La fiche de paie : ce qu'un dirigeant soit savoir

Par Laurent Dufour, le 11/06/2020

Pour un dirigeant d’entreprise la première fiche de paie à réaliser est toujours un peu compliqué.
Entre les mentions obligatoires, les mentions facultatives, les cotisations, la qualification, le salaire horaire, le salaire brut et le calcul du salaire net, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver.

La fiche de paie : ce qu'un dirigeant soit savoir

Le blog du dirigeant vous explique comment est constituée une fiche de paie en plusieurs points :

  • fiche de paie : le montant du salaire
  • fiche de paie : les cotisations salariales
  • fiche de paie : les mentions obligatoires
  • fiche de paie : les mentions facultatives
  • la remise de la fiche de paie
  • l’importance de la fiche de paie

Fiche de paie : le montant du salaire

Fiche de paie : le montant du salaireLa fiche de paie est une fiche récapitulative des sommes versées au titre du salaire, elle est remise à chaque fois qu’un versement de salaire est réalisé.

Le montant qui est versé en fin de mois au salarié est le salaire net, avec les charges sociales salariales, ils forment le salaire brut qui est le salaire négocié lors de l’entretien d’embauche et fixé dans le contrat de travail du salarié.

Pour établir une fiche de paie, il faut  indiquer :

  • le salaire mensuel brut,
  • la période concernée,
  • le nombre d’heures travaillées durant cette période ainsi que les éléments variables (primes diverses, absences rémunérées ou non, ….

Le salaire brut obtenu servira de base au calcul pour déterminer le salaire net de l’employé, il se calcul en multipliant le taux de salaire horaire par le nombre d’heures effectuées. Attention de tenir compte des majorations horaires éventuelles (heures supplémentaires, heures de nuit, …)

salaire brut =

nombre d’heures conventionnelles     X     taux horaire brut

+

nombre d’heures majorées     X     taux horaires majorées

Une fois le salaire brut déterminé, il faut soustraire à celui-ci les cotisations salariales auxquelles le salarié cotise pour enfin percevoir le salaire net, c’est-à-dire celui que l’employé perçoit réellement.

Salaire net    =     salaire brut     –     charges sociales salariales

Fiche de paie : les cotisations salariales

Sur le salaire brut seront prélevées différentes cotisations salariales qui sont obligatoirement mentionnée sur la fiche de paie.  Celles-ci couvrent la protection sociale du salarié, on y trouve entre autre :

  • l’assurance vieillesse,
  • l’assurance maladie,
  • le chômage,
  • la retraite complémentaire,
  • mais aussi la mutuelle de l’entreprise et la prévoyance pour le décès ou l’invalidité.

Le salarié ne doit pas payer directement ses cotisations salariales. Il les verse indirectement puisqu’elles sont déduites de son salaire brut puis reversées par l’employeur aux différents organismes  avec les charges patronales.

Le montant moyen des charges salariales s’élève à 22%, il est retenu par l’entreprise à chaque virement sur le salaire brut du salarié.

Exemple :Pour un salaire brut  théorique de  1 500 € le montant des charges sociales est de  1500 x 22% = 330€, le salaire net sera donc de 1500 – 330 = 1 170 soit  environ 28%.

Pour calculer le montant des charges salariales à partir de salaire brut vous pouvez utiliser la formule suivante :

montant des charges sociales = x Taux Charge Sociales

Fiche de paie : les cotisations patronales

L’entreprise doit aussi payer les charges patronales qui ne sont pas comprises dans le salaire brut et représentent en moyenne environ 44% de ce dernier (ou 82% du salaire net).

Pour un salaire brut théorique de 1 500 euros, les charge patronales représentent 660 euros.

On a donc :

Coût salarial global = salaire brut + charges patronales

Dans notre exemple d’un salaire brut de 1 500 euros, nous avons donc :

  • 1 170 euros de salaire net,
  • 330 euros de charges salariales,
  • 660 euros de charges patronales.

