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Comment faire une fiche de paie ?
Le 25/03/2026
9 min.
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Introduction
Dans l’hypothèse où votre entreprise emploie au moins un salarié, vous avez l’obligation de faire une fiche de paie de façon périodique afin de justifier le salaire versé.
La fiche de paie est un document permettant de retracer les divers éléments relatifs à la rémunération d’un salarié. Ce document est obligatoire pour tous les salariés d’une entreprise afin d’indiquer la rémunération que ces derniers perçoivent, en principe mensuellement.
Remarque : les autoentrepreneurs et les TNS (travailleurs non salariés) n’ont pas de fiche de paie tandis que tous les travailleurs sous le régime assimilé-salarié doivent en avoir une.
La fiche de paie doit être rédigée par l’employeur. En cas de non remise de ce document, l’employeur peut être poursuivi au conseil des prud’hommes. L’employeur s’expose à l’amende prévue pour les contraventions de 3e classe, soit 450 € maximum.
Ce document doit comporter certaines mentions obligatoires, à l’inverse, certaines sont interdites. Alors comment faire une fiche de paie ? Le Blog du Dirigeant vous explique tout.
L’importance de la fiche de paie
La fiche de paie est un document permettant d’attester du temps de travail et de la rémunération perçue pour le salarié ou pour l’assimilé-salarié.
Le document doit ainsi reprendre les informations clés du salarié à savoir :
- le poste qu’il occupe ;
- nom et l’adresse de l’employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l’établissement dont dépend le salarié ;
- le nombre d’heures qu’il a effectivement effectuées ;
- les éventuelles heures complémentaires qu’il a réalisées ;
- …
Il faut établir une fiche de paie de façon périodique. Elle concorde généralement avec le moment de versement du salaire (mensuel) du salarié.
Depuis 2017, la règle est la dématérialisation des bulletins de paie. Sauf opposition du salarié, l’employeur peut remettre le bulletin de paie sous forme électronique. Le salarié peut s’y opposer à tout moment.
Il est nécessaire de conserver les fiches de paie, car elles représentent un véritable justificatif de la situation professionnelle d’un salarié qui peut lui être demandé dans diverses situations :
- pour obtenir des prêts bancaires ;
- louer un logement ;
- pour faire valoir leurs droits à la retraite ;
Mais également les bulletins de paie peuvent également être demandés pour certaines démarches administratives, par exemple auprès de la CAF, de France Travail, d’un bailleur ou d’un établissement bancaire.
L’employeur doit conserver un double de la fiche de paie (sous la forme de son choix) durant un délai de 5 ans.
Le salarié doit, lui, la conserver indéfiniment, car elle pourra toujours lui être demandée. Le salarié dispose en principe d’un délai de 3 ans pour agir en paiement de sommes salariales qu’il estime dues.
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Comment faire une fiche de paie ?
La fiche de paie se constitue de 6 zones contenant des mentions obligatoires.
D’abord, la première zone est relative aux éléments d’identification de l’employeur, il faut donc indiquer :
- le nom et l’adresse de l’entreprise ainsi que la désignation de l’établissement ;
- Le code NAF ;
- La convention collective applicable ;
- Les éléments d’identification des organismes de recouvrement auxquels sont versées les cotisations sociales ;
- Le numéro SIRET.
La deuxième zone se compose des éléments liés au salaire, il faut ainsi prévoir :
- le montant de la rémunération brute ;
- le montant ainsi que l’assiette des cotisations et des contributions sociales qui sont à la charge de l’employeur et du salarié avant que les exonérations et les exemptions ne soient déduits ;
- Le taux des cotisations ainsi que des contributions sociales à la charge du salarié avant les exonérations et les exemptions ;
- La nature et le montant des versements retenus comme les frais de transport domicile-travail ;
- Le montant net reçu par le salarié ;
- la date du paiement ;
- les dates des congés ainsi que le montant de l’indemnité de congés payés si une telle période survient au cours de la période de paie.
La troisième zone est relative aux cotisations et aux contributions sociales, elle doit contenir :
- le total des cotisations de protection sociale (santé, accident du travail, retraite, famille et chômage) ;
- le montant des exonérations et des exemptions de cotisations ;
- la somme totale versée par l’employeur ;
Les autres mentions
La quatrième zone, relative au montant net à payer et au montant net imposable, doit contenir le montant net avant impôt sur le revenu et le montant de l’impôt sur le revenu.
L’avant-dernière zone concerne le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu :
- le montant net imposable qui sert de base pour calculer le prélèvement à la source ;
- le cumul des différents montants d’heures supplémentaires exonérées ;
- …
La dernière zone concerne diverses mentions finales comme :
- la mention incitant le salarié à la conservation sans durée limitée de sa fiche de paie ;
- les heures indemnisées en cas d’activité partielle.
Il est également possible de prévoir des mentions facultatives :
- adresse du salarié ;
- solde des congés payés ;
- cotisations sociales patronales ;
- …
Les mentions interdites
Certaines mentions ne peuvent pas figurer sur une fiche de paie.
Ainsi, il est interdit de noter l’exercice du droit de grève d’un salarié sur sa fiche de paie ou ses fonctions de représentant du personnel.
Concernant ce dernier point, la rémunération et la nature de l’activité de représentant du personnel doivent être annexées à la fiche de paie sur un document à part
En effet, il est interdit de mentionner des éléments portant atteinte au droit des personnes ainsi qu’à la liberté individuelle et collective du salarié.
Comment modifier une fiche de paie en cas d’erreur ?
