Introduction

Notre avis sur Wallester : un service de cartes virtuelles et physiques VISA, assorti d’un logiciel de gestion des notes de frais.

Accélère les processus d’achats et notes de frais des collaborateurs.

Pour les entreprises de plus de 100 salariés.

 

Notre avis sur le logiciel Wallester pour la gestion des notes de frais sur Le Blog du Dirigeant

La carte d’identité Wallester

  • Nom : Wallester
  • Création en 2016
  • CEO  : Sergei Astafjev et Dmitri Logvinenko
  • Localisation siège social : 10 120, Tallinn, Estonie
  • Un bureau en France : 230 Rte des Dolines (Sofia Antipolis), 06560, Valbonne
  • Coordonnées françaises : 06 76 51 81 05france@wallester.com

Wallester est une structure agréée dont l’activité est le développement de la technologie numérique financière et l’émission de cartes VISA.

Depuis 2018, Wallester est partenaire officiel de Visa et membre de Visa FinTech Fast Track.

Wallester est autorisé par la Finantsinspektsioon (Autorité estonienne financière de supervision et de résolution).

Résumé : notre avis sur Wallester et son logiciel

Wallester s’adresse aux entreprises ayant un fort effectif : au moins une centaine de salariés.

Cet acteur se revendique fournisseur de cartes bancaires Visa : cartes virtuelles et physiques. En complément, il propose un logiciel pour centraliser le suivi des dépenses effectuées sur chaque CB.

Le logiciel Wallester vise les entreprises dont les collaborateurs effectuent des achats réguliers pour le fonctionnement de l’entreprise : achats média, abonnement à des logiciels en Saas (Google Workplaces, logiciels de productivité, Google Play…), mais aussi achat de fournitures, signature de contrats avec des sous-traitants, etc.

Avec ce concept de carte bancaire d’entreprise, l’approche est plus globale : cela permet autant de gérer les achats de l’entreprise que les facturettes des collaborateurs quand ils sont en déplacement.

Tarifs et fonctionnalités 

Les fonctionnalités

  • Des cartes bancaires Visa – virtuelles ou physiques
  • Définition de plafonds de dépense sur chaque CB
  • Circuit de validation des dépenses librement fixé
  • Logiciel pour suivre les transactions en temps réel
  • Rapports d’analyse
  • Prévisionnel des budgets
  • Centralisation des factures et justificatifs de dépense
  • Export comptable

Les prix

Gratuit : La formule 0 € permet d’éditer 300 cartes virtuelles + des cartes physiques en illimités + de suivre les paiements depuis le logiciel central.

199 € / mois : 300 cartes virtuelles + cartes physiques illimitées + fixer des budgets par carte, mettre en place des circuits de validation, obtenir des notifications et des rapports de suivi automatisés.

999 € / mois : + de 3000 cartes virtuelles + cartes physiques illimitées, avec un collaborateur Wallester dédié, des analyses et rapports personnalisables et plus détaillés.

Pour vous donner une idée, voici le prix des logiciels concurrents : 
  • Pleo : 40 ou 80 € / mois avec un nombre limité de factures traitées (20 ou 100 factures max selon la formule) -> pour les petites entreprises
  • N2F : 4,95 € / mois / utilisateur
  • Expensya : min 4,75 €

Les tarifs sont bien différents, mais l’approche est différente. Wallester vise les entreprises en forte croissance avec plus de 100 salariés, notamment via l’édition de CB en quelques clics et en illimité.

Test du logiciel 

La formule gratuite permet de tester le service autant de temps que souhaité, avec des fonctionnalités réduites.

Résiliation 

Mensuelle ou annuelle selon le forfait souscrit.

Pas de remboursement de la période engagée.

Récupération des données 

Export comptable format CSV, Excel.

Gérer ses dépenses et notes de frais avec Wallester

La promesse

Aucun frais d’installation. Des CB virtuelles en instantané.

Quel service – pour qui ?

Pour les entreprises de plus de 100 salariés. 

Pour permettre aux employés de payer toutes les dépenses liées à leur mission, en totale autonomie.