Soit un total de 990 euros de charges pour un salaire de 1 170 euros ce qui représentent 84% du salaire net.

Attention :Ces chiffres correspondent au taux moyen de cotisations sociales patronales et salariales constatés. Ils ne tiennent pas compte :

  • Des réductions de cotisations sociales sur les bas salaires,
  • Des effets de plafonds,
  • Des coûts ou retenues accessoires et facultatifs à la rémunération (mutuelles, tickets restaurant, prévoyances complémentaires, etc.).

Remarque :Lorsqu’un employeur a des difficultés de trésorerie, il peut demander un échelonnement pour le paiement des charges patronales, mais il a l’obligation de verser les charges salariales aux dates prévues.

Fiche de paie : les mentions obligatoires

Sur toutes les fiches de paie, doivent figurer des mentions obligatoires  et ce, quel que soit le type de contrat. Il s’agit notamment :

  • Des coordonnées de l’employeur et de l’employé,
  • Des références URSSAF auxquelles l’employeur verse ses cotisations,
  • De l’intitulé de la convention collective applicable,
  • De la qualification et classification de l’employé,
  • De la période, du nombre d’heures travaillées, taux et rémunération brute de l’employé (pour les conventions de forfait, sa nature et son volume),
  • Des montants des cotisations salariales et leur nature,
  • De la nature et du montant des accessoires de salaire comme les primes et avantages en nature,
  • Des dates de congés payés et de l’indemnité correspondante le cas échéant,
  • Des frais de transports publics ou personnels pris en charge,
  • Du montant de la somme nette versée à l’employé et de la date du paiement,
  • D’une mention incitant l’employé à conserver sa fiche de paie sans limite de durée.

Fiche de paie : les mentions facultatives

L’employeur peut faire figurer sur la fiche de paie mensuelle, uniquement s’il le souhaite, le détail des cotisations patronales qu’il verse à la sécurité sociale, ainsi que le récapitulatif annuel.

fiche de paie
Cependant, il existe une mention interdite sur la fiche de paie : ne jamais faire figurer l’exercice du droit de grève du salarié.  De plus, si le salarié est représentant du personnel de l’entreprise, cette mention ne doit pas non plus figurer sur la fiche de paie.

La nature et le montant de la rémunération du salarié exerçant les fonctions de délégué du personnel doivent figurer sur une fiche annexe à la fiche de paie.

La remise de la fiche de paie

La fiche de salaire peut être remise à l’employé de différentes manières :

  • Soit en main propre
  • Soit par voie postale
  • Soit par courrier électronique à condition que le salarié ait donné son accord

L’employeur est tenu par le Code pénal de remettre régulièrement  la fiche de paie au salarié sous réserve d’être condamné à payer une amende et des dommages et intérêts.

Pour remettre le bulletin de salaire à l’employé, le dirigeant peut choisir soit de remettre la fiche de salaire lui-même au salarié, soit de déléguer cette tâche au service de paie de l’entreprise.

L’importance de la fiche de paie

Il est important pour l’employeur comme pour le salarié de conserver toutes les fiches de paie qu’il a distribuées ou qu’il a reçues.

Certains organismes pourront demander aux salariés de justifier leurs salaires dans le cadre d’un dossier en présentant leurs fiches de paie (retraite, prêt, aides particulières, …). Quant au dirigeant, cela lui permet d’officialiser les salaires qu’il verse auprès de l’administration et des organismes.

Les avantages de la fiche de paie pour le salarié :

  • Avoir un suivi de son salaire et des cotisations qu’il verse à la sécurité sociale et aux autres organismes.
  • La fiche de paye est une protection car elle permet au salarié de justifier qu’il a bien perçu les salaires qu’il déclare.

Les avantages de la fiche de paie pour le dirigeant:

Pour le dirigeant, il est tout aussi important de conserver les fiches de paie qu’il distribue à ses salariés :

  • Pour prouver qu’il est en règle avec ses salariés
  • C’est un outil de gestion qui lui permet d’avoir un suivi des heures réalisées par ses salariés, de la rentabilité de la production ou encore du taux d’absentéisme des employés de la société.

