Externaliser la paie : avantages et inconvénients

L’externalisation de la paie consiste à confier la gestion de la paie à une entreprise externe. La gestion de la paie intègre le processus social de l’entreprise, elle fait partie de la gestion de ressources humaines. Ainsi un gestionnaire de paie doit travailler avec les services de recrutement, de formation, de droit social …

Déléguer la paie est une démarche plus complexe qu’il n’y paraît. Il faut définir quelles sont les missions que l’entreprise souhaite déléguer. S’agit-il de la gestion des bulletins de paie ou de plusieurs aspects liés aux ressources humaines ?

Ci-après une liste non exhaustive des missions lors de l’externalisation de la paie :

• édition de la paie,
• Calcul et déclaration des charges sociales : la DSN ;
• Gestion administrative du personnel (gestion contrats de travail, des arrêts de travail, des affiliations / radiations à la mutuelle…) ;
• Le suivi et conseil en droit social ;
• Recrutement, licenciement, formation …) ?

L’objet de cet article est de vous éclairer sur ce qu’est l’externalisation de la paie, de comprendre les différentes options qui s’offre à vous et d’en mesurer les conséquences.

Qu’est-ce qu’une externalisation de la paie ?

Définir l’externalisation de la paie

L’externalisation de la paie consiste à faire appel à un professionnel externe à l’entreprise pour la gestion des paies. Elle vient en remplacement de l’embauche d’un collaborateur dédié à cette mission. Si l’externalisation de la paie semble assez simple, elle est en réalité plus complexe. Elle nécessite un échange coordonné entre l’entreprise et le service de gestion des paies permanent.

Il y a plusieurs étapes dans le processus de l’externalisation de la paie. Tout d’abord, l’entreprise doit récolter les éléments variables afin de les transmettre au prestataire de paie :

• L’état civil et contrats de travail des nouvelles embauches
• Les éléments pour la sortie d’un salarié (lettre de démission, procédure de licenciement etc…)
• Les variables de paie (les absences, les heures supplémentaires et complémentaires, les primes etc…)

Ensuite, le prestataire de paie va saisir, contrôler et établir la paie des salariés tout en respectant le droit du travail ainsi que votre convention collective.

Et pour finir, le prestataire de paie va se charger de calculer et de transmettre les charges sociales aux divers organismes (URSSAF, Retraite, Prévoyances etc…). Il s’agit de la DSN.

L’impact de l’externalisation sur l’organisation de l’entreprise

Ainsi, pour une entreprise, la question de l’externalisation de la paie est liée à son organisation. Le dirigeant ou le responsable paie de l’entreprise n’abordera pas la question de la même manière selon la nature du fonctionnement social de l’entreprise. Le travail de coordination avec le prestaire paie sera très différent en fonction de la complexité de la paie. De nombreux critères peuvent complexifier la paie et son externalisation :

• La nature et le nombre de contrats des collaborateurs, CDI, CDD, stages, contrat pro, temps partiel ;
• La fréquence de rotation des postes ;
• La nature des rémunérations (fixe, variable, primes, avantages, augmentation, collèges …)
• La réglementation liée à l’activité (conventions collectives, accords d’entreprise …)
• Les règles particulières à l’entreprise (prise de congés, RTT, remboursement de frais, avantages en nature …)
• …

Ces critères sont influencés par la nature de l’activité, mais aussi par la personnalité du dirigeant (ou son responsable paie), son organisation et son type de management.

Des missions d’externalisation à étudier au cas par cas

Ainsi, lorsqu’un responsable RH ou un dirigeant réfléchi à externaliser sa paie, il doit intégrer l’adaptation nécessaire de son organisation pour fournir au prestataire les éléments et les informations dont il a besoin. Surtout que, comme nous le disions, les fonctionnements, les contraintes et les organisations des entreprises diffèrent selon son dirigeant, la nature de l’activité, la taille ainsi que les personnes en charge de la paie et des ressources humaines.

Prenons quelques exemples un peu simplistes, mais évocateurs :

Exemple 1

Même si ce sont 2 sociétés de services, un cabinet de courtage en assurance et une ESN (entreprise de service en informatique anciennement SSII) ont des besoins sociaux très différents. Le cabinet de courtage va privilégier les recrutements longs, car il doit former ses employés dont l’expérience est une valeur importante. L’ESN subit une rotation importante de ses équipes à cause du manque de main-d’œuvre dans les métiers du numérique. Les évolutions de paie seront plus faciles à anticiper et planifier pour le cabinet d’assurance que pour l’ESN. A l’inverse, pour disposer des équipes nécessaires à son activité, l’ESN doit recruter en permanence, adapter les salaires, utiliser tous les types de contrat possibles (contrat de professionnalisation, stage …). Le travail de coordination et d’adaptation sera plus important pour l’ESN que pour le cabinet de courtage.

