Avis

Test du logiciel Expensya pour la gestion des notes de frais

Logiciel de gestion des notes de frais

Introduction

Expensya est un logiciel de gestion automatique des dépenses et des notes de frais. Il est utile :

  • Pour un indépendant en société individuelle
  • Pour un manager qui gère une équipe de salariés

La carte d’identité Expensya

  • Nom : Expensya
  • Statut juridique : Société Anonyme
  • Capital social : 99 039,28 euros,
  • Fondateur : Karim Jouini
  • Logiciel en Saas disponible depuis 2015
  • Localisation siège social : 7, rue du 4 Septembre, 75002, Paris, 
  • Coordonnées  : expensya.com

Pourquoi donner notre avis

L’équipe de testeurs du blog du dirigeant est pleinement consacrée aux tests des logiciels dédiés au pilotage de l’entreprise (outils de gestion, outils de comptabilité, outils de facturation, CRM, etc.). Leurs tests & avis vous aideront à choisir un outil adapté à vos besoins et votre modèle économique.

Il faut savoir que tous les outils de gestion ne sont pas conçus pour toutes les entreprises. Choisir le bon outil peut être un réel gain de compétitivité, mais l’inverse peut alors freiner l’entreprise (perte de temps, coût financier inutile, aucun apport de compétitivité…).

Heureusement, de nombreux outils actuels sont disponibles en ligne avec des tests gratuits ou un système d’abonnement à petit prix et sans engagement. Si vous vous trompez d’outils, vous pourrez facilement revenir en arrière !

Néanmoins, n’hésitez pas à consulter nos tests & avis avant de souscrire un abonnement. Quelques minutes de lectures vous permettront peut-être de choisir immédiatement le bon logiciel.

Résumé : notre avis sur Expensya

  • Logiciel de gestion des notes de frais et des dépenses
  • Pour toutes les entreprises qui ont des frais professionnels (de la TPE au grand compte)
  • Un outil puissant à moindre coût : vous gagnez assurément du temps et de la compétitivité

Points forts :

  • Un petit prix pour un avantage certain : moins de gestion administrative – pilotage des dépenses facilité
  • Vous pouvez faire un test gratuit de 30 jours
  • Les cartes de paiement pour vos collaborateurs
  • La fonctionnalité dédiée aux voyages d’affaires
  • Expensya automatise aussi la comptabilité des dépenses d’abonnement (hors notes de frais)

Tarifs et fonctionnalités Expensya

Tarifs :

TPE/ indépendant TPE/PME Formule Gold ETI / Grands comptes Formule Premium
6,64 € HT / mois 9,49 € HT / mois Sur devis
4,75 € HT / mois si engagement annuel 7,60 € HT / mois si engagement annuel Sur devis

Fonctionnalités :

  • Gestion comptable et financière des dépenses (frais professionnels, notes de frais)
  • Gestion des indemnités kilométriques
  • Carte bancaire pré-payée pour les collaborateurs
  • Gestion des voyages d’affaires
  • Application Smartphone + application Web

Résiliation :

Libre. Pas de remboursement de la période engagée (mensuelle ou annuelle).

Récupération des données :

CSV ou Excel

Gérer son entreprise avec Expensya

La promesse

Une solution qui s’adapte à chaque typologie d’entreprise.

Quel service – pour qui ?

Un service pour les entreprises enregistrant beaucoup de dépenses variables : déplacements, frais d’hôtel, restaurants, abonnements divers…

Concerne autant les dépenses des collaborateurs que celles des dirigeants.

Les fonctionnalités Expensya

La gestion des frais professionnels

Notre test et avis sur le logiciel Expensya d gestion des notes de frais

Le cœur de mission du logiciel Expensya est la gestion des frais professionnels. Voici comment l’outil procède pour vous faire gagner du temps.

  • Prenez en photo votre facture
  • Envoyez la photo dans l’application Expensya
  • Expensya analyse les informations (technologie OCR)
  • Expensya réalise l’écriture comptable et classe le document
  • Vous exportez les écritures à la comptabilité de l’entreprise
  • Expensya fournit la liste des remboursements mensuels à opérer pour chaque collaborateur
  • Expensya fournit des tableaux de reporting (montant de dépenses par collaborateur, statistiques saisonnières…).

 

  • En clair, le logiciel Expensya s’occupe de toutes les écritures comptables et de gestion liées aux notes de frais.

 

Workflow : pour rembourser les notes de frais des collaborateurs,  vous pouvez prévoir une automatisation des virements -> Limite d’autant plus vos interventions dans la gestion des notes de frais.

Processus de validation

Vous pouvez mettre en place un processus de validation des dépenses personnalisé -> pour valider le lancement automatique de la comptabilité associée -> notamment concernant une demande de remboursement de la part d’un salarié.

Valeur probante des justificatifs

Attention, seules les formules Gold et Premium permettent d’offrir une valeur probante aux justificatifs conservés en version numérique dans le logiciel (en cas de contrôle Urssaf).