La fiche de paie est un document essentiel aussi bien pour le salarié que pour l’employeur. Elle présente des mentions relatives aux deux parties (dirigeant et employé) par le biais de mentions obligatoires et facultatives.

Si vous avez des difficultés à établir les fiches de paies, afin d’éviter toute erreur, il est conseillé de faire appel à un expert comptable.

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Laurent Dufour

Laurent Dufour -

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.


13 commentaires pour “La fiche de paie : A savoir”

  • Marc SA PEREIRA dit :

    Bonjour,
    Je réside en Nouvelle-Calédonie, et la législation est plus ou moins identique, seul les taux changent ! 13.9 % = Différence entre salaire net et salaire brute, environ 51% = charges patronales.
    Mais étant jeune entrepreneur, je souhaite embaucher mais pas sans faire un prévisionnel des charges à inclure pour ce qui est des salaires. J’ai donc bien compris et réalisé le bon calcul pour mes futurs salariés, mais quand est-il lorsque nous sommes gérant ?
    Comment calculer notre propre salaire tout en conservant un bon équilibre financier pour la pérennité de l’entreprise sans pénaliser les salariés ? Quelles charges le patron paie-t-il par son salaire, est ce comme le salaire d’un simple employer ?
    Merci pour vos précisions.

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    • Laurent Dufour dit :

      Bonjour,

      L’idéal est de vous faire aider d’une personne qui connait bien la législation sur place, n’hésitez as à vous renseigner auprès d’autres dirigeants, d’association d’aide et d’accompagnement des dirigeants ou de votre expert-comptable.

      Cordialement,
      L’équipe créer son entreprise

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  • bernabeu jean pierre dit :

    sur ma fiche de paie je lis an nourriture 23 a 2.29 la je suis ok
    par contre je lis reprise avantages en nature un somme de 82. 11 EUROS EN RETENUE
    a quoi correspond cette retenue je travail dans la restauration
    merci de votre reponse

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    • Dufour Laurent dit :

      Bonjour,
      Il ne nous est pas possible de vous aider sans avoir connaissance de l’ensemble des éléments. Il faudrait demander des explication à votre direction.
      Cordialement,
      L’équipe créer son entreprise LBdD

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  • Dousset gaëtan dit :

    Bonjour, je suis routier. l’employeur à combien de délai pour payer le salaire. Moi sur mon salaire est indiquer sur ma fiche de salaire au 30 du mois et je le reçois le 10,13 ou 15. Est-ce qu’il a droit ?
    Merci de votre réponse.

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    • Jimmy Neveu dit :

      Bonjour,
      Il n’existe aucune date de paiement obligatoire.
      Par contre, l’employeur doit respecter la périodicité du règlement.
      Cordialement,
      L’équipe accompagnement des entrepreneurs LBdD

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  • bouilly dit :

    Bonjour,
    je voulais savoir si une fiche de salaire doit être en couleur pour être réglementaire.
    Je vous remercie par avance.
    Cordialement

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    • Dufour Laurent dit :

      Bonjour,
      Non, la loi n’impose pas que la fiche de paie soit éditée en couleur.
      Cordialement,
      L’équipe accompagnement des entrepreneurs LBdD

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  • lysiane dit :

    merci pour ces détails tres clairs et precis
    cela permet de mieux maitriser une fiche de paie

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    • Charles Neguede dit :

      Madame bonjour,
      Nous tenons à vous remercier pour votre commentaire et sommes ravis d’avoir pu vous aider.
      Cordialement,
      L’équipe création d’entreprise LBdD

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  • IVERPAIE dit :

    La fiche de paie est toujours une énigme pour beaucoup ; cet article est bien utile !

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    • Laurent Dufour dit :

      Bonjour,
      Merci pour votre commentaire encourageant.
      Cordialement
      L’équipe création d’entreprise LBdD

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  • DE CASTRO VICTORIA dit :

    Merci pour les articles, très instructif pour moi.

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