Avis

Test du logiciel Minute7 pour la gestion des notes de frais

Logiciel de gestion des notes de frais

Introduction

Ce logiciel de gestion des notes de frais propose toutes les fonctionnalités pratiques attendues sur ce type d’outil + un logiciel de gestion du temps.

On apprécie le tarif clair et net : 8 dollars / mois / utilisateur.

Point noir : les reçus dématérialisés n’ont pas de valeur probante en cas de contrôle de l’administration. Il faudra les conserver en version papier.

Le traitement comptable des reçus se fait uniquement avec une connexion à :

  • QuickBooks Online
  • QuickBooks Desktop à partir de 2006

Attention depuis le 1er janvier 2024, QuickBooks n’est plus disponible en France, pour les entrepreneurs comme pour les experts-comptables.

L’équipe du blog du dirigeant se tient à votre disposition pour vous aider à trouver un logiciel de remplacement et/ou un partenaire de confiance.

La carte d’identité Minute 7

  • Nom : Minute7
  • Fondateur : ?
  • Entreprise créée : ?
  • Localisation siège social : États-Unis, Californie (Montain View) – adresse : 5149 Catalon Ave Woodland Hills, CA 91364.
  • Coordonnées  : support@minute7.com

Résumé : notre avis sur Minute 7

  • Logiciel de gestion des dépenses professionnelles
  • Un tarif unique et simple à 8 dollars par mois et par utilisateur

Points forts :

  1. Le tarif unique sur un marché où les éditeurs proposent différentes formules de tarifications parfois floues
  2. Le logiciel de gestion du temps

Points faibles :

  1. Pas de valeur probante des justificatifs stockés dans le logiciel
  2. Un logiciel édité aux États-Unis : on ne trouve pas la gestion des euros (tout est en dollars a priori)
  3. Une connexion nécessaire avec Quickbooks pour la gestion complète des notes de frais (pas d’écriture comptable via Minute7 en solo).

Tarifs et fonctionnalités

8 dollars par mois par utilisateur.

Test gratuit pendant 30 jours.

Fonctionnalités :

  • Intégration et stockage des notes de frais
  • Connexion à Quickbooks pour traitement comptable
  • Journal dédié à la saisie des temps de travail
  • Rapports de suivi : des dépenses et des temps
  • Possibilité d’intégrer le kilométrage par salarié / projet avec calcul de l’indemnité

Synchronisation comptable :

Synchronisation avec le logiciel QuickBooks Intuit pour traitement comptable automatisé des justificatifs.

Il faut avoir QuickBooks Online et QuickBooks Desktop à partir de 2006.

Résiliation :

La résiliation est libre à tout moment, sans remboursement de la période engagée (toujours mensuelle).

Récupération des données :

Export comptable format CSV, Excel

Gérer ses notes de frais avec Minute7

La promesse

Pour que vos salariés saisissent leurs heures et leurs dépenses depuis n’importe quel terminal

Quel service – pour qui ?

Un logiciel de gestion des notes de frais pour les petites entreprises de 2 à 20 collaborateurs.

Les fonctionnalités

Numérisation des reçus

Vos salariés photographient leurs reçus et les téléchargent dans l’application Minute 7.

Minute 7 fonctionne avec Quickbooks : cela signifie que chaque dépense enregistrée est associée à un client ou un projet.

Le processus Minute 7 :

  • Le salarié télécharge le reçu et l’associe à un client ou un projet
  • Minute7 stocke le reçu dématérialisé dans le Cloud (partenariat avec Amazon Web Services)
  • Le logiciel liste et centralise toutes les dépenses
  • Le logiciel fournit un rapport de suivi des dépenses : par employé / par catégorie de charge / par période / par client facturé
  • D’un seul clic, vous envoyez les listings à QuickBooks Intuit afin que celui-ci saisisse les écritures comptables associées

Le logiciel de gestion des notes de frais Minutes : notre avis sur Le blog du dirigeant

Circuit de validation & automatisation des saisies comptables

Il n’y a pas de circuit de validation dans le logiciel Minute7.

Minute7 est vraiment centré sur l’application permettant de dématérialiser et stocker des reçus + suivre les temps et dépenses par collaborateur.

