Avis

Test du logiciel Rydoo pour la gestion des notes de frais

Logiciel de gestion des notes de frais

Introduction

Rydoo est un logiciel de gestion des notes de frais qui propose toutes les fonctionnalités attendues pour un tarif compétitif (8 à 12 € / mois).

-> Scan Smartphone, circuit de validation, calcul indemnités kilométriques, valeur probante des justificatifs archivés (en cas de contrôle URSSAF), connexion à certains logiciels comptables.

La carte d’identité Rydoo

  • Nom : Rydoo Spend Management
  • Statut juridique : SAS
  • SIREN : 912 740 040
  • Fondateur : Sébastien Marchon
  • Entreprise initiale créée en 2013 – plusieurs pivots et la marque Rydoo créée en 2022
  • Localisation siège social : 25 RUE DU QUATRE SEPTEMBRE, 75002 PARIS 2
  • Coordonnées  : https://www.rydoo.com/company/contact-us/
  • Une présence dans 6 pays et plus de 150 employés

Résumé : notre avis sur Rydoo

Points forts :

  • Le prix compétitif entre 8 et 12 € par mois
  • Les fonctionnalités sont complètes

Tarifs et fonctionnalités Rydoo

Tarifs :

Voici les 2 blocs de tarification principaux qui intéresseront les TPE et PME

. La différence de prix n’est pas élevée entre les deux formules : à choisir selon la formule la plus confortable pour l’entreprise, sans vraiment se poser de question.

tarifs logiciel Rydoo pour la gestion des notes de frais sur Le Blog du dirigeant

Fonctionnalités :

Comme vu ci-dessus, toutes les fonctionnalités attendues sur un logiciel de gestion des notes de frais sont présentes dans Rydoo :

  • Application mobile – accès pour tous les collaborateurs
  • Le scan des factures, évidemment, avec traitement des montants et centralisation dématérialisée
  • Valeur probante des justificatifs
  • Calcul des indemnités kilométriques avec Google Map
  • Circuit de validation simple ou plus complexe (avec 1 plusieurs utilisateurs aux commandes de la validation)
  • Remboursement automatique par simple clic
  • Possible carte d’entreprise pour les salariés
  • Possible connexion logiciel comptable pour traitement automatique de bout en bout

Résiliation :

Pas d’information. Normalement libre – sans remboursement de la période engagée et payée (mensuelle ou annuelle).

Récupération des données :

CSV ou Excel

Gérer ses notes de frais avec Rydoo

La promesse

Une meilleure façon de gérer ses dépenses.

Quel service – pour qui ?

Un logiciel de gestion des notes de frais pour les PME et les TPE

Les fonctionnalités Rydoo

Notre test du logiciel Rydoo pour la gestion des notes de frais sur Le blog du dirigeant

Gestion automatique des frais professionnels

Rydoo, comme tous les logiciels de gestion des notes de frais, fonctionne via la technologie OCR = prise de photo Smartphone et analyse automatique.

Le salarié dispose de l’application Smartphone pour prendre en photo ses justificatifs de paiement et les télécharger dans l’app’.

Le logiciel :

  • Crée une fiche et remplit les informations (montant HT, TTC, TVA, date, catégorie de dépense)
  • Le responsable est notifié pour valider la dépense
  • Une fois validée, la dépense est enregistrée en pré-compta
  • Le responsable 2 est notifié -> il rembourse le salarié d’un simple clic dans Rydoo

Par ailleurs :

  • La note de frais est archivée dans le logiciel
  • À la fin de la période, il suffit d’exporter toutes les écritures pour effectuer le rapprochement comptable

Qu’est-ce qu’un circuit de validation

Rydoo propose la mise en place d’un circuit de validation simple (formule tarifaire 1) ou plus complexe (formule tarifaire 2).

Un circuit de validation consiste à nommer des responsables chargés de valider les notes de frais transmises par les salariés et de déclencher le remboursement automatique.

