Avis

Test du logiciel Payhawk pour la gestion des notes de frais via CB d'entreprise

Logiciel de gestion des notes de frais

Introduction

Le logiciel Payhawk : un logiciel de gestion des notes de frais de qualité, avec des cartes bancaires multi-devises.

Selon nous :

  • concerne les entreprises à partir de 50 collaborateurs.
  • Idéal quand l’entreprise évolue sur plusieurs sites, voire dans plusieurs pays.

La carte d’identité Payhawk

  • Nom : Payhawk
  • Création en 2018
  • CEO  : Hristo Borisov et Konstantin Dzhengozov
  • Localisation siège social : Bulgarie
  • Un bureau en France : 33 rue Lafayette, 75009 Paris
  • Coordonnées françaises : 06 73 95 56 04

Payhawk est une licorne bulgare très célèbre dans son pays. La startup des Fintech a levé plus de 115 millions d’euros pour s’implanter dans différents pays d’Europe, notamment en France.

L’entreprise détient le statut de « membre principal » de Visa Europe, ainsi que l’agrément d’Établissement de Monnaie Électronique.

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Résumé : notre avis sur le logiciel Payhawk

Payhawk s’adresse aux entreprises d’une centaine de salariés qui gèrent des équipes sur plusieurs sites et avec plusieurs devises pour les achats et dépenses professionnelles.

Tarifs et fonctionnalités 

  • Des cartes bancaires Visa – virtuelles ou physiques
  • Plafond de dépenses sur chaque carte
  • Circuit de validation
  • Logiciel pour suivre les transactions en temps réel
  • Application Smartphone pour photographier les facturettes et les envoyer dans le logiciel
  • Calcul des indemnités kilométriques
  • Intégration logiciel comptable ou ERP
  • Connexion possible avec le service des achats (sur option)

Les prix : Mystère. Aucun prix n’est fourni sur le site. Mais il y a manifestement 3 formules d’abonnement – donc trois niveaux de fonctionnalités et de prix.

Pour avoir une idée des tarifs, nous avons regardé chez le concurrent direct de Payhawk. Il s’appelle Wallester  et il propose une formule gratuite très basique, une formule à 200 € mensuelle et une formule à 999 € mensuelle.

Test du logiciel 

Il n’y a pas de test gratuit du logiciel, mais une démo est possible.

Notez que les tests gratuits sont toujours possibles sur demande et à la discrétion de l’éditeur.

Résiliation 

Mystère.

Récupération des données 

Export comptable format CSV, Excel.

Avis clients
Domaine traité
Avis LBDD

A partir de 66 € /mois 


423 avis
Gestion Paie & RH

A partir de 12 € /mois 


22 avis
Gestion Paie

A partir de 14 € /mois 


3 avis
Gestion Paie

A partir de 9,50 € /mois 


2 368 avis
Gestion Paie

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Gérer ses dépenses et notes de frais avec Payhawk

La promesse

Réinventez la gestion de vos dépenses.

Quel service – pour qui ?

Le logiciel concerne plutôt les entreprises qui ont un effectif d’une cinquantaine de salariés ou plus.  

Le service proposé autonomise les salariés dans la gestion des dépenses liées à l’exercice de leur poste : achats, notes de frais.

Le paramétrage de plafonds de dépenses permet l’autonomie totale, tout en respectant les politiques budgétaires de l’entreprise.

Les fonctionnalités 

Des cartes bancaires multi-devise à paramétrage facile

Payhawk se positionne comme fournisseur de cartes bancaires Visa pour les collaborateurs des entreprises ;

L’employeur paramètre les budgets sur chacun des CB, en fixant des plafonds de dépense. Il crée également des circuits de validation personnalisés sur les cartes.  

Le salarié est ainsi autonomisé pour les achats liés à sa mission et pour ses frais de déplacement. La politique budgétaire de l’entreprise est respectée.

Les paiements peuvent être effectués en plusieurs devises.

La gestion des notes de frais via l’application Payhawk

Une app’ Smartphone permet au collaborateur de photographier ses facturettes et factures et de les envoyer dans le logiciel Payhawk pour traitement.

Intégration comptable = états financiers à jour !

Le logiciel central Payhawk reçoit automatiquement toutes les entrées de toutes les dépenses de l’entreprise : reçus des facturettes envoyées par l’application, paiements par cartes bancaires virtuelles et physiques.

