bancaires pré-payées pour les collaborateurs, comme c’est le cas avec certains logiciels concurrents.

La carte bancaire peut être intéressante si vos collaborateurs sont en voyage d’affaires, ou responsable de certaines dépenses.  En autonomisant les équipes, elle devient un outil de fidélisation.

Attention : pas de calcul de l’indemnité kilométrique

Notys n’intègre pas de module dédié au calcul des indemnités kilométriques comme c’est le cas sur certains logiciels concurrents.

Support technique et service client

Les rares avis sur Internet sont élogieux concernant le service client Notys.

Récapitulatif : avis clients

Notys dispose d’une fiche Google, mais celle-ci n’enregistre aucun avis.

Il y a très peu de retours sur les plateformes et forums, mais les rares commentaires sont dithyrambiques. Le logiciel semble très facile à utiliser (intuitif) et apporter un gain de temps significatif aux responsables des notes de frais. Le service client est particulièrement mis en avant pour sa disponibilité.

Avis final

De notre avis, le logiciel Notys concerne les entreprises voulant automatiser la gestion des notes de frais sans autres fonctionnalités complémentaires.

Il est idéal pour les entreprises voulant un processus simple pour gérer les notes de frais, néanmoins complet -> avec archivage probant et circuit de validation.

Le prix est de 4 € est financièrement attractif, d’autant qu’il devient dégressif selon la masse salariale.

Les logiciels concurrents démarrent souvent au-delà de 4 €  -> (sauf Pleo – qui facture 35 € / mois quel que soit le nombre de salariés).

Attention : le logiciel est accessible aux entreprises qui comptent au moins 10 salariés.

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Sommaire
  • La carte d’identité Notys
  • Résumé : notre avis sur Notys
  • Gérer ses notes de frais avec Notys
  • Récapitulatif : avis clients
  • Avis final