Faire une fiche de paie en ligne : nos conseils

Par Valentine Bach, le 20/09/2022

Choisir de faire une fiche de paie en ligne représente plusieurs avantages pour un employeur. L’automatisation du processus facilite le travail des équipes RH d’une entreprise.

fiche de paie en ligne

La fiche de paie, également nommée bulletin de paie, est un document permettant de justifier du paiement d’un salarié. Il est également possible de réaliser une fiche de paie en ligne.

Tous les employeurs ont l’obligation de fournir ce justificatif à leurs employés pour leur permettre de justifier les revenus qu’ils perçoivent.

Les employeurs ont l’obligation légale de conserver ce document durant 5 ans à la suite de sa remise. Les salariés sont, eux, invités à le conserver indéfiniment, car il peut leur être demandé à tout moment pour justifier de leur niveau de vie.

Le salarié dispose d’un délai de contestation de l’exactitude et du montant de sa fiche de paie de 3 ans à la suite de sa remise.

La fiche de paie peut être rédigée soit au format papier soit au format dématérialisé. Si depuis 2017, la loi favorise la dématérialisation des bulletins de paie, il est toutefois possible de l’obtenir en version papier. Il suffit que le salarié en fasse la demande.

La rédaction d’une fiche de paie en ligne doit contenir les mentions obligatoires prévues par la loi.

Comment fonctionne une fiche de paie en ligne ?

Les employeurs sont de plus en plus nombreux à choisir de réaliser les fiches de paie en ligne, de façon dématérialisée. Les salariés reçoivent alors leur justificatif de paie via un fichier ou en se connectant à un portail en ligne.

La fiche de paie en ligne facilite la conservation du document pour le salarié qui peut facilement l’enregistrer et l’imprimer si besoin.

La fiche de paie en ligne permet également à l’employeur d’économiser les frais d’impression et les frais nécessaires à la conservation et à l’archivage de ce document. S’il est possible d’envoyer des fiches de paie par mail, il vaut mieux prévoir une plateforme d’accès permettant aux salariés de télécharger et d’imprimer leur fiche de paie en format PDF.

En plus, la fiche de paie en ligne est bien plus écologique que sa version papier !

La durée de conservation d’une fiche de paie en ligne

La loi impose un délai de conservation de la fiche de paie en ligne largement supérieur au délai de conservation de la fiche de paie en version papier, au vu de la facilité de conservation, ce choix est largement compréhensible.

L’article L3243-8 du code du travail oblige ainsi l’employeur à assurer la disponibilité d’une fiche de paie pendant soit un délai de 50 ans soit jusqu’aux 75 ans du salarié.

La loi prévoit qu’en cas de fermeture de la plateforme en ligne permettant l’accès au bulletin de paie, ou la cessation d’activité de l’employeur, il faut prévenir les salariés au moins 3 mois avant cette cessation afin de leur permettre de récupérer leurs données.

Il est également nécessaire de respecter les mentions obligatoires devant être présentes sur les fiches de paie, en ligne ou non.

Les mentions obligatoires de la fiche de paie en ligne

Le code du travail encadre également les règles en matière de mentions obligatoires devant figurer sur les fiches de paie en ligne.

Les différentes mentions obligatoires sont relatives à la fois à l’employeur et au salarié, mais également aux charges sociales ainsi qu’aux composantes de la rémunération et à la synthèse de la situation.

Il s’agit donc :

Concernant l’employeur :

  • de son identité ainsi que son adresse ou la désignation de l’établissement ;
  • du numéro de nomenclature de l’activité : SIRET, code APE ou NAF ;
  • de la convention collective applicable au salarié ou des dispositions légales de durée de congé payé et de préavis en cas d’arrêt de la relation de travail.

