Comment calculer une paie ?

Par Laurent Dufour, le 03/06/2021

Dès lors qu’un entrepreneur recrute un employé en CDI, CDD ou tout autre contrat, il doit le rémunérer et faire ses fiches de paie. Celles-ci font l’objet de toutes les attentions car elles sont à la fois un support d’information, un document officiel pour l’administration, et un justificatif fiscal et/ou social pour l’entreprise ainsi que de nombreux organismes.

calculer une fiche de paie

L’importance qu’on confère à la fiche de paie, la diversité des règles auxquelles elle doit répondre et la multiplicité des calculs qu’elle nécessite en font un document complexe à établir. Elle doit toutefois être réalisée pour chacun des employés, le plus souvent mensuellement. Elle doit enfin correspondre précisément au travail effectué, aux conditions contractuelles et à la situation de chacun d’eux.

Un calcul bulletin de paie se fait en plusieurs étapes, il reflète exactement la rémunération de votre salarié. La démarche commence par le calcul du salaire brut et du salaire net (il correspond au montant à payer). Viennent ensuite les calculs des éléments complémentaires au salaire :

  • Les congés payés
  • Les tickets restaurants,
  • Les autres contributions dues par l’employeur
  • La CSG

Cet article vous explique comment réaliser les calculs nécessaires à l’établissement d’une fiche de paie.

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Date et périodicité de la paie

Si la grande majorité des salariés sont mensualisés, cette règle est parfois différente en fonction de la nature de l’activité de l’entreprise ou du travail réalisé.

Les salariés mensualisés

Les salariés mensualisés doivent au minimum recevoir leur salaire une fois par mois. Ainsi, s’il n’y pas eu d’interruption de travail, il ne peut se dérouler plus d’un mois entre le paiement de deux salaires consécutifs.

Les salariés non mensualisés

Les salariés qui ne sont pas mensualisés comme les personnes qui travaillent à domicile, les intermittents, les travailleurs saisonniers ou les travailleurs temporaires doivent pour leur part être payés deux fois par mois. Ainsi, s’il n’y pas eu d’interruption de travail, il ne peut se dérouler plus de 16 jours entre le paiement de deux salaires consécutifs.

Les travailleurs à la pièce

Les travailleurs à la pièce, c’est-à-dire payé une fois l’ouvrage réalisé doivent percevoir un acompte pour le travail accompli tous les 15 jours. Une fois le travail achevé, le solde de la rémunération doit intervenir dans les 15 jours qui suivent sa livraison.

Les VRP

Les VPR qui sont payés à la commission doivent percevoir les commissions dues sur les ventes réalisées au minimum une fois par trimestre.

Remarque :

En cas de besoin, la rémunération d’un employé peut être légèrement repoussé. Le dirigeant ne peut différer le paiement d’un salaire au-delà d’un mois entre deux payes. Les éventuels retards peuvent donner lieu au paiement d’intérêts calculés sur la base du taux légal.

Toutefois, un léger décalage pour le paiement des heures supplémentaires est toléré.

Comment calculer le montant de la paie ?

La rémunération se base sur deux notions salariales, le salaire brut et le salaire net. Le salaire net se calcul sur la base du salaire brut. Ainsi, la démarche de calcul salarial commencera par le calcul du salaire brut puis, on déterminera les charges salariales à imputer au salaire brut afin d’obtenir le salaire net.

Les charges salariales

Lors du versement d’une rémunération l’Etat prélève un ensemble de cotisations sociales obligatoires afin de financer la protection sociale. Ces charges peuvent être regroupées en deux catégories :

  • Les charges sociales patronales qui se calculent sur la base du salaire brut et sont à la charge de l’entreprise. Elles ne viennent donc pas imputer le montant du salaire brut.
  • Les charges sociales salariales qui se calculent elles aussi sur la base du salaire brut mais sont à la charge du salarié. Elles s’imputent sur le salaire brut et viennent réduire le montant du salaire versé par l’entreprise au salarié.

Les charges salariales prélevées par l’entreprise et les charges patronales sont versées aux différentes organismes destinataire par l’organisme en respectant les modalités de déclaration et de versement propres à chacun d’entre eux.

Le calcul du salaire brut

Le salaire brut est le salaire avant prélèvement des cotisations sociales salariales. Il se calcule en totalisant l’ensemble des sommes dues par l’employé au titre de son contrat de travail (forfait, nombre d’heures, commissions, …).

