Test du logiciel Evoliz pour la gestion des notes de frais

Résumé : notre avis sur Evoliz

• Un outil intuitif, dans la lignée des logiciels édités par les startups de la FrenchTech
• Un logiciel de gestion complet : comptabilité, facturation, gestion fournisseurs et gestion des notes de frais

Tarifs et fonctionnalités

Le logiciel Evoliz n’inclut pas uniquement la gestion des notes de frais. Il s’agit d’un logiciel comptable + facturation et gestion complet.

Les tarifs :

31,50 € HT / mois pour la version facturation + compta + gestion des dépenses fournisseurs + gestion des notes de frais -> 500 justificatifs par mois maximum.

45 € HT / mois : formule précédente + accès 5 utilisateurs + logiciel de gestion de trésorerie et prévisionnel de gestion -> 2500 justificatifs par mois max.

Test Evoliz

Test du logiciel gratuit pendant 30 jours

Résiliation :

Libre, sans remboursement de la période engagée : paiement mensuel ou annuel.

Récupération des données :

Export comptable format CSV, ods, Excel.

Gérer ses notes de frais avec Evoliz

La promesse

Gérer ses notes de frais (et sa compta) avec le sourire.

Quel service – pour qui ?

Pour les petites entreprises de 2 à 15 collaborateurs.

Les fonctionnalités

Numérisation des reçus – Pré-saisie comptable

L’application Evoliz permet à chaque collaborateur de photographier ses facturettes et reçus et de les envoyer dans le logiciel d’un seul clic.

Evoliz s’occupe alors :

• De stocker le justificatif dématérialisé
• De créer une fiche de dépense (saisie de la date, du montant HT, TTC, calcul de la TVA…). -> Le logiciel fonctionne par lecture OCR
• De passer l’écriture comptable associée

Suivi des dépenses

Vous obtenez un tableau de toutes les notes de frais de vos collaborateurs, avec différents angles de vue selon votre besoin : liste par salarié, par période, par catégorie de dépense…

En un clic, vous validez les dépenses.

Le service comptable (ou vous-même) pourra ensuite procéder au remboursement des sommes validées.

La bannette

Vos justificatifs pris en photo intègrent automatiquement le module bannette du logiciel.

Vous pouvez aussi intégrer les justificatifs de dépenses par simple glissé-déposé dans le module bannette : formats PDF, JPEG, etc.

La bannette permet ainsi de stocker :

• vos factures fournisseurs (envoyées par email)
• les factures / notes de frais et documents papier, pour vous et vos collaborateurs
• Et de retrouver facilement chaque document grâce à l’onglet « recherche ».

Calcul des frais kilométriques

Le module dédié au kilométrage est très facile à utiliser. Il permet à chaque collaborateur de calculer automatiquement les frais kilométriques associés à ses trajets. Une fois le trajet renseigné, le logiciel calcule automatiquement la dépense et l’intègre en pré-comptabilité : montant HT / TVA  / TTC / classification comptable.

Synchronisation bancaire et logiciel comptable

L’avantage d’Evoliz est qu’il propose un outil tout-en-un : logiciel de notes de frais et logiciel comptable dans le seul et même outil.

Toutes les écritures passées par Evoliz en notes de frais sont automatiquement traitées par le logiciel comptable Evoliz. Votre comptabilité est pré-saisie de A à Z.

Pour finaliser la comptabilité de l’entreprise, vous pouvez même connecter votre compte bancaire au logiciel pour que celui-ci établisse les rapprochements bancaires automatiquement.

Vous obtenez tous vos journaux, balance comptable et grand livre, validés et rapprochés.

Connexion aux logiciels tiers

Pour aller encore plus loin dans l’automatisation, Evoliz peut se connecter à d’autres logiciels utilisés par l’entreprise.

Les connexions permettent, par exemple :

• de procéder à des virements en un seul clic depuis Evoliz : remboursement notes de frais, paiements fournisseurs …
• D’importer des justificatifs depuis DropBox
• ,Etc.

Tableaux de bord

Comme tout logiciel en ligne de la French Tech, Evoliz propose une série de tableaux de bord pour l’aie à la prise de décision de gestion.

Les graphiques de suivi sont ergonomiques, faciles à interpréter.

Pas de circuit de validation

Un circuit de validation permet d’intégrer plusieurs responsables dans la validation des dépenses et des remboursements. Nous ne trouvons pas de possibilité de créer un circuit de validation dans le logiciel. Vous n’avez qu’un seul accès pour une seule personne impliquée dans la validation.

Pas de valeur probante des justificatifs

Les documents stockés dans Evoliz ont-ils valeur probante en cas de contrôle fiscal ou social ?

Nous ne trouvions pas de réponse, alors nous avons interrogé le centre d’aide. Une messagerie instantanée est effectivement disponible depuis le logiciel.

La réponse : « Nous n’avons pas de système d’horodatage donc malheureusement il faudra garder vos tickets. »

Vous devez donc conserver tous les justificatifs en version papier.

Support technique et service client

Evoliz propose un support par messagerie instantanée, ouvert aux heures ouvrées. Vous accédez également à de nombreuses FAQ, ressources. Une aide téléphonique est également possible.

Le service de messagerie instantané est efficace : nous avons eu immédiatement la réponse à notre question sur la valeur probante des justificatifs.

Récapitulatif : avis clients

Evoliz a une note de 4,9 sur Google avec plus de 130 avis.

Le service client est réactif.

Bon à savoir : un utilisateur précise que le logiciel n’est pas adapté pour facturer à l’international et utiliser plusieurs devises.

Avis final

A propos du prix

Le tarif Evoliz inclut un logiciel de gestion complet -> et non uniquement la gestion des notes de frais. Il est donc difficile de comparer le prix d’Evoliz par rapport à celui des concurrents exclusivement dédiés aux notes de frais.

Voici les prix de logiciels proposant uniquement la numérisation et le suivi des notes de frais :

• Le logiciel N2F : tarif 4,9 € HT / mois / collaborateur
• Le logiciel Pleo : tarif 35 € / mois quel que soit le nombre de salariés
• Le logiciel Epensya : tarif min 4,75 € HT / mois / collaborateur

 

• La formule Evoliz à 35 € HT / mois est limitée à 500 documents par mois. Mais elle donne accès à tout le logiciel incluant la gestion et la comptabilité.

A propos des fonctionnalités

Attention, il n’y a pas de valeur probante des justificatifs ni de circuit de validation complexe : des fonctionnalités que l’on retrouve dans les logiciels strictement dédiés aux notes de frais.

Cet outil Evoliz concerne donc plutôt  les responsables qui n’ont pas de service de notes de frais structuré ; et qui gèrent eux-mêmes plusieurs missions en simultané : suivi comptable, notes de frais, gestion des budgets…