En ce qui concerne le salarié :

  • de son identité
  • de son numéro de sécurité sociale
  • son poste
  • son adresse
  • le numéro de son matricule dans l’entreprise

Concernant les composantes de la rémunération :

  • Il faut mentionner la période ainsi que le nombre d’heures effectuées sur lequel se base le salaire. Il ne faut pas oublier de distinguer les heures à taux normal des éventuelles heures complémentaires ayant bénéficié d’une majoration.
  • il faut faire état de la date à laquelle la rémunération est versée au salarié ;
  • la rémunération brute ;
  • la rémunération nette ;

Pour les charges sociales :

  • nature et montant des accessoires du salaire soumis aux cotisations salariales patronales ;
  • montant et assiette des cotisations et contribution à la charge de l’employeur et du salarié
  • le montant des exonérations et exemption de cotisation sociale

Mais également : l’assiette ainsi que le taux et le montant retenu à la source et le montant de ce qui aurait été versé en l’absence de cette retenue

Faire une fiche de paie en ligne en passant par un logiciel de gestion de paie

Un logiciel de paie est une solution informatique permettant de gérer le processus de paye. Les fonctionnalités dont il dispose peuvent lui permettre de gérer l’ensemble des actes juridiques et sociaux liés au parcours du salarié dans l’entreprise. Le logiciel de paie intègre les logiciels SIRH (système d’Information Ressources Humaines)

Avantages et enjeux de passer par un logiciel de paie

Établir les paies est une tâche importante, récurrente et contraignante pour une entreprise. Un logiciel adapté améliore son efficacité, simplifie le travail et l’organisation du dirigeant ou des équipes administratives et facilite son déploiement. Il offre plusieurs avantages :

  • Un gain de temps ;
  • Une baisse sensible des erreurs ;
  • Appliquer une réglementation à jour et en vigueur en matière de droit juridique et social ;
  • Réduire les coûts ;
  • Centralisation des données ;
  • Préserver votre indépendance ;
  • Disposer d’un logiciel de paie entraîne souvent un effet de responsabilisation des différents services de l’entreprise.

Quel est l’enjeu ? Une erreur lors du traitement des salaires peut coûter cher à plusieurs titres.

En termes de motivation des équipes, passer par un logiciel de gestion de paie peut être bénéfique à l’entreprise.

Sur le plan financier, notamment, un logiciel de gestion de paie peut être utile en cas de procès et dans le cas d’un contrôle par l’URSSAF (amendes, redressements, dommages et intérêts, etc.).

Comment choisir son logiciel de gestion de paie ?

Vous devez prendre en compte différents éléments afin de choisir votre logiciel de paie :

Tout d’abord, vous pouvez vous appuyer sur la notoriété et sur la fiabilité de l’éditeur du logiciel de paie.

Si l’éditeur est reconnu pour la qualité de ses produits, cette garantie peut vous pousser à privilégier un logiciel plutôt qu’un autre.

La facilité d’utilisation comme critère de sélection

Le logiciel de paie est supposé faciliter le travail des équipes RH de l’entreprise, vous devez donc être vigilant à la facilité d’utilisation d’un tel logiciel pour vos équipes.

La facilité d’utilisation de votre logiciel apportera une plus grande souplesse d’organisation pour vos salariés.

Vous avez la possibilité de tester les logiciels avant de les prendre, vous pourrez ainsi appréhender toutes les caractéristiques du logiciel.

Choisissez en fonction de la nature de votre activité et de la taille de votre entreprise

Il existe des logiciels spécifiques selon le type d’activité. En effet, vous devez choisir un logiciel répondant aux spécificités de l’activité exercée. Par exemple, il existe des logiciels spécifiques pour le secteur du BTP, ils bénéficient d’options absentes sur d’autres logiciels, nécessaires pour le secteur du BTP.

De plus, vous devez choisir un logiciel selon la taille de votre entreprise. Prendre un logiciel n’est peut-être pas la meilleure solution si votre entreprise n’a pas encore atteint une certaine taille. Pour les TPE, les coûts d’un expert-comptable sont plus intéressants que de prendre un logiciel de gestion de paie.

Soyez vigilant sur les fonctionnalités du logiciel.

