La fiche de paie par mail : est-ce possible ?

Le développement de la dématérialisation des fiches de paie incite les entreprises à mettre à disposition les fiches de paies sur un serveur sécurisé appelé coffre-fort numérique. Si ‘envoi de la fiche de paie par mail est un peu moins personnalisé qu’un courrier papier, il préserve une relation directe et personnalisée. Si le transfert via un coffre fort numérique est pratique et rapide, il informatise et déshumanise encore un peu plus cette démarche pourtant si importante entre l’employeur et l’employé. Surtout dans les petites entreprises.

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La fiche de paie par mail : quels avantages pour l’employeur et le salarié

Pour de nombreuses entreprises, l’envoi de fiches de paie par courrier électronique est devenu la norme.

Cette démarche :

• Permets à l’entreprise de faire des économies sur les coûts d’impression et de distribution des bulletins de paie.
• Permets aux employés d’accéder à leurs informations de paie plus rapidement, directement dans leur boîte e-mail.
• Reste importante pour le salarié qui perçoit la compensation du travail effectué et, en quelques clics, peut être rassuré sur le montant versé. L’utilisation d’un coffre-fort numérique nécessite de se connecter, et de faire quelques manipulations avant de visionner sa fiche de paie.

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Comment envoyer une fiche de paie par mail ?

La règle générale

L’email ne nécessite pas de formalisme particulier, sauf à rédiger l’objet de l’email de manière explicite.

La fiche de paie doit être attachée à l’email en pièce jointe, sous format PDF.

L’obligation relative à l’envoi du bulletin de paie réside dans le délai. L’employeur doit délivrer ce document à ses employés :

• à une date similaire chaque mois
• et tous les 30 jours exactement

Notez que les délais de paiement des salaires suivent la même règle.

Astuces pour l’envoi des fiches de paie par email

Afin que les salariés s’y retrouvent, il sera judicieux de conserver le même objet d’email tout au long de la carrière de vos collaborateurs. L’objet pourra renseigner le contenu de l’email, le mois et l’année concernée, ainsi que le nom de l’entreprise employeuse. Par exemple : Fiche de paie août 2022 – ENTREPRISE X.

Comment envoyer la dernière fiche de paie par mail ?

Lorsque le contrat de travail d’un salarié prend fin (licenciement, démission, fin de CDD, etc.), la fiche de paie doit être transmise avec le dernier paiement du salarié, à la date mensuelle convenue au préalable.

Règles de formalisme de la fiche de paie dématérialisée

Si l’envoi de l’email contenant la fiche de paie ne nécessite pas de formalisme particulier, la fiche de paie en elle-même doit respecter des normes de présentation.

Toutes les informations légales doivent être renseignées de manière lisible.

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Attention à la sécurité de la fiche de paie dématérialisée

L’envoi d’un courrier électronique comprenant un bulletin de paie engendre le risque de piratage des données personnelles. Certains employeurs proposent donc l’envoi des bulletins de salaire sur les boîtes email professionnelles des salariés, celles-ci étant souvent plus sécurisées que les messageries personnelles.

En cas d’envoi d’un email sur la boîte professionnelle, le salarié pourra télécharger son bulletin de salaire ou transférer l’email vers sa boîte personnelle pour classement et archivage selon ses propres moyens.

Certaines entreprises archivent les bulletins de salaire de leurs employés au sein d’un coffre-fort électronique afin de protéger les données qui y transitent.

Quelles obligations liées à la conservation de la fiche de paie dématérialisée

L’entreprise est obligée de conserver tous les bulletins de paie qu’elle a édités, et ce pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à l’âge de 75 de ses collaborateurs. La conservation des bulletins de paie doit être assortie d’une totale confidentialité, sécurité, accessibilité et de l’impossibilité de falsifier les fiches de paie.

À n’importe quel moment, les salariés et ex-salariés doivent pouvoir contacter l’entreprise pour récupérer leurs bulletins de paie.

Pour répondre à ces obligations, de nombreuses entreprises mettent en place un coffre-fort électronique.

