Avis
Test du logiciel Navan : pour la gestion des notes de frais
Logiciel de gestion des notes de frais
Notre avis sur Navan : un logiciel de gestion des notes de frais, idéal pour les collaborateurs qui voyagent beaucoup à l’étranger.
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La carte d’identité Navan
• Nom : Navan, Inc (anciennement TripActions)
• Création en 2015
• Anciennement spécialisé dans la gestion des voyages d’affaires
• CEO : Ariel Cohen
• Localisation siège social : 3045 Park Blvd, Palo Alto, CA 94306, United States
• Coordonnées : hello@navan.com
Navan suit une stratégie de croissance rapide avec l’acquisition de startups, notamment la solution de voyage VIP Reed & Mackay en 2021 ou encore le rachat de Resia en 2022, spécialiste du voyage d’affaires dans le nord de l’Europe.
Navan est partenaire de Visa pour l’édition de cartes bancaires professionnelles.
Les logiciels spécialisés dans la gestion de paie
Résumé : notre avis sur le logiciel Navan
Auparavant spécialisé dans la gestion automatisée des voyages d’affaires, Navan a élargi son offre à la gestion des notes de frais pour les PME.
L’éditeur conserve une rubrique spécifiquement dédiée au voyage d’affaires appelé Mon assistant de voyage.
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Tarifs et fonctionnalités
Les fonctionnalités sont regroupées en deux blocs -> Un bloc voyage et un bloc notes de frais :
- Gestion des notes de frais via l’app’ Navan
- Interface de suivi des notes de frais et tableaux de bord
- Connexion au logiciel comptable de l’entreprise
- Calcul de la TVA
- Cartes virtuelles et physiques (Visa) -> paramétrables pour intégrer la politique budgétaire de l’entreprise
- Assistant de voyage : réservation via Navan avec des tarifs préférentiels, centralisation de toutes les factures liées à un voyage, remboursement des notes de frais dans 25 devises, agent de voyage et assistance H24
Mystère concernant les tarifs. Il faut demander un devis à Navan.
- Pleo : 35 € / mois quel que soit le nombre de salariés
- N2F : 4,95 € / mois / utilisateur
- Epensya : min. 4,75 €
Test
- Pas de test gratuit du logiciel.
- Une démo est disponible sur demande.
Résiliation
Il faut demander la résiliation dans un délai de 30 jours avant la date de renouvellement automatique de l’abonnement.
La durée d’engagement est normalement d’un an.
Récupération des données
Export comptable format CSV, Excel.
Gérer ses notes de frais avec Navan
La promesse
La gestion des notes de frais réinventée.
Quel service – pour qui ?
Un logiciel de gestion des notes de frais pour les PME, avec une offre étoffée dans les voyages d’affaires.
Cet outil en Saas correspond aux entreprises dont les salariés sont régulièrement en déplacement à l’étranger, ou basés dans d’autres pays.
Les fonctionnalités
Cartes bancaires et paramétrage
Navan fonctionne avec des cartes Visa physiques et/ou virtuelles. L’employeur paramètre les cartes avec différents plafonds de dépenses et/ou types de dépenses autorisées.
Cette fonction a deux avantages :
- Le collaborateur est autonome dans la gestion de ses frais.
- Les cartes étant pré-budgétées par catégorie de dépense, vous n’avez pas besoin d’appliquer un circuit de validation
Les cartes bancaires virtuelles permettent aux salariés d’engager leurs dépenses en ligne : réservations de transports et voyage, abonnements à des logiciels, achat d’équipements et fournitures.
Les cartes bancaires physiques permettent de gérer les dépenses en déplacement, toujours dans le respect des politiques budgétaires de l’entreprise.
Numérisation des reçus – Pré-saisie comptable
Les collaborateurs envoient les reçus et factures dans le logiciel Navan via l’application Web ou Smartphone.
En cas de reçu physique, il suffit de prendre une photo et de la télécharger dans l’app’ Smartphone.
Navan s’occupe de :
- Stocker le reçu dématérialisé
- Créer quasi-automatiquement une fiche de dépense détaillée
- Calculer automatiquement la TVA
- Le logiciel est multidevise pour adapter le calcul et les saisies selon les différentes taxes.
Intégration comptable
Navan permet une intégration comptable et analytique automatique, sans ressaisie, y compris des montants de TVA.
L’intégration est possible via connexion de Navan au logiciel comptable de l’entreprise ; Navan est compatible avec de nombreux logiciels : SAP, Oracle…
Suivi des notes de frais
Il est possible de suivre l’état et le statut de chacune des notes de frais, côté employeur et salarié (remboursé, en cours de remboursement…).
Navan propose également l’édition de tableaux de bord automatiques : dépenses par salariés, par poste, par période, etc.
Un système gagnant-gagnant
Toute l’équipe est gagnante :
- L’employeur paramètre des limites de paiement
- Le collaborateur va gérer ses besoins financiers de manière autonome
- Il transmet les reçus à Navan en un clic
- La comptabilité et le reporting sont pré-réalisés
- Les factures sont stockées
La valeur probante des justificatifs
Nous ne trouvons pas d’information à ce sujet sur le site de Navan.
Mon assistant de voyage
Sur l’interface Navan, vous retrouvez l’ensemble de l’offre aérienne des nombreuses compagnies + une offre d’hôtellerie. Des tarifs préférentiels sont négociés avec Navan. Vous réservez donc en quelques clics, depuis Navan directement, avec un prix préférentiel dans certains cas.
L’éditeur annonce moins de 6 minutes pour réserver un voyage dans sa totalité depuis son interface.
Les utilisateurs bénéficient ensuite des modules suivants :
- Assistance voyageur 7/7
- Des agents de voyages aident les collaborateurs dans leur réservation et sur place
- Remboursement des notes de frais en 25 devises dans plus de 45 pays
- Factures stockées et facilement retrouvées
- Calculateur de l’empreinte carbone
Support technique et service client
Pas d’informations
Récapitulatif : avis clients
On ne trouve pas de notes et d’avis Navan directement sur Google.
Sur les différentes plateformes d’avis, le logiciel Navan a une note comprise entre 4,5 et 4,6, basée sur plus de 150 avis.
Les commentaires positifs soulignent la fluidité de l’expérience utilisateur et le gain de temps qu’offre son processus de gestion des notes de frais.
Les avis négatifs soulignent plusieurs bugs, notamment au niveau des réservations via Navan : pas de remise appliquée, réservation annulée… Ces avis sont plus anciens, du temps où Navan s’appelait TripActions. Gageons que l’éditeur a réparé ses bugs entre temps.
Avis final
De notre avis, l’offre Navan ne concerne pas vraiment la gestion « classique » des notes de frais pour une petite entreprise. Il n’y a pas de calcul de l’indemnité kilométrique, pas de valeur probante des justificatifs.
Navan déploie une offre qui concernera surtout les PME dont les salariés voyagent beaucoup à l’étranger.
L’assistant de voyage fluidifie en effet le processus de réservation et de gestion des factures.
- Le remboursement en plus de 20 devises
- Les cartes paramétrées pour éliminer les processus de validation -> accélère et simplifie d’autant plus la gestion des notes de frais.
- La principale alternative pour gérer les voyages -> le logiciel N2F
- Le logiciel ONexpense
- Le logiciel Pleo