Le salaire brut correspond à la rémunération négociée entre le salarié et l’employeur lors de l’embauche. Il est indiqué sur le contrat de travail. Le Smic correspond au salaire horaire brut minimum légal.

Le calcul du salaire net

Le salaire net correspond au montant effectivement perçu par le salarié et donc versé sur son compte bancaire personnel. Il est obligatoirement indiqué lisiblement sur le bulletin de salaire. Il se calcul en déduisant du salaire brut le montant des cotisation salariales.

Ainsi : Salaire net = Salaire brut – Cotisations salariales

Remarque :

Parfois le salarié se voit verser au titre de sa rémunération mensuelle une somme qui ne corresponde pas exactement au salaire net. Plusieurs éléments peuvent venir modifier le montant de la rémunération versée :

  • D’éventuels remboursements de frais qui viennent augmenter le montant du virement,
  • Le Prélèvement A la Source ou PAS qui se calcule sur la base d’un taux à appliquer sur le salaire net.

Ainsi : Salaire net payé = Salaire net à payer – (Salaire net imposable x taux PAS) + Remboursement de frais

Le salaire net imposable

Le salaire net imposable, ou salaire net fiscal, est le montant du revenu qui sera à déclarer pour calculer le montant de l’impôt sur le revenu. Il peut être différent du salaire net du fait de certaines charges sociales qui ne sont pas déductibles de l’impôts sur le revenu. Par exemple, la rémunération des heures supplémentaires fait l’objet d’un avantage fiscal qui l’exonère, sous conditions, d’imposition sur le revenu.

Il n’est pas obligatoire d’indiquer le montant du salaire net sur la fiche de paie. Toutefois, c’est fortement conseillé car il devra nécessairement être calculé lors de la déclaration sociale nominative.

Ainsi : Salaire net imposable = Salaire net à payer avant prélèvement à la source de l’IR + Part patronale mutuelle santé + éventuellement Part salariale mutuelle santé + Indemnités Journalières de Sécurité Sociale + CSG/CRDS non déductible de l’IR + Retenues éventuelles (avantages en nature, tickets restaurant, …) – Heures supplémentaires défiscalisées – Remboursement de frais (carte transport, notes de frais, …).

Remarque :

Le montant total payé par l’employeur correspond au salaire brut plus le montant des cotisations sociales patronales.

Ce total qui correspond à la somme mensuelle ou annuelle déboursée par l’entreprise pour la rémunération d’un salarié prend parfois le nom de « salaire super brut ».

Ainsi : Salaire brut = Salaire super brut – Cotisations patronales

Le calcul de la CSG

Le montant et le taux applicable de la CSG prélevé doit obligatoirement être mentionné sur la fiche de paie. Le taux à utiliser diffère selon la nature du revenu. Ainsi le taux de CSG est de 9,80 % pour les revenus d’activité dont 6,80 % à déduire du revenu imposable et 2,40 % non-déductibles.

Un abattement pour frais professionnel de 1,75% est applicable. La CSG est alors calculée sur la base de 98,25% du salaire perçu.

Le calcul des congés payés

Les congés payés représentent un droit salarial. Le code du travail, indique qu’un employé bénéficie de 2,5 jours ouvrables de congé payés par mois de travail effectif. La durée totale du congé légal annuel ne peut dépasser 30 jours ouvrables.

Calculer et mentionner le décompte des congés payé est obligatoire. Il faut préciser quelles sont les dates des congés payés et quel est le montant de l’indemnité de congés payés.

Le calcul du nombre de jours de congés peut être aménagé par des accords d’entreprises et les conventions collectives. Il tient compte de différents facteurs comme le temps de travail effectif, certaines absences (arrêts maladie, …).

Le nombre et le montant des tickets restaurant à indiquer sur la fiche de paie

Les entreprises qui financent des tickets restaurants à leurs salariés doivent l’indiquer sur la fiche de paie. Le financement des tickets restaurant est partagé entre l’employeur et le salarié. Le montant des tickets restaurant financé par le salarié est retenu sur sa paie. Il sera mentionné sur la fiche de paie la nature de la retenue et la répartition entre l’entreprise et l’employé.

Le calcul du forfait social

Le forfait social est une contribution patronale. Elle est du sur les rémunérations assujetties à la CSG mais non assujetties aux cotisations et contributions sociales. Il doit obligatoirement être indiqué sur la fiche de paie dans la partie des « Autres contributions dues par l’employeur ».

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Laurent Dufour

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.