Exemple 2

S’il est possible de créer un food-truck seul, dès lors que l’activité se développe, il devient vite nécessaire de recruter pour gérer l’afflux de client, la saisonnalité, l’ouverture d’un second camion ambulant … L’organisation du dirigeant, ses appétences pour les questions sociales, juridiques, ou RH …  peuvent l’amener à externaliser la paie et/ou les autres missions connexes. Il sera amené à devoir mettre en place une organisation spécifique pour fournir les informations nécessaires à la réalisation des missions confiées.

Dans les métiers où le dirigeant est directement lié à l’opérationnel, il peut favoriser sa présence opérationnelle ou recruter afin de prendre du recul. S’il privilégie l’opérationnel, il aura tendance à externaliser plus de missions, car il n’aura pas le temps de tout faire. S’il prend du recul, ce sera l’inverse afin de préserver sa rentabilité. Il traitera lui-même les questions de RH, peut être avec un logiciel de gestion de la paie en ligne. Cela lui évitera de devoir payer un prestataire en plus des employés qu’il a recrutés pour le remplacer.

Il en est de même pour les freelance, les restaurateurs, les entreprises du BTP …

Quels sont les avantages et les inconvénients à externaliser la paie ?

Comme nous l’avons vu, externaliser la paie est une démarche qui impacte l’organisation et le fonctionnement administratif de la société. Comme toute décision, l’externalisation de la paie présente des avantages et des inconvénients plus ou moins pertinents en fonction de l’entreprise et de son activité.

Pourquoi externaliser la paie ? – Les avantages de l’externalisation

L’externalisation de la paie apporte des avantages dans différents domaines.

Externaliser la paie fait gagner du temps

Confier une tâche contraignante et chronophage comme la gestion de la paie est un gain de temps considérable pour la ou les personnes en charge de cette mission. Pour un dirigeant cela permet de se concentrer sur son cœur de métier, là où il est le plus performant et souvent le plus utile. C’est aussi le cas pour un responsable RH. En déléguer le poids administratif du calcul et de l’édition des bulletins de paie, lui permet d’avancer sur d’autres tâches : recrutements, formations, stratégie RH, …

Externaliser la paie est plus économique

Certaines études montrent que le coût de revient d’une gestion de paie bien faite dans une petite structure revient à un peu plus de 30 euros. Dès lors qu’on a plus de deux salariés, il est possible de négocier une prise en charge de la gestion des paies pour moins de 30 euros par paie. Attention toutefois de bien inclure l’ensemble des frais dans votre calcul.

La gestion de la paie externalisée permet aussi de réduit les charges de fonctionnement (pas de salariés dédiés, de logiciel dédié, de maintenance du matériel …).

Externaliser la paie permet de réduire les risques d’erreurs et profiter de conseils experts

La gestion de la paie évolue en permanence en fonction du contexte politique et social. Le prestataire externe emploie des spécialistes de la paie et/ou des RH, qui se forment et se tiennent à jour sur les évolutions sociales et réglementaires. Ils s’assurent de la conformité des processus sociaux, vous libèrent de la veille sociale, limitent les erreurs et les risques juridiques. Le plus souvent, ils sont en partie dédiés à la société, sont à vos côtés lorsque c’est nécessaire.

Les cabinets spécialisés disposent aussi d’outils adaptés à de nombreuses activités qui peuvent être mis en place en fonction de vos besoins.

En cas d’erreur, c’est la responsabilité civile du prestataire de paie qui est engagé et non la vôtre (assurance)

Préserver la continuité du service social

L’externalisation de la paie permet d’assurer la continuité du service. L’établissement de la paie ne repose plus sur les épaules d’une ou deux personnes. La charge de travail liée au recrutement et à la formation est, elle aussi transférée au cabinet de paie. En effet, les risques de maladie et de départ des employés sont délégués au prestataire avec la mission !

Réduction des coûts et des risques liés à l’informatique

Faire appel à un prestataire limite les frais informatiques. Pas d’achat, de mise à jour et d’entretien de logiciels et de matériel informatique. La gestion de la sécurité et l’utilisation des solutions innovantes sont elles aussi prises en charge par le prestataire de gestion de la paie.

