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La fiche de paie : ce qu'un dirigeant doit savoir
Le 12/03/2026
8 min.
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Introduction
Pour un dirigeant d’entreprise la première fiche de paie à réaliser est toujours un peu compliquée.
Entre les mentions obligatoires, les mentions facultatives, les cotisations, la qualification, le salaire horaire, le salaire brut et le calcul du salaire net, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver.
Le Blog du Dirigeant vous détaille comment est constituée une fiche de paie en plusieurs points :
- Le montant du salaire
- Les cotisations salariales
- Les mentions obligatoires
- Les mentions facultatives
- La remise de la fiche de paie
- L’importance de la fiche de paie
Fiche de paie : le montant du salaire
La fiche de paie est une fiche récapitulative des sommes versées au titre du salaire, elle est remise à chaque fois qu’un versement de salaire est réalisé.
Le montant qui est versé en fin de mois au salarié est le salaire net, avec les charges sociales salariales. Ils forment le salaire brut qui est le salaire négocié lors de l’entretien d’embauche et fixé dans le contrat de travail du salarié.
Pour établir une fiche de paie, il faut indiquer :
- le salaire mensuel brut,
- la période concernée,
- le nombre d’heures travaillées durant cette période ainsi que les éléments variables (primes diverses, absences rémunérées ou non, ….
Le salaire brut obtenu servira de base au calcul pour déterminer le salaire net de l’employé, il se calcule en multipliant le taux de salaire horaire par le nombre d’heures effectuées. Attention de tenir compte des majorations horaires éventuelles (heures supplémentaires, heures de nuit, …)
Une fois la rémunération brute déterminée, le bulletin de paie fait apparaître les cotisations et contributions applicables, puis le montant net à payer, distinct du net imposable et du montant net social.
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Fiche de paie : les cotisations salariales
Sur le salaire brut seront prélevées différentes cotisations salariales qui sont obligatoirement mentionnées sur la fiche de paie. Celles-ci couvrent la protection sociale du salarié, on y trouve entre autre :
- l’assurance vieillesse,
- l’assurance maladie,
- le chômage,
- la retraite complémentaire,
- mais aussi la mutuelle de l’entreprise et la prévoyance pour le décès ou l’invalidité.
Le salarié ne doit pas payer directement ses cotisations salariales. Il les verse indirectement puisqu’elles sont déduites de son salaire brut puis reversées par l’employeur aux différents organismes avec les charges patronales.
Le montant des cotisations salariales varie selon la situation du salarié, la rémunération, les exonérations applicables et la convention collective ; il ne peut pas être résumé par un taux légal unique et générique.
Fiche de paie : les cotisations patronales
L’employeur supporte également des cotisations et contributions patronales, dont le montant varie selon la rémunération, le statut du salarié et les allégements ou exonérations applicables. Généralement, elles représentent en moyenne environ 44% de ce dernier (ou 82% du salaire net).
Pour un salaire brut théorique de 1 500 euros, les charge patronales représentent 660 euros.
On a donc :
Dans notre exemple d’un salaire brut de 1 500 euros, nous avons donc :
- 1 170 euros de salaire net,
- 330 euros de charges salariales,
- 660 euros de charges patronales.
Soit un total de 990 euros de charges pour un salaire de 1 170 euros ce qui représentent 84% du salaire net.
Fiche de paie : les mentions obligatoires
Sur toutes les fiches de paie, doivent figurer des mentions obligatoires et ce, quel que soit le type de contrat. Il s’agit notamment :
- Du nom et de l’adresse de l’employeur, ainsi que du nom et de l’emploi du salarié ;
- Du code APE ou NAF de l’établissement d’emploi et du numéro Siret de l’employeur ;
- De l’intitulé de la convention collective applicable ;
- De la qualification et classification de l’employé ;
- De la période, du nombre d’heures travaillées, taux et rémunération brute de l’employé (pour les conventions de forfait, sa nature et son volume) ;
- Du montant et de l’assiette des cotisations et contributions à la charge de l’employeur et du salarié, ainsi que, pour celles à la charge du salarié, de leurs taux ;
- De la nature et du montant des accessoires de salaire comme les primes et avantages en nature ;
- Des dates de congés payés et de l’indemnité correspondante le cas échéant ;
- Des frais de transports publics ou personnels pris en charge ;
- Du montant de la somme nette versée à l’employé et de la date du paiement ;
- D’une mention incitant l’employé à conserver sa fiche de paie sans limite de durée ;
Fiche de paie : les mentions facultatives
Le bulletin de paie doit faire apparaître les cotisations et contributions à la charge de l’employeur et du salarié selon la présentation réglementaire en vigueur.