Si vous souscrivez la formule TPE/Indépendant, vous devrez absolument conserver vos justificatifs en version papier en parallèle -> en cas de contrôle URSSAF.

Le suivi comptable automatisé

Intégration d'une facture dans le logiciel Expensya

Comme expliqué ci-dessus, Expensya réalise automatiquement les écritures comptables liées à la gestion des notes de frais. Les écritures sont saisies et classées. Elles sont exportables pour intégration à la comptabilité globale de l’entreprise.

Gestion des autres dépenses

Gestion des factures d'abonnements avec le logiciel Expensya

Vous avez des factures de dépenses dans votre boite email ? Expensya peut les récupérer et les traiter si vous connectez le logiciel à votre messagerie.

Vous avez des factures d’abonnements variées ? Expensya peut aussi les saisir en comptabilité et les classer si vous connectez le logiciel aux différents sites.

Les différents sites compatibles avec une connexion Expensya sont, entre autres : Free, MailChimp, La Poste, Mailjet, LinkedIn, Deliveroo, Chauffeur Privé, EasyJet, DocuSign.

Gestion des frais kilométriques

Expensya gère les indemnités kilométriques en multi-véhicules. Il suffit d’entrer le point de départ et le point d’arrivée, de sélectionner le véhicule concerné pour obtenir un calcul automatique de l’indemnité (au choix selon le barème fiscal ou selon votre propre calcul personnalisé)

Pour vos collaborateurs : des cartes de paiement

Pour les managers qui gèrent des équipes, la carte de paiement est un outil intéressant. Il s’agit, en quelque sorte, d’une carte de crédit à budget limité, dont vous définissez et modifiez les plafonds et que vous donnez à votre collaborateur. Celui-dispose ainsi de sa propre carte de crédit business. IL gagne en autonomie sans vous faire perdre la main sur ses dépenses.

Depuis la plateforme Expensya, vous suivez en temps réel les dépenses engagées par chaque collaborateur.

La gestion des voyages d’affaires

Le logiciel Expensya propose une fonctionnalité relativement inédite : la gestion automatisée des voyages d’affaires. Un module pratique si vos collaborateurs ou vous-même êtes des travailleurs nomades.

Outre la gestion des notes de frais, vous pouvez paramétrer le suivi des dépenses en ciblant votre voyage en question. Expensya vous fera donc un rapport statistique du coût de votre voyage (calcul du ROI…).

En déplacement professionnel à l’étranger, Expensya gère la gestion des dépenses directement en devise étrangère.

Toutes vos dépenses sont automatiquement converties dans la devise du pays concerné, au taux du jour.

Vos collaborateurs à l’étranger peuvent réaliser facilement et quasi-automatiquement les ordres de mission et les demandes d’avance. Ils les envoient dans l’application, pour une gestion fluide et en temps réel de leurs dépenses professionnelles.

Expensya se connecte à des applications de réservations, ce qui permet d’automatiser à 100 % le traitement des dépenses liées à la logistique. Voici les sites sur lesquels Expensya se connecte : Uber, Uvet, Open Booking, Travel Planet, Amplitude, Egencia.

Reporting

Liste des notes de frais et reporting sur le logiciel Expensya

Bien sûr, l’application Expensya propose des tableaux de bord de suivi pour tous les volets, ce qui vous permet de suivre et piloter vos dépenses professionnelles en détail, poste par poste, collaborateur par collaborateur.

Support technique et service client

Un support par email ou chat est ouvert à tous les utilisateurs. Les clients qui ont souscrit un abonnement Premium ont également accès à un support téléphonique avec un collaborateur dédié.

Pour une aide à la prise en main, le logiciel propose de nombreuses ressources en libre accès : vidéos tuto, aide en ligne.

Récapitulatif : avis clients

Sur Google, le logiciel Expensya a une note de 4,2 / 5 – mais il n’y a que 11 avis. Le nombre d’avis est insuffisant pour se faire une idée objective et vraie de la qualité de cet outil.

Avis final

De notre avis, Expensya est un logiciel puissant qui accélère et optimise la gestion des dépenses : moins d’erreurs, moins de temps de suivi administratif, moins de papier à classer, moins de saisie chronophage et moins de démarche à accomplir pour enregistrer sa note de frais. Toutes les personnes de l’entreprise y gagnent  : du collaborateur au dirigeant en passant par le responsable de la comptabilité.

Le prix est compétitif. Il l’est d’autant plus au regard de la valeur ajoutée apportée.

Avec plus de 5000 clients grands comptes et ETI et des milliers de TPE et sociétés unipersonnelles, on peut dire qu’Expensya est un logiciel reconnu.

Nous recommandons cet outil à toutes les entreprises qui enregistrent des dépenses professionnelles récurrentes et/ou qui ont beaucoup de frais de déplacement.

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Sommaire
  • La carte d’identité Expensya
  • Pourquoi donner notre avis
  • Résumé : notre avis sur Expensya
  • Tarifs et fonctionnalités Expensya
  • Gérer son entreprise avec Expensya
  • Les fonctionnalités Expensya
  • Récapitulatif : avis clients
  • Avis final
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