Cela peut contribuer à alléger le planning et la liste des tâches du responsable informatique.

Pourquoi internaliser la paie ? – Les désavantages de l’externalisation

L’externalisation de la paie n’apporte pas que des avantages, elle possède aussi des inconvénients qui poussent certaines entreprises à préférer cette solution.

À partir d’une certaine taille, l’externalisation revient plus chère

Plus l’entreprise embauche du personnel, plus le professionnel externe doit gérer de bulletins de salaire et plus son tarif augmente.

En effet, dès lors que l’entreprise se développe, le coût de l’externalisation devient vite prohibitif. En fait, le temps nécessaire au suivi des évolutions réglementaires, juridiques et sociales et à la formation s’apparente à une charge fixe. Plus il y a de paies à réaliser plus le poids de cette charge diminue au regard du prix de la fiche de paie unitaire.

De plus, le temps nécessaire aux déclarations diminue et le volume de travail permet d’amortir les coûts de certaines démarches et/ou formations. Enfin, les services complémentaires à la paie (analyse des charges et suivi des salaires, stockage des fiches de paie, veille…) font augmenter le tarif global. En réintégrant la paie, il est souvent possible d’intégrer ses éléments sans surcoût important.

Ainsi, au-delà d’un certain seuil, le prix unitaire dépend. Ce seuil dépend de plusieurs facteurs :

• Taille et niveau de rémunération du service RH
• Secteur d’activité de l’entreprise
• Complexité des paies
• Capacité de négociation des dirigeants

Il n’est pas rare de voir de grosses PME et des ETI scinder la mission en ne déléguant que la partie gestion des paies qui apporte peu de valeur ajoutée. Le reste étant traité en interne, pas les équipes RH.

La réactivité

Dès lors que l’entreprise est bien staffée, elle peut devenir plus réactive qu’un service externe. Elle peut déroger à certaines procédures pour résoudre un problème ou accélérer une embauche, ce qui est compliqué lorsqu’on externalise.

La perte de compétences sociales et juridiques

Disposer des compétences nécessaires pour agir rapidement est important. Dès lors qu’on externalise une partie de la paie, l’entreprise perd ses compétences internes. Lorsque son activité atteint à un certain seuil, il devient important de réintégrer ces compétences pour améliorer la réactivité, la pertinence et la personnalisation des décisions.

La dépendance vis-à-vis du prestataire de service

Pour bien gérer une entreprise, il est essentiel de conserver son indépendance. En externalisant une partie importante de gestion de la paie, l’entreprise augmente sa dépendance vis-à-vis du prestataire. L’enjeu peut être important au point de réinternaliser une partie de la paie pour regagner son autonomie.

À qui externaliser son service paie

Externaliser la paie à son expert-comptable

L’expert-comptable peut gérer la paie de l’entreprise : calculer les salaires, éditer les bulletins de paie et les déclarations sociales. Ce service vient s’ajouter au service d’expertise-comptable de base (suivi comptable, réalisation des comptes annuels et des déclarations fiscales).

C’est une mission très différente du service comptable qui nécessite une organisation particulière. La coordination entre les services comptabilité, juridique et sociale est parfois compliquée, car leurs intérêts peuvent être divergents. Certains cabinets préfèrent sous-traiter la gestion de la paie à d’autres cabinets comptables et cabinets de paie (cabinet social et RH spécialisé en paie).

Externaliser la paie à un cabinet social spécialisé

Le dirigeant peut aussi opter pour un cabinet social et RH spécialisé dans la gestion des fiches de paie. Ces cabinets sont souvent de bonne qualité, ils disposent d’une expertise très intéressante. Ils effectuent le même travail qu’un cabinet comptable mais ont l’avantage d’être spécialisé en paie et non en comptabilité. Il est important qu’ils travaillent de concert avec votre expert-comptable. Pour cela il faut que les missions soient bien délimitées et qu’ils communiquent entre eux.

En passant par votre expert-comptable, vous pouvez avoir une recommandation, cela ne vous donne pas toujours accès aux meilleures conditions. L’idéal est de chercher le cabinet qui vous convient. Généralement les petits cabinets font un très bon travail à des prix très attractifs. Ils sont aussi très réactifs. Charge à lui de bien communiquer avec votre expert-comptable. Internet offre l’avantage de pouvoir travailler avec des cabinets situés partout en rance. Les cabinets de province sont souvent 20 à 25% moins chers que les cabinets parisiens.