Rydoo notifie automatiquement les personnes concernées.

Un circuit de validation simple implique un seul responsable. La formule tarifaire numéro 2 permet de créer des circuits avec plus de responsables impliqués.

Un exemple de circuit :

Le collaborateur saisit sa note de frais dans Rydoo.

Le responsable est notifié et vérifie la note de frais dans Rydoo.

Il approuve la demande pour transfert au comptable.

Le comptable obtient la note approuvée et lance le remboursement en un clic via Rydoo. Il peut ensuite saisir l’écriture.

Export des données ou transfert au logiciel comptable

À la fin de la période, vous exportez les saisies préformatées pour l’enregistrement en comptabilité.

Vous pouvez aussi connecter Rydoo à certains logiciels comptables pour une saisie automatisée des écritures de notes de frais (sur devis – tarif supplémentaire).

connexion Rydoo au logiciel comptable sur Le blog du dirigeant

La valeur probante des justificatifs

(archivage probant)

Rydoo inclut l’archivage probant des justificatifs.

Idéal : les factures dématérialisées et stockées dans Rydoo sont valables en cas de contrôle URSSAF.

Gestion automatique des indemnités kilométriques

L’application Smartphone Rydoo permet à chaque salarié de calculer les indemnités kilométriques ayant trait à chacun de leurs déplacements. Ils renseignent simplement le point de départ et d’arrivée pour un calcul automatique de la distance / indemnité. Rydoo utilise Google Maps.

L’entreprise doit au préalable paramétrer les véhicules concernés avec l’option fiscale souhaitée : remboursement au barème ou aux frais réels.

Reporting

Un tableau de bord fournit une vision à la fois globale et précise des notes de frais : par type de dépense, par période, par salarié, etc. Ces données aideront le manager à gérer les budgets de son équipe, au quotidien.

Les fonctionnalités supplémentaires (sur devis)

La carte bancaire pour les salariés

Vous pouvez obtenir une carte bancaire physique ou virtuelle pour vos salariés. La carte bancaire d’entreprise autonomise les collaborateurs. De plus, elle facilite la gestion de l’entreprise et la comptabilité.

Calcul récupération de la TVA

Vous pouvez automatiser le calcul de la récupération de la TVA sur les voyages d’affaires.

Connexion ERP et logiciels

Rydoo est conçu pour se connecter à l’ERP ou au progiciel des entreprises.

Support technique et service client

Pas d’information disponible.

Récapitulatif : avis clients

Rydoo n’a pas de fiche Google, donc on ne trouve pas d’avis directement en ligne.

Mais il y a des avis disponibles sur Google Store et App Store. La note est de :

  • 4 sur Google
  • 8 sur Apple

Les avis ne concernent que l’application en elle-même. Ils sont positifs. Le logiciel fonctionne de manière fluide, même si quelques bugs ont été enregistrés au démarrage de l’entreprise, sans toutefois rester sans solution.

Nous ne trouvons pas d’avis concernant le service client.

Avis final

De notre avis, le logiciel Rydoo est efficace pour la gestion des notes de frais des salariés en déplacement réguliers.

Cet outil concerne les TPE et petites PME.

Les plus :

L’avantage de ce logiciel en ligne est le prix compétitif. Un petit prix au regard de la valeur ajoutée apportée : gestion facilitée, gain de temps, baisse des erreurs de saisie / gestion.

La valeur probante des justificatifs n’est pas disponible sur tous les outils, donc le fait de l’avoir sur Rydoo est un vrai plus.

Le logiciel propose toutes les fonctionnalités attendues pour la gestion optimale des notes de frais. Y compris les cartes bancaires pour les salariés.

  • Un outil complet donc, à prix attractif !

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Sommaire
  • La carte d’identité Rydoo
  • Résumé : notre avis sur Rydoo
  • Gérer ses notes de frais avec Rydoo
  • Récapitulatif : avis clients
  • Avis final