La fiche de paie : ce qu'un dirigeant doit savoir

Le blog du dirigeant vous explique comment est constituée une fiche de paie en plusieurs points :

• fiche de paie : le montant du salaire
• fiche de paie : les cotisations salariales
• fiche de paie : les mentions obligatoires
• fiche de paie : les mentions facultatives
• la remise de la fiche de paie
• l’importance de la fiche de paie

Fiche de paie : le montant du salaire

La fiche de paie est une fiche récapitulative des sommes versées au titre du salaire, elle est remise à chaque fois qu’un versement de salaire est réalisé.

Le montant qui est versé en fin de mois au salarié est le salaire net, avec les charges sociales salariales, ils forment le salaire brut qui est le salaire négocié lors de l’entretien d’embauche et fixé dans le contrat de travail du salarié.

Pour établir une fiche de paie, il faut  indiquer :

• le salaire mensuel brut,
• la période concernée,
• le nombre d’heures travaillées durant cette période ainsi que les éléments variables (primes diverses, absences rémunérées ou non, ….

Le salaire brut obtenu servira de base au calcul pour déterminer le salaire net de l’employé, il se calcule en multipliant le taux de salaire horaire par le nombre d’heures effectuées. Attention de tenir compte des majorations horaires éventuelles (heures supplémentaires, heures de nuit, …)

Une fois le salaire brut déterminé, il faut soustraire à celui-ci les cotisations salariales auxquelles le salarié cotise pour enfin percevoir le salaire net, c’est-à-dire celui que l’employé perçoit réellement.

Fiche de paie : les cotisations salariales

Sur le salaire brut seront prélevées différentes cotisations salariales qui sont obligatoirement mentionnées sur la fiche de paie.  Celles-ci couvrent la protection sociale du salarié, on y trouve entre autre :

• l’assurance vieillesse,
• l’assurance maladie,
• le chômage,
• la retraite complémentaire,
• mais aussi la mutuelle de l’entreprise et la prévoyance pour le décès ou l’invalidité.

Le salarié ne doit pas payer directement ses cotisations salariales. Il les verse indirectement puisqu’elles sont déduites de son salaire brut puis reversées par l’employeur aux différents organismes  avec les charges patronales.

Le montant moyen des charges salariales s’élève à 22%, il est retenu par l’entreprise à chaque virement sur le salaire brut du salarié.

Fiche de paie : les cotisations patronales

L’entreprise doit aussi payer les charges patronales qui ne sont pas comprises dans le salaire brut et représentent en moyenne environ 44% de ce dernier (ou 82% du salaire net).

Pour un salaire brut théorique de 1 500 euros, les charge patronales représentent 660 euros.

On a donc :

Dans notre exemple d’un salaire brut de 1 500 euros, nous avons donc :

• 1 170 euros de salaire net,
• 330 euros de charges salariales,
• 660 euros de charges patronales.

Soit un total de 990 euros de charges pour un salaire de 1 170 euros ce qui représentent 84% du salaire net.

Fiche de paie : les mentions obligatoires

Sur toutes les fiches de paie, doivent figurer des mentions obligatoires  et ce, quel que soit le type de contrat. Il s’agit notamment :

• Des coordonnées de l’employeur et de l’employé,
• Des références URSSAF auxquelles l’employeur verse ses cotisations,
• De l’intitulé de la convention collective applicable,
• De la qualification et classification de l’employé,
• De la période, du nombre d’heures travaillées, taux et rémunération brute de l’employé (pour les conventions de forfait, sa nature et son volume),
• Des montants des cotisations salariales et leur nature,
• De la nature et du montant des accessoires de salaire comme les primes et avantages en nature,
• Des dates de congés payés et de l’indemnité correspondante le cas échéant,
• Des frais de transports publics ou personnels pris en charge,
• Du montant de la somme nette versée à l’employé et de la date du paiement,
• D’une mention incitant l’employé à conserver sa fiche de paie sans limite de durée.

Fiche de paie : les mentions facultatives

L’employeur peut faire figurer sur la fiche de paie mensuelle, uniquement s’il le souhaite, le détail des cotisations patronales qu’il verse à la sécurité sociale, ainsi que le récapitulatif annuel.

Cependant, il existe une mention interdite sur la fiche de paie : ne jamais faire figurer l’exercice du droit de grève du salarié.  De plus, si le salarié est représentant du personnel de l’entreprise, cette mention ne doit pas non plus figurer sur la fiche de paie.

La nature et le montant de la rémunération du salarié exerçant les fonctions de délégué du personnel doivent figurer sur une fiche annexe à la fiche de paie.

La remise de la fiche de paie

La fiche de salaire peut être remise à l’employé de différentes manières :

• Soit en main propre
• Soit par voie postale
• Soit par courrier électronique à condition que le salarié ait donné son accord

L’employeur est tenu par le Code pénal de remettre régulièrement  la fiche de paie au salarié sous réserve d’être condamné à payer une amende et des dommages et intérêts.

Pour remettre le bulletin de salaire à l’employé, le dirigeant peut choisir soit de remettre la fiche de salaire lui-même au salarié, soit de déléguer cette tâche au service de paie de l’entreprise.

L’importance de la fiche de paie

Il est important pour l’employeur comme pour le salarié de conserver toutes les fiches de paie qu’il a distribué ou qu’il a reçu.

Certains organismes pourront demander aux salariés de justifier leurs salaires dans le cadre d’un dossier en présentant leurs fiches de paie (retraite, prêt, aides particulières, …). Quant au dirigeant, cela lui permet d’officialiser les salaires qu’il verse auprès de l’administration et des organismes.

Les avantages de la fiche de paie pour le salarié :

• Avoir un suivi de son salaire et des cotisations qu’il verse à la sécurité sociale et aux autres organismes.
• La fiche de paye est une protection car elle permet au salarié de justifier qu’il a bien perçu les salaires qu’il déclare.

Les avantages de la fiche de paie pour le dirigeant:

Pour le dirigeant, il est tout aussi important de conserver les fiches de paie qu’il distribue à ses salariés :

• Pour prouver qu’il est en règle avec ses salariés
• C’est un outil de gestion qui lui permet d’avoir un suivi des heures réalisées par ses salariés, de la rentabilité de la production ou encore du taux d’absentéisme des employés de la société.

La fiche de paie est un document essentiel aussi bien pour le salarié que pour l’employeur. Elle présente des mentions relatives aux deux parties (dirigeant et employé) par le biais de mentions obligatoires et facultatives.

Si vous avez des difficultés à établir les fiches de paies, afin d’éviter toute erreur, il est conseillé de faire appel à un expert comptable.

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