Les fonctionnalités 

Cartes bancaires et paramétrage

Wallester fonctionne avec des cartes bancaires Visa virtuelles ou physiques. L’employeur paramètre les budgets sur chaque carte, en fixant des plafonds de dépense.

Les cartes virtuelles sont émises gratuitement en quelques secondes.  

Il est possible de créer un circuit de validation personnalisé, pour chaque carte ou dépense.

Pour rappel, le circuit de validation permet d’obliger une pré-validation de la dépense par un responsable de son choix, avant la transaction effective.

Utilisation des cartes bancaires

Le collaborateur choisit la devise de son choix pour chaque dépense effectuée.

Il photographie ou télécharge les factures émises et il les importe dans le logiciel.

La facture est alors pré-saisie par Wallester et une notification est envoyée au responsable. La dépense est engagée selon le circuit de validation qui a été paramétré en amont.

Le logiciel pour suivre les données, prévoir et ajuster

Le logiciel Wallester pour suivre les dépenses et notes de frais sur Le Blog du dirigeant

Les CB sont toutes reliées à un logiciel central.

Le logiciel Wallester montre chaque transaction en temps réel.

Une notification envoie les détails des règlements de chacune des dépenses.

Des tableaux de bord présentent les dépenses sous différents angles : par catégorie, par CB / collaborateur, par période, etc.

Il est possible de modifier en temps réel les budgets sur chaque CB. 

Prévisions de dépenses en temps réel

Petit plus qu’on ne trouve pas chez les logiciels concurrents :  Wallester permet de générer des prévisions de dépenses précises, en fonction des dépenses passées et en cours.

Export des données comptables

Wallester pré-saisit les écritures de chaque dépense et permet d’exporter ces données avec tous les justificatifs.

En un clic, vous envoyez toutes les données pré-formatées auprès du service comptable.

La valeur probante des justificatifs

Nous ne trouvons pas d’information à ce sujet sur le logiciel Wallester. L’éditeur étant hors France, nous pensons que la valeur probante n’est pas intégrée.

Un système gagnant-gagnant

Toute l’équipe est gagnante :

  • L’employeur paramètre des limites de paiement
  • Le collaborateur va gérer ses besoins financiers de manière autonome
  • Il transmet les reçus à Wallester en un clic : reçus en ligne ou factures papier
  • La comptabilité et le reporting sont pré-réalisés
  • Les factures sont stockées

Les employés devront garder tous les justificatifs papier et les transmettre à leur responsable pour stockage comptable.

Support technique et service client

Le support Wallester dépend du niveau de l’abonnement souscrit.

Récapitulatif : avis clients

Google ne présente que 23 avis avec une note de 4,3. Le nombre d’avis n’est pas assez significatif.

Nous avons quand même analysé les commentaires : les avis sont majoritairement positifs et saluent un logiciel professionnel, fluide et efficace.

Ce sont 2 avis négatifs qui font baisser la note. Ces deux avis Wallester mentionnent un « rejet » de leur demande pour adhérer au service.

Sur les autres plateformes, les avis Wallester sont également positifs avec une note supérieure à 4.5.

On trouve quelques critiques, car il manque une devise, par exemple, ou encore parce que le branding des cartes aux couleurs et logo de l’entreprise est une option à tarif élevé.

Avis final

De notre avis, le logiciel de gestion des notes de frais et dépenses Wallester est un outil complet pour maximiser les processus financiers de l’entreprise.

  • Un outil à utiliser si vos collaborateurs sont nombreux, autonomisés et présents sur plusieurs sites ou en télétravail
  • Idéal quand les collaborateurs sont à l’étranger, car le logiciel est multi-devises

Il est évident que vous maximisez les processus avec la formule à 199 € / mois. Mais vous pouvez commencer avec la formule gratuite pour valider la pertinence du logiciel.

Les alternatives :

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Sommaire
  • La carte d’identité Wallester
  • Résumé : notre avis sur Wallester et son logiciel
  • Tarifs et fonctionnalités 
  • Gérer ses dépenses et notes de frais avec Wallester
  • Récapitulatif : avis clients
  • Avis final
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