Cependant, il existe une mention interdite sur la fiche de paie : ne jamais faire figurer l’exercice du droit de grève du salarié. De plus, si le salarié est représentant du personnel de l’entreprise, cette mention ne doit pas non plus figurer sur la fiche de paie.
La nature et le montant de la rémunération du salarié exerçant les fonctions de délégué du personnel doivent figurer sur une fiche annexe à la fiche de paie.
La remise de la fiche de paie
La fiche de salaire peut être remise à l’employé de différentes manières :
- Soit en main propre
- Soit par voie postale
- Soit sous forme électronique, sauf opposition du salarié.”
L’employeur a l’obligation de remettre régulièrement une fiche de paie au salarié ; en cas de non-remise, il peut être condamné à une amende et à des dommages et intérêts.
Pour remettre le bulletin de salaire à l’employé, le dirigeant peut choisir soit de remettre la fiche de salaire lui-même au salarié, soit de déléguer cette tâche au service de paie de l’entreprise.
L’importance de la fiche de paie
Il est important pour l’employeur comme pour le salarié de conserver toutes les fiches de paie qu’il a distribuées ou qu’il a reçues.
Certains organismes pourront demander aux salariés de justifier leurs salaires dans le cadre d’un dossier en présentant leurs fiches de paie (retraite, prêt, aides particulières, …). Quant au dirigeant, cela lui permet d’officialiser les salaires qu’il verse auprès de l’administration et des organismes.
Les avantages de la fiche de paie pour le salarié :
- Avoir un suivi de son salaire et des cotisations qu’il verse à la sécurité sociale et aux autres organismes.
- La fiche de paie est une protection car elle permet au salarié de justifier qu’il a bien perçu les salaires qu’il déclare.
Les avantages de la fiche de paie pour le dirigeant:
Pour le dirigeant, il est tout aussi important de conserver les fiches de paie qu’il distribue à ses salariés :
- Pour prouver qu’il est en règle avec ses salariés
- C’est un outil de gestion qui lui permet d’avoir un suivi des heures réalisées par ses salariés, de la rentabilité de la production ou encore du taux d’absentéisme des employés de la société.
La fiche de paie est un document essentiel aussi bien pour le salarié que pour l’employeur. Elle présente des mentions relatives aux deux parties (dirigeant et employé) par le biais de mentions obligatoires et facultatives.
Si vous avez des difficultés à établir les fiches de paies, afin d’éviter toute erreur, il est conseillé de faire appel à un expert comptable ou de passer par un logiciel de gestion de paie.
A retenir
FAQ sur la fiche de paie
Le salarié doit-il conserver ses fiches de paie pendant combien de temps ?
Les sources officielles recommandent de les conserver sans limitation de durée, notamment pour la retraite.
L’employeur doit-il garder une copie des fiches de paie ?
Oui. Il doit conserver un double, avec des règles spécifiques en cas de bulletin électronique.
Une fiche de paie peut-elle être remise plusieurs jours après le versement du salaire ?
La fiche de paie doit être remise au moment du paiement du salaire. Elle peut être transmise en format papier ou électronique, mais elle ne doit pas être dissociée du versement de la rémunération.
Que faire si une fiche de paie contient une erreur sur le nombre d’heures travaillées ?
Le salarié doit demander rapidement une régularisation à l’employeur. En cas de désaccord persistant, il peut contester le bulletin de paie et, si nécessaire, saisir le conseil de prud’hommes pour faire valoir ses droits.
