Comment envoyer une lettre recommandée en ligne ?

Par Marie Lusset, le 16/05/2022

La lettre recommandée est un type de courrier très particulier. Elle est envoyée lorsque vous avez besoin de prouver son expédition pour des raisons légales. Dans certains cas, elle est même obligatoire. Dans votre quotidien d’entrepreneur, vous serez amené à utiliser fréquemment ce type d’envoi.

lettre recommandée en ligne

Quelles que soient les circonstances, vous avez plusieurs options pour bien délivrer votre lettre commandée. L’envoi en ligne est notamment une alternative intéressante. Nous vous expliquons comment procéder.

Trouvez la bonne plateforme pour envoyer votre lettre recommandée en ligne

Lorsque vous avez besoin d’envoyer une lettre recommandée en ligne, la première étape est la recherche de la bonne plateforme. En effet, il existe de nombreux sites qui mettent ce service à disposition, mais très peu qui sont vraiment appropriés. Pour trouver le bon, vous devez passer par une étape de recherche. Cette dernière doit être guidée par des critères bien définis pour vous faciliter la tâche. Commencez par considérer la simplicité d’utilisation des plateformes qui proposent d’envoyer des lettres recommandées afin de gagner du temps et d’être sûr de faire la bonne démarche. En effet, toutes les plateformes ne sont pas forcément accessibles. Si vous trouvez des sites que vous avez du mal à comprendre dès le premier instant, il est préférable d’en chercher un autre.

Un autre critère important est la réputation de la plateforme qui permet d’envoyer une lettre recommandée en ligne, qui peut être vérifiée simplement en cherchant des avis sur internet. De nombreux blogs passent en revue des sites relatifs à un thème donné et donnent une appréciation objective sur ceux-ci. Il est également possible de parcourir simplement les réseaux sociaux desdites plateformes.

Enfin, tenez compte du respect des normes en vigueur. La lettre recommandée est encadrée par des règles strictes. Vous devez vous assurer que la plateforme les prend en considération pour avoir une lettre sécurisée, surtout dans le cadre d’un envoi professionnel. De plus, avec la bonne plateforme, le gain de temps est garanti. Il vous suffit de créer un compte pour pouvoir vous lancer.

Rédigez et personnalisez votre lettre que vous enverrez en recommandé

Dès que votre compte est créé, vous avez la possibilité d’entrer dans le vif du sujet : la rédaction de votre lettre recommandée. Normalement, plusieurs options doivent être proposées par le site. Premièrement, vous avez généralement la possibilité de la créer directement sur la plateforme. Autrement dit, un bouton ou une section dédiée à la rédaction doit être disponible. En cliquant dessus, vous pourrez saisir votre courrier à votre convenance.

Deuxièmement, il est également envisageable de vous inspirer de modèles préétablis si besoin. En tant qu’entrepreneur, vous n’aurez certainement pas besoin d’utiliser cette option, mais si le type de lettre que vous désirez envoyer ne vous est pas familier, passer par l’intermédiaire d’un modèle vous facilite grandement la tâche.

Pour finir, vous avez la liberté d’importer votre lettre comme fichier. Cela implique que vous l’avez déjà rédigée. La plateforme peut en l’occurrence vous servir de base d’envoi ou de personnalisation. Il suffit de cliquer sur le bouton correspondant et de parcourir vos fichiers. Sélectionnez celui qui représente votre lettre recommandée pour qu’il soit téléchargé sur la plateforme. Après cela, vous pouvez encore modifier la lettre comme vous l’entendez. L’essentiel est qu’elle vous convienne parfaitement à la fin du processus.

Sélectionnez un mode d’envoi pour votre lettre recommandée

Si vous arrivez à cette étape, cela veut tout simplement dire que votre lettre recommandée est enfin prête. Il ne vous reste plus qu’à l’envoyer au destinataire. Pour ce faire, deux possibilités sont encore envisageables.

Envoi avec avis de réception

Lorsque vous optez pour l’envoi avec avis de réception, vous bénéficiez d’une sécurité supplémentaire. En effet, cette solution vous permet d’être informé quand votre destinataire reçoit la lettre. Elle lui est livrée avec un avis de réception qu’il doit signer. Ce dernier vous revient et fait office de preuve de bonne réception.

L’avis de réception peut être très utile dans certains cas comme les traitements de contentieux ou de litiges. Il s’agit donc d’un mode d’envoi très apprécié des professionnels du droit (notaire, avocat, etc.). Il permet d’avoir une trace de distribution horodatée. Elle pourra servir ultérieurement.

Envoi sans avis de réception

L’accusé de réception est une option entièrement facultative. De plus, elle n’est pas activée automatiquement. Cela veut dire que rien ne vous empêche d’envoyer une lettre recommandée en ligne sans avis de réception. Le courrier a toujours le même poids.

La seule différence réside dans le fait que vous ne recevez aucun document signé servant de preuve de distribution. Toutefois, cette dernière existe auprès de la structure qui s’