Certains logiciels de paie, notamment les logiciels en ligne, proposent aux salariés la mise à disposition d’un accès personnel à leurs bulletins de paie (plateforme de mise à disposition des bulletins de salaire dématérialisés). Ce service de classement et d’archivage des fiches de paie est très apprécié, tant des employeurs que des salariés. Il peut être complémentaire de l’envoi des fiches de paie par mail.

À titre d’illustration, le logiciel de paie PayFit propose ce service aux entreprises.

L’envoi des fiches de paie est-il bon pour la planète ?

Qu’en est-il de l’impact environnemental de l’envoi d’une fiche de paie par mail plutôt que par courrier ?

On sait que l’utilisation trop intense du papier nuit à l’environnement. Mais on sait aussi que les mails et leur stockage sont consommateurs d’énergie. Comment savoir quelle est la meilleure option environnementale ? Le mieux c’est de faire le calcul.

Quel est le coût énergétique de l’édition et de l’envoi d’une fiche de paie papier ?

Les bases de calcul

Le rapport “Paper Cuts – Recovering the Paper Landscape” indique qu’il faut 2 à 3,5 tonnes de bois pour produire une tonne de papier. Il faut ensuite mettre en place un procédé industriel pour :

• transformer le papier en pâte
• Blanchir la pâte
• Presser la pâte pour en faire du papier

Ces processus nécessitent des procédés chimiques, mécaniques et du chauffage. Au final le label Energy Star indique qu’une feuille de papier consomme 0,017 kWh soit 1,258 gramme de CO2.

Il faut ensuite établir la fiche de paie, l’imprimer et l’envoyer. Pour notre calcul on se basera sur les hypothèses suivantes :

• L’ensemble des taches nécessaires à l’établissement d’une fiche de paie (tous services confondus) prend environ 15 min ce qui représente une consommation approximative de 51 W
• L’impression nécessite pour sa part 15. W
• L’encre qui est fabriquée à partir de colorants, résines et cire et les cartouches (métaux lourds) ont eux aussi un fort impact environnemental.
• La poste nous indique qu’un courrier envoyé à une dizaine de kilomètres a un bilan carbone d’environ 15 grammes de CO2.

Quel est le coût énergétique de l’édition et de l’envoi d’une fiche de paie par mail ?

Le coût de la conception et de l’envoi de mon mail

Si le document dématérialisé semble plus respectueux de notre planète, il nécessite un temps d’ordinateur et un stockage informatique important. Ce qui consomme de l’énergie.

8h d’utilisation d’un ordinateur consomme environ 1,64 kWh. Ainsi, si créer une fiche de paie électronique ne prend pas 8h, cela génère une consommation énergétique non négligeable. Surtout qu’une fois créée, la fiche de paie consomme du temps d’ordinateur pendant sa consultation par l’employé.

Selon l’ADEME, l’envoi d’un mail de 1 Mo représente une consommation énergétique de 25 Wh et environ 3 grammes d’équivalent CO2 (hors temps de lecture). Ainsi : si la lecture d’un document de 3 à 4 pages prend entre 3 et 4 minutes par page, la lecture à l’écran impactera moins le réchauffement climatique. Dès lors que le temps de lecture total dépasse 15 minutes pour 4 pages l’impression en noir et blanc, recto/verso, 2 pages par faces préférables.

Le coût du stockage de mon mail

Le stockage sur serveur a un coût énergétique important. Plus un document est conservé longtemps su serveur, plus son impact environnemental est important. L’ordre de grandeur est de 10 grammes de CO2 par an pour un e-mail. Or, de nombreuses personnes stockent leurs emails à vie … on est donc loin de la bonne démarche environnementale.

En fait, le fait que nous soyons très majoritairement équipés d’un ordinateur et qu’il est souvent allumé intervient en faveur de l’envoi d’un document par mail. L’impact environnemental d’un document envoyé par mail est plus faible lorsque sa durée de consultation est inférieure à 15 min.