La solution du logiciel de paie

Une alternative est d’utiliser – en interne – un logiciel de paie pour automatiser la gestion de la paie (calcul des salaires, édition des bulletins de paie au format légal, centralisation de tous les documents au sein de l’outil).

L’utilisation d’un logiciel de paie permet donc de gérer la paie sans l’aide d’un expert dédié. Comme tous les calculs sont automatisés, le dirigeant n’aura qu’à saisir les variables mensuelles de chacun de ses collaborateurs pour voir les bulletins de paie édités sous ses yeux.

Le logiciel de paie permet à une personne sans connaissance de gérer la paie, en quelques clics.

Cette solution est l’idéale pour faire sa paie soi-même ou pour décharger le travail d’un responsable paie embauché dans l’entreprise (lui permettant de se dédier à d’autres missions liées à l’administration du personnel).

Attention, si vous dirigez votre entreprise et que vous prévoyez de faire votre paie seul avec l’aide d’un logiciel, vous devrez tout de même installer l’outil, le prendre en main, saisir les données mensuelles de la paie et effectuez vos déclarations sociales, chaque mois. Le travail est allégé par la puissance du logiciel, mais il reste effectif.

Si vous décidez d’externaliser la paie, vous déléguerez toute la mission à votre cabinet d’expert-comptable.

Externaliser sa paie auprès d’une plateforme de gestion de la paie en ligne

La dernière solution est de confier sa paie à une plateforme de gestion de la paie en ligne. Si cette solution a mis un peu de temps à démarrer, elle offre aujourd’hui un bon niveau de satisfaction. On trouve des erreurs, et bien des choses sont encore à améliorer, mais la qualité augmente et les prix peuvent être attractifs.

Avant de vous lancer, prenez le temps d’analyser les prix, les conditions et de vous projeter en étudiant le prix à la fiche de paie. Vous apercevrez, comme sur notre étude des tarifs Payfit, que la courbe n’est pas linéaire et que la stratégie tarifaire est bien étudiée.

Internaliser ou externaliser sa paie : quelle décision prendre

Il est utile de comparer le coût d’une embauche d’un responsable paie avec celui d’une gestion externe. Étant donné qu’un cabinet d’expert-comptable facture ses honoraires au nombre de bulletins de paie traité, l’objectif est de déterminer à partir de combien de salariés il sera judicieux de basculer de l’externalisation à l’internalisation.

Voici un tableau qui reprend et note les différents critères qui interviennent dans le choix de votre prestataire paie.

	Expert-Comptable	Cabinet de paie	Logiciel paie interne	Plateforme gestion paie en ligne
Niveau d’accessibilité	***	***	*	***
	Aucune connaissance n’est nécessaire	Aucune connaissance n’est nécessaire	Un certain niveau d’expertise et une bonne maîtrise du logiciel sont nécessaires	Aucune connaissance n’est nécessaire
Praticité, confort et tranquillité d’esprit pour le dirigeant	***	***	*	**
	L’expert-comptable est un interlocuteur unique et compétent	Le cabinet de gestion de la paie est un interlocuteur compétent	La gestion interne peut représenter une charge mentale supplémentaire (recrutement, formation, absences, …)	Les outils en ligne n’atteignent toujours pas le niveau d’accompagnement d’un cabinet
Durée d’engagement	**	**	*	***
	Sans engagements (le client est souvent lié par une clause contractuelle)	Sans engagements (le client peut être lié par une clause contractuelle)	Engagement minimum d’un an	Sans engagements
Rapidité de gestion de la paie	**	**	*	***
	Échange avec service paie du cabinet comptable (entre 0,5 et 2 jours mois)	Échange avec service paie du cabinet de gestion de la paie (entre 0,5 et 2 jours mois)	Entre 2 et 12 jours par mois soit 10 à 50% du temps du responsable paie	Regroupement et envoi des variables (entre 1 et 8h / mois)
Gestion des déclarations sociales	**	***	**	***
	Prise en charge globale. Peu de connaissances des montants versés aux organismes	Prise en charge globale. Bonne maîtrise	Option du logiciel avec coût complémentaire	Prise en charge (souvent sans surcharge tarifaire)
Niveau de prix	*	*	*	**
	De 2O à 50€ / fiche de paie Facturation supplémentaire pour entrées et sorties de personnel, arrêt de travail, déclarations sociales, gestion du prélèvement la source	De 17 à 50€ / fiche de paie Facturation supplémentaire pour entrées et sorties de personnel, arrêt de travail, déclarations sociales, gestion du prélèvement la source (négociable)	De 8 à 50€ / fiche de paie Temps de travail du responsable paie + coût licence annuelle + maintenance (1.000 à 15.000 € en fonction de la taille de l’entreprise)	De 15 à 45 € / fiche de paie Tout compris
Autonomie des collaborateurs	*	*	***	***
	Très limité. Tout se fait via mail, téléphone et envoi de fichiers Excel	Dépends des cabinets. Souvent limité, tout se fait via mail, téléphone et envoi de fichiers Excel.	Espace employé du logiciel accessible en ligne pour congés, repos, note de frais, questions.	Espace employé du logiciel accessible en ligne pour congés, repos, note de frais, questions.
Pertes des compétences sociales et juridiques	*	*	***	**
	Très forte	Très forte	Inexistente	Moyenne à forte
Réactivité	*	*	*	***
	2 à 4 jours de délais	2 à 4 jours de délais	Entre 2 et 8 jours selon l’organisation du service	Immédiat. Procédé automatique. Bulletin édité dès la clôture de la paie
Centralisation des données (paie, sociale, juridique, RH)	***	***	*	***
	Oui	Oui	Non	Oui
Graphiques et exports	*	**	*	***
	Tableau de bords simplistes, pas de graphes de suivi	Dépends des cabinets et du logiciel utilisé	Selon les logiciels	Oui

