Introduction

Votre collaborateur prend sa facturette en photo –> Cleemy lit le justificatif -> crée la note de frais -> archive la photo.

A la fin de la période, le listing des notes de frais est envoyé en un clic au comptable. Le tour est joué !

Test et avis Cleemy : logiciel de gestion des notes de frais sur Le blog du dirigeant

La carte d’identité Cleemy

  • Nom : Cleemy est une application créée par Lucca
  • Capital social : SAS de 56 519 €
  • Fondateur : Gille Satgé
  • Entreprise créée en 2002 (l’application de notes de frais est plus récente)
  • Localisation siège social : 13 rue Martin Bernard, 75013 Paris
  • Coordonnées  : info@lucca.fr

Résumé : notre avis sur Cleemy

Points forts

  • Le Logiciel est intuitif
  • Lucca est un acteur réputé sur le marché de la RH Tech’. Ses outils sont connus, toujours appréciés des utilisateurs
  • Test gratuit

Points faibles

  • Pas de circuit de validation avec possibilité de nommer plusieurs responsables
  • On ne trouve pas de fonctionnalité dédiée aux frais kilométriques

Tarifs et fonctionnalités

Tarifs

6 € par collaborateur et par mois. Vous pouvez tester ce logiciel gratuitement pendant

Le tarif est dans la moyenne.

En comparaison :

  • ONexpense : jusqu’à 4,40 € HT par utilisateur et par mois
  • N2F : min 5 € pour avoir la valeur probante
  • Pleo : 35 € / mois quel que soit le nombre de salariés
  • Expensya : min 4,75 €

Fonctionnalités :

  • Gestion automatique des notes de frais
  • Demande d’avance
  • Valeur probante des justificatifs dématérialisés
  • Suivi cartes de paiement
  • Tableaux de bord

Résiliation :

Libre. Pas de remboursement sur la période engagée (mensuelle ou annuelle).

Gérer ses notes de frais avec Cleemy

La promesse

La gestion rigoureuse –  mais facile – des notes de frais.

Quel service – pour qui ?

Un logiciel de gestion des notes de frais pour le responsable financier d’une équipe (dirigeant d’une petite structure, responsable des notes de frais)

Les fonctionnalités Cleemy

Gestion automatique des frais professionnels

le logiciel Cleemy de gestion des notes de frais : notre test et avis sur le blog du dirigeant

Cleemy fonctionne par téléchargement de photos Smartphone ou de scan.

Très simple : vous envoyez la facturette dans l’application (Smartphone ou Web).

Le logiciel :

  • Créé une fiche de dépense au nom du collaborateur
  • Pré-remplit toutes les informations (collaborateur, montant HT, TTC, date, type de dépense…)
  • Conserve le justificatif dématérialisé (valeur probante en cas de contrôle URSSAF)

Puis le responsable :

  • Accède à la liste des note de frais (liste globale, par collaborateur, par date…)
  • Il valide chaque note en un clic
  • Il exporte la liste validée pour envoi au comptable

test du logiciel Cleemy sur le blog du dirigeant : l'export des données au comptable

Le comptable :

  • Saisit les écritures en comptabilité
  • Procède au remboursement
En clair, la gestion des notes de frais (saisie, suivi, validation et total à rembourser par personne) est automatisée et accélérée au possible. Vous minimisez le risque d’erreur de suivi tout en accélérant la gestion des notes de frais.

 

Le logiciel Cleemy pour la gestion des notes de frais sur le blog du dirigeant

La valeur probante des justificatifs

Cleemy archive toutes les factures dématérialisées. Ces documents conservent leur valeur probante en cas de contrôle URSSAF. Vous pouvez donc jeter les papiers et utiliser uniquement l’archivage Cleemy pour votre comptabilité.

Demande d’avance

Les collaborateurs peuvent faire une demande d’avance de frais depuis Cleemy (s’ils partent en voyage par exemple). Tout le processus de l’avance et les interactions entre le responsable et le collaborateur sont gérés depuis Cleemy.

La carte prépayée

Vous pouvez octroyer une carte prépayée à vos collaborateurs pour qu’ils gèrent leurs dépenses professionnelles via cette carte (et non avec leur compte personnel suivi d’une demande de remboursement).

La carte prépayée permet de gagner du temps dans la gestion des notes de frais.

Elle est disponible en format physique ou virtuel via Google Play / Apple Play (paiement avec le Smartphone).

Carte prépayée Cleemy sur le blog du dirigeant

Attention : pas de circuit de validation

Sur Cleemy, vous approuvez les notes de frais des collaborateurs que vous supervisez (renseigné en amont dans votre dossier RH). Vous êtes responsable d’une équipe et la gérez sur Cleemy.

C’est-à-dire que vous ne pouvez pas intégrer une autre personne responsable de la validation des notes de frais. Seul vous approuvez les remboursements de votre équipe. Vous ne pouvez donc pas créer ce que l’on appelle « un circuit de validation » avec plusieurs responsables impliqués dans le processus de contrôle.

Création d'une équipe avec Cleemy sur le blog du dirigeant

Qui des entreprises avec plusieurs équipes et plusieurs responsables ?

Faut-il prendre des abonnements séparés pour chaque équipe ?

Reporting

Des tableaux de bord permettent d’obtenir une vision précise des notes de frais par collaborateurs, par période, par nature de dépense… Pour piloter au mieux votre équipe et les budgets dédiés aux déplacements.

Support technique et service client

Un support téléphonique et chat est disponible quand vous utilisez Cleemy.

Récapitulatif : avis clients

Cleemy n’a pas de compte Google avec note et avis des utilisateurs. Sur les autres forums et sites dédiés, les avis sont positifs. Cet outil en ligne a de bons retours : il accélère et facilite la gestion des notes de frais.

La carte prépayée est un plus pour autonomiser les collaborateurs avec facilité et sans besoin d’exiger de reporting.

Avis final

De notre avis, ce logiciel de gestion des notes de frais est efficace pour les responsables d’équipes qui managent des collaborateurs étant souvent en déplacement (déjeuner d’affaires, frais de déplacement, hôtels, achat de fournitures…)

Le fait que l’application soit éditée par Lucca est un plus étant donné que cet éditeur, spécialisé dans l’analyse des données RH, est largement reconnu sur le secteur.

Il est évident que Cleemy est intuitif, hyper pratique et efficace pour gérer les notes de frais.

Selon nous, il manque quand même quelques fonctionnalités complémentaires que l’on retrouve sur d’autres outils, notamment :

  • La création de circuits de validation,
  • Pour les équipes dispatchées à l’international : la possibilité de créer des budgets voyage ou encore changer de devis
  • Un tableau de suivi de la TVA collectée et déductible
  • On ne trouve rien sur les frais kilométriques et d’éventuels paramétrages
En conclusion : le logiciel Cleemy est à utiliser dans une vision d’hyper efficacité sur la gestion des notes de frais et uniquement sur cet aspect.

 

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Sommaire
  • La carte d’identité Cleemy
  • Résumé : notre avis sur Cleemy
  • Tarifs et fonctionnalités
  • Gérer ses notes de frais avec Cleemy
  • Récapitulatif : avis clients
  • Avis final
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