Il faut évidemment que les fonctionnalités de bases soient présentes sur le logiciel. Vérifier qu’il valide toutes les fonctionnalités de création, de saisie et d’édition des documents administratifs ainsi que l’automatisation de vos déclarations sociales

Si le logiciel bénéficie en plus de fonctionnalités administratives vous simplifiant les différentes tâches/ les automatisant, cela peut être intéressant.

Il faut ensuite vérifier que toutes les fonctionnalités répondent bien à vos besoins essentiels.

Le prix

Un logiciel de paie représente un investissement pour une entreprise. Vous devez avoir défini un budget afin de sélectionner un logiciel entrant dans ce montant.

Quid des logiciels gratuits : ils ne proposent que des services de bases, si vous pouvez aller sur un logiciel plus performant ne vous en privez pas.

Prévoyez un logiciel flexible et évolutif

Avec un logiciel flexible, vous êtes sûr de pouvoir l’adapter en fonction de vos besoins. Vous pourrez également le faire évoluer pour répondre à de nouveaux besoins.

Il est, par exemple, possible de choisir un logiciel modulable afin d’y ajouter de nouveaux modules pour l’adapter en fonction des spécificités de votre activité.

Vous pouvez également partir sur un outil vous permettant de changer facilement de facturation en ligne.

Il faut également que le logiciel puisse être coordonné avec d’autres logiciels de gestion. Vous devez faire attention à la compatibilité du logiciel de paie avec vos autres logiciels.

Intéressez-vous à l’utilisation du logiciel

Il existe des logiciels installés directement sur le système d’information de l’entreprise et d’autres qui sont installés sur le cloud. Les seconds offre une plus grande souplesse d’utilisation et permettent de se connecter de n’importe quels périphériques

Rapprochez-vous de votre expert-comptable si vous avez des difficultés de paramétrage du logiciel.

Attention au stockage et à la sécurisation des données de votre fiche de paie en ligne

Le logiciel de paie stock les données personnelles des différents salariés. La gestion de données étant de la responsabilité du dirigeant, il est nécessaire de s’intéresser au lieu de stockage et aux traitements des données des salariés.

La législation sur la protection des données est bien plus sécurisée sur le sol européen que sur le sol américain. En effet, il est possible pour l’administration américaine d’avoir accès à n’importe quelle donnée, et cela, peu importe le motif. Privilégiez une gestion de données européenne conforme avec le RGPD limitant ainsi les risques.

Tous les logiciels de fiches de paie en ligne qui sont présents sur notre comparatif sont dans l’obligation de respecter des standards extrêmement exigeants en matière de protection des données, de confidentialité et de sécurité.

En plus de la gestion des données, il faut que le logiciel soit conforme aux exigences réglementaires en vigueur.

Privilégiez le suivi par un conseiller dédié

Les enjeux autour de la paie sont suffisamment importants pour qu’un conseiller vous suive dans l’utilisation de votre logiciel de paie. N’hésitez pas à faire appel à un professionnel pour vous aider.

Privilégiez un conseiller reconnu pour ses compétences et pour ses disponibilités. (Les conseillers situés en France coûtent plus cher, mais sont reconnus pour leurs qualités.)

Le support et le service client

En cas de difficultés ou de problème technique résultant de votre logiciel de paie, la qualité du service client et le support ont toute leur importance.

Le service doit être efficace, réactif et proposer une assistance ouverte pour répondre à vos questions. (minimum 8h-17h 5j/7).

Prenez également garde au coût d’utilisation du support (gratuit ou payant), à la localisation (France, étranger), le prix des appels…

En prenant en compte ces différents éléments, vous devrez être en mesure de sélectionner un logiciel de paie qui facilitera le travail de l’équipe RH de votre entreprise. Cet outil vous permettra alors de vous concentrer sur d’autres éléments importants comme le développement de votre activité.

Pour aller plus loin :

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Valentine Bach Rédactrice

Diplômée d'une double licence en droit et économie gestion, Valentine Bach porte un intérêt certain à la création d'entreprise. Elle réalise actuellement un M2 en droit de l'entreprise afin de se spécialiser sur ce sujet.


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