Tout ce qui concerne les saisies comptables et le circuit de validation / remboursement est géré par Quickbooks Intuit.

Un système gagnant-gagnant

Toute l’équipe est gagnante :

  • le collaborateur va simplement envoyer la photo dans le logiciel Minute7
  • Le responsable va simplement vérifier les listings de dépenses avant de cliquer sur un bouton pour les envoyer dans le logiciel comptable QuickBooks.

La valeur probante des justificatifs

(archivage probant)

Nous ne trouvons pas d’information sur la valeur probante des justificatifs stockés dans Minute 7.

  • En cas de contrôle fiscal ou URSSAF, la valeur probante permet à l’entreprise de présenter les reçus dématérialisés stockés dans le logiciel en lieu et place des reçus papiers.

Dommage pour Minute 7.

Suivi des indemnités kilométriques

L’application possède une fonctionnalité pour saisir le kilométrage. Le montant à rembourser est calculé par Minute7 (selon l’indemnité unitaire que vous paramétrez en amont).

Comme pour chaque manipulation dans Minute 7, le collaborateur associera son déplacement à un client / projet.

Attention : pas de GPS intégré ! Le collaborateur doit saisir le nombre de kilomètres qu’il a effectué et l’associer à un projet ou client.

Fiche de temps pour les salariés

La feuille de temps permet de suivre les temps de travail par salarié et par projet / client.

Chaque collaborateur remplit son temps et accède à son propre suivi.

Le responsable accède à toutes les feuilles de temps, celles-ci étant ensuite configurées sous forme de rapport de suivi : par collaborateurs et /ou par projet, par temps travaillé / temps de pause + relié  aux dépenses -> pour obtenir un suivi des projets en termes de timing, de salarié impliqué et de budget.

Remplir une feuille de temps avec le logiciel Minute 7 sur Le blog du dirigeant

Rapports de suivi (tableaux de bord)

Les tableaux de bord permettent au responsable d’obtenir la synthèse des dépenses.

Il accède aussi à la synthèse des feuilles de temps et du kilométrage effectué.

Il obtient un suivi à la fois détaillé et synthétique, sous tous les angles souhaités :

  • par collaborateur
  • par projet ou client
  • par catégorie de dépense.

Support technique et service client

Vous accédez à une FAQ complète et bien présentée.

Un service support est disponible depuis le logiciel, par email ou téléphone.

Notre test du logiciel de gestion des notes de frais Minute7 sur Le blog du dirigeant

Récapitulatif : avis clients

Nous ne trouvons pas de note sur Google. Sur les plateformes et forums, les utilisateurs attribuent globalement une note de 4 à 4,4.

Les utilisateurs estiment que ce logiciel fait parfaitement l’affaire pour obtenir un suivi des projets en termes de budget et de temps.

Il n’est pas conçu pour la gestion des notes de frais d’un point de vue de comptabilité et de remboursement. Pour cela, il faut absolument le relier au logiciel Quickbooks Intuit.

Il s’agit plus d’un outil de pilotage de projet que d’un logiciel de gestion des notes de frais stricto sensu.

Avis final

De notre avis, Minute 7 n’est pas adapté pour une entreprise basée en France, principalement parce que :

  • nous ne trouvons pas de traitement en devise française
  • il n’y a pas de valeur probante des justificatifs comme c’est le cas sur les logiciels made in France, adaptés aux obligations fiscales françaises

De plus, il faut avoir les versions QuickBooks Intuit pour que ce logiciel devienne aussi puissant qu’un autre éditeur incluant d’office la pré-comptabilité.

Par contre, il est simple à prendre en main et très rapide d’utilisation pour vos salariés. À utiliser si vous voulez effectivement obtenir un outil de reporting pour vos équipes. Ce logiciel vous permettra de suivre les projets et budgets en détail, sans faire perdre de temps à tout le monde. Et il vous donnera une vision claire et nette de vos projets en cours : temps de travail, budgets.

D’ailleurs, un utilisateur précise que Minute 7 fait gagner 1 à 2 heures par jours en reporting et en analyse des projets.

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Sommaire
  • La carte d’identité Minute 7
  • Résumé : notre avis sur Minute 7
  • Gérer ses notes de frais avec Minute7
  • Récapitulatif : avis clients
  • Avis final