Il fournit une vision globale des opérations en attente d’approbation et approuvées.

Il s’intègre au logiciel comptable ou à l’ERP de l’entreprise. Cela signifie que Payhawk pré-saisit automatiquement les  opérations. Les données validées sont directement intégrées au logiciel comptable ou à l’ERP de l’entreprise, avec les différents justificatifs numérisés.

Ici, l’intégration comptable (vs le simple export des données) permet d’obtenir des états financiers à jour, en temps réel.

La gestion des indemnités kilométriques

Avec quelques renseignements de base, le logiciel calcule automatiquement les kilomètres parcourus par un salarié, le montant des frais de déplacement et le montant remboursable : le tout selon le barème d’indemnité kilométrique de votre choix.

Les fonds sont remboursés au salarié en un clic depuis Payhawk, selon le circuit de validation paramétré en amont.

Un module pour le service des achats

Sur option, Payhawk propose le regroupement de toutes les demandes d’achat, le suivi des validations, la création des bons de commande et la validation avec les comptes fournisseurs sur une seule et même interface, elle-même reliée aux actions qui transitent sur le logiciel.

Le moins : Pas de valeur probante des justificatifs

Nous ne trouvons pas d’information à ce sujet.

Les employés devront garder tous les justificatifs papier et les transmettre à leur responsable pour stockage comptable.

Sans valeur probante, seuls les justificatifs papier font foi pour l’administration fiscale et sociale.

Support technique et service client

Le niveau de support Payhawk dépend de l’abonnement. Tous les abonnés ont un chat gratuit en direct, une adresse email de support et un numéro de téléphone.

Seules les formules plus élevées permettent d’avoir un responsable dédié pour le logiciel et un responsable dédié pour l’implémentation de l’outil à l’ERP de l’entreprise.

Récapitulatif : avis clients

Le logiciel Payhawk n’a pas d’avis sur Google. Il faut chercher plus loin, sur les plateformes d’avis, où elle enregistre une note autour de 4.5 pour un peu plus d’une centaine d’avis.

Les insatisfactions visent des problématiques précises : le logiciel n’arrive pas toujours à lire les informations des facturettes (bug sur la lecture OCR). Certaines informations saisies manuellement marquent « erreur » alors que ce n’est pas le cas.  Certains utilisateurs mentionnent un prix relativement élevé.

Les avis positifs parlent d’un logiciel intuitif (UX), facile à utiliser, d’une intégration réussie à l’ERP de leur entreprise, d’une gestion multi-devise qui fonctionne très bien ou encore d’un processus de gestion des notes de frais transformé et facilité grâce à Payhawk.

Avis final

De notre avis, Payhawk a de très bons retours vs des avis négatifs uniquement sur des petites choses que l’éditeur ne manquera pas de corriger.

Ce logiciel s’adresse aux entreprises de plus de 100 salariés, qui veulent :
  • autonomiser leurs collaborateurs
  • fluidifier les processus liés aux dépenses et notes de frais
  • accélérer la gestion des dépenses et notes de frais

L’outil est encore plus pertinent lorsque les collaborateurs sont sur plusieurs sites, voire répartis dans plusieurs pays. Il permet en effet de gérer les flux en plusieurs devises.

On apprécie le double emploi en termes de :

  • gestion des dépenses stricto sensu via les cartes bancaires (achat de fournitures, abonnements, achat média, achat comm’ …)
  • gestion des notes de frais lors des déplacements des collaborateurs (restaurant, ticket parking, ticket de transport …)

Payhawk est implanté dans plusieurs pays d’Europe et semble s’adapter aux réglementations des différents pays (calcul des indemnités kilométriques, frais déductibles maximums). La startup a la bénédiction de Visa : nous pensons donc que nous pouvons lui faire confiance.

Les alternatives :
  • Le logiciel français Pleo pour des CB d’entreprise avec intégration comptable ET indemnités kilométriques – mais pas de choix de devise
  • Le logiciel Wallester pour des CB d’entreprises multi-devise et intégration comptable – mais sans indemnités kilométrique
  • ONexpense pour la gestion des notes de frais avec valeur probante
  • La gestion des notes de frais

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Sommaire
  • La carte d’identité Payhawk
  • Résumé : notre avis sur le logiciel Payhawk
  • Gérer ses dépenses et notes de frais avec Payhawk
  • Récapitulatif : avis clients
  • Avis final