Une prime exceptionnelle doit-elle apparaître distinctement sur la fiche de paie ?
Oui, dès lors qu’elle constitue un élément de rémunération, elle doit apparaître sur le bulletin de paie. Les sources officielles rangent ce type de somme dans les éléments liés à la rémunération.
Sommaire
- Fiche de paie : le montant du salaire
- Fiche de paie : les cotisations salariales
- Fiche de paie : les cotisations patronales
- Fiche de paie : les mentions obligatoires
- Fiche de paie : les mentions facultatives
- La remise de la fiche de paie
- L’importance de la fiche de paie
- A retenir
- FAQ sur la fiche de paie
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Commentaires
15 commentaires
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akila BOUALI16 mars 2023, 11:39Bonjour, Est ce que un boulanger peut faire lui même ses embauches et les fiches de paie de ses salariés sans faire appel à un gestionnaire de paie ?-
Audrey Osmont16 mars 2023, 12:18Bonjour, Dans le cadre de boulangeries, le problème survenant le plus est la gestion de personnel. Malgré tout, nous ne disposons pas d'éléments suffisants pour pouvoir répondre efficacement à votre question. Est mise à votre disposition une hotline juridique afin de bénéficier des conseils d'un avocat : https://www.leblogdudirigeant.com/accompagnement-juridique-avocat/ Cordialement, L'équipe créer son entreprise LBdD
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Marc SA PEREIRA6 octobre 2019, 02:46Bonjour, Je réside en Nouvelle-Calédonie, et la législation est plus ou moins identique, seul les taux changent ! 13.9 % = Différence entre salaire net et salaire brute, environ 51% = charges patronales. Mais étant jeune entrepreneur, je souhaite embaucher mais pas sans faire un prévisionnel des charges à inclure pour ce qui est des salaires. J'ai donc bien compris et réalisé le bon calcul pour mes futurs salariés, mais quand est-il lorsque nous sommes gérant ? Comment calculer notre propre salaire tout en conservant un bon équilibre financier pour la pérennité de l'entreprise sans pénaliser les salariés ? Quelles charges le patron paie-t-il par son salaire, est ce comme le salaire d'un simple employer ? Merci pour vos précisions.
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Laurent Dufour8 octobre 2019, 10:56Bonjour, L'idéal est de vous faire aider d'une personne qui connait bien la législation sur place, n'hésitez as à vous renseigner auprès d'autres dirigeants, d'association d'aide et d’accompagnement des dirigeants ou de votre expert-comptable. Cordialement, L’équipe créer son entreprise
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bernabeu jean pierre26 juillet 2018, 08:27sur ma fiche de paie je lis an nourriture 23 a 2.29 la je suis ok par contre je lis reprise avantages en nature un somme de 82. 11 EUROS EN RETENUE a quoi correspond cette retenue je travail dans la restauration merci de votre reponse
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Dufour Laurent6 août 2018, 11:27Bonjour, Il ne nous est pas possible de vous aider sans avoir connaissance de l'ensemble des éléments. Il faudrait demander des explication à votre direction. Cordialement, L’équipe créer son entreprise LBdD
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Dousset gaëtan5 décembre 2017, 21:00Bonjour, je suis routier. l'employeur à combien de délai pour payer le salaire. Moi sur mon salaire est indiquer sur ma fiche de salaire au 30 du mois et je le reçois le 10,13 ou 15. Est-ce qu'il a droit ? Merci de votre réponse.
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Jimmy Neveu8 décembre 2017, 18:15Bonjour, Il n'existe aucune date de paiement obligatoire. Par contre, l'employeur doit respecter la périodicité du règlement. Cordialement, L’équipe accompagnement des entrepreneurs LBdD
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bouilly5 septembre 2017, 15:53Bonjour, je voulais savoir si une fiche de salaire doit être en couleur pour être réglementaire. Je vous remercie par avance. Cordialement
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Dufour Laurent7 septembre 2017, 10:52Bonjour, Non, la loi n'impose pas que la fiche de paie soit éditée en couleur. Cordialement, L’équipe accompagnement des entrepreneurs LBdD
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