Pourquoi est-il important de bien gérer sa paie ?

Comme nous l’avons expliqué au début de cet article, la paie est un élément essentiel du bon fonctionnement d’une entreprise.

Obtenir la confiance de ses employés

Bien gérer sa paie permet aux salariés d’avoir confiance dans leur management. Rien de plus désagréable que de ne jamais être certain de la date de versement de sa paie ou de l’exactitude de son montant ou du nombre de congés restants. Les employés ont une vie avec des obligations (prêts, écoles, association …) ils doivent pouvoir compter sur leur entreprise pour avoir une paie exacte au centime près. Cela participe activement au bon climat social qui est de la responsabilité du dirigeant.

Réduire le risque de redressement

Bien gérer sa paie permet aussi de réduire le risque de redressement Urssaf (jusqu’à 3 ans arriéré). . On sait que l’administration n’est pas toujours tendre et que les pénalités peuvent être importantes. Il est donc essentiel pour le bien de l’entreprise de s’assurer que tout est fait dans le respect de la loi.

Bien gérer l’entreprise

Enfin, et ce n’est pas la moindre des choses, bien gérer sa paie aide à bien gérer l’entreprise. Elle permet de faire des projections précises, et de voir l’avenir plus sereinement que lorsque tout est flou. À ce titre, la ligne Graphiques et exports du tableau ci-dessus n’est pas anecdotique.

Il est important de bien gérer sa paie, car c’est le seul moyen de s’assurer que l’on paie le juste montant de salaire à ses employés. De plus, une bonne gestion de la paie permet de maintenir les finances en ordre et de prévenir les erreurs de paiement.

Quelles sont les erreurs les plus courantes faites lors de la gestion de la paie ?

Calculer les salaires et réaliser un bulletin de paie nécessite d’avoir un socle de connaissances spécifiques. Les dirigeants qui n’ont pas ce socle et qui décident malgré tout de gérer la paie de leurs salariés eux-mêmes (sans aide interne ni externe) sont donc susceptibles de commettre des erreurs.

Les erreurs les plus courantes faites lors de la gestion de la paie sont les suivantes :

• Oublier de déclarer les heures supplémentaires  / complémentaires ou les primes
• Ne pas déduire les retenues sur salaire, comme les impôts ou les cotisations sociales
• Se tromper dans la saisie des données, ce qui peut entraîner des calculs erronés
• Oublier de payer les employés ou de leur verser leur salaire à temps
• Ne pas mettre à jour les taux de cotisations sociales, entraînant des paiements incorrects
• Ne pas suivre les règles et les procédures de paie établies par l’entreprise (dates de paiement, modalités de transmission des bulletins de salaire, conservation des documents)
• Déduire et payer les saisies administratives à tiers détenteur
• Payer les charges sociales avant le 05 ou le 15 du mois (DSN).

Dans ces conditions, l’externalisation de la paie peut aider les entreprises en leur fournissant un service de paie fiable et professionnel. Les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et laisser les experts de la paie gérer leurs salaires.

Cette solution intermédiaire est souvent un excellent compromis.