Il est possible de procéder à une modification d’une fiche de paie dans les hypothèses où l’employeur aurait oublié un versement au profit de son salarié ou au contraire, si un versement excédentaire a eu lieu.
Dès lors, il convient de déterminer la période de paie à laquelle rattacher la modification.
Si le contrat de travail est encore en cours d’exécution, vous devez prendre en compte le régime applicable à la date de votre modification alors même que l’erreur est survenue sur une période antérieure.
Si le contrat de travail a été rompu et que la période de travail est survenue antérieurement au 1er janvier 2018, l’employeur doit appliquer le régime de la période où il réalise la modification.
En revanche, si le travail a été effectué après le 31 décembre 2017, il faut s’appuyer sur le régime applicable durant la dernière période de travail.
Puis il convient d’appliquer les cotisations sociales relatives à la période considérée. En cas de rappel de salaire, vous devez appliquer les cotisations applicables sur l’année en cours que vous pouvez trouver sur le site de l’URSSAF.
Si la période est survenue antérieurement, appuyez-vous sur les taux que vous aviez appliqués durant ces années.
Enfin, il faut intégrer vos modifications dans la fiche de paie et notifier le salarié de la modification du bulletin de paie.
Vous pouvez au choix modifier individuellement tous les bulletins de paie concernés ou procéder à une modification simultanée de différents mois sur un seul et même document.
Pourquoi passer par un logiciel de gestion de paie ?
Il est possible d’automatiser la gestion et le traitement de la paie en utilisant un logiciel. Ce dernier simplifie la collecte des divers éléments variables.
L’utilisation d’un tel logiciel vous permet de gagner du temps efficacement tout en vous assurant un contrôle de la gestion de la paie.
Pour en savoir plus sur les avantages des logiciels de gestion de paie dans une entreprise, consultez notre article. Vous pouvez également comparer les différentes solutions de gestion de paie en consultant notre comparatif des logiciels de gestion de paie.
Pour aller plus loin :
- Comment calculer la paie d’un salarié ? On vous l’explique !
- Salaire et fiche de paie : ce que le dirigeant doit savoir.
- La cession du fonds de commerce : explication et étapes.
- On vous explique tout sur la dissolution d’une SARL
FAQ sur comment faire une fiche de paie ?
A quoi sert concrètement un bulletin de paie ?
Le bulletin de paie ne sert pas seulement à détailler la rémunération versée au salarié. C’est aussi un document de preuve. En pratique, il permet au salarié de vérifier le nombre d’heures payées, les primes, les absences, les congés, les cotisations sociales et le montant du net à payer.
Côté employeur, il sert aussi de support de justification en cas de contrôle, de litige prud’homal ou de demande d’explication sur un écart de rémunération.
Comment lire un bulletin de paie ? Exemple de lecture d’un bulletin de paie
Un salarié à temps plein rémunéré 2 400 € brut par mois peut retrouver sur son bulletin :
– son salaire de base
– une éventuelle prime
– les cotisations salariales
-le montant net imposable
-le net à payer avant et après prélèvement à la source.
Si le salarié a effectué des heures supplémentaires, celles-ci doivent apparaître distinctement. S’il a été absent, la retenue correspondante doit également être identifiable. Un bon bulletin de paie doit permettre de comprendre immédiatement pourquoi le montant versé ce mois-ci est supérieur ou inférieur à celui du mois précédent.
Quelles sont les erreurs fréquentes à éviter ?
Les erreurs les plus fréquentes sur un bulletin de paie concernent les heures supplémentaires, les absences, les congés payés, les primes variables, le taux de prélèvement à la source ou encore les remboursements de frais.
Comment éviter en tant qu’employeur de faire des erreurs ?
Pour limiter les litiges, l’employeur a intérêt à mettre en place une check-list mensuelle : validation du temps de travail, contrôle des variables de paie, vérification du net à payer, puis archivage du bulletin remis au salarié.
Est-il possible de corriger un bulletin de paie après son émission ?
Oui, une erreur peut être régularisée. En pratique, la correction doit être traitée avec rigueur car elle peut avoir des conséquences sociales, fiscales et déclaratives. Dès qu’il y a un doute sur la période de rattachement ou les cotisations applicables, mieux vaut sécuriser la correction avec un logiciel de paie à jour ou un professionnel.
Le bulletin de paie est-il obligatoire pour un auto-entrepreneur ?
Non. Un autoentrepreneur n’est pas salarié et n’a donc pas de bulletin de paie. En revanche, un dirigeant relevant du régime assimilé-salarié reçoit bien un bulletin de paie.
Sommaire
- L'importance de la fiche de paie
- Comment faire une fiche de paie ?
- Les mentions interdites
- Comment modifier une fiche de paie en cas d'erreur ?
- Pourquoi passer par un logiciel de gestion de paie ?
- FAQ sur comment faire une fiche de paie ?
Articles pour aller plus loin
- Peut-on faire une fiche de paie soi-même ? Comprendre pour moins l'appréhender
- Fiche de paie stagiaire
- Le bulletin de paie
- Prévoyance et fiche de paie
- Faire une fiche de paie gratuitement
- Fiche de paie et auto entrepreneur
- La déclaration sociale nominative (DSN)
- La fiche de paie d’enseignant
- Congé payé et fiche de paie
- La fiche de paie d'un fonctionnaire
- Fiche de paie et SMIC
- Fiche de paie fonction publique
- Fiche de paie et arrêt maladie
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- Urssaf et vérification fiche de paie
- Comparatif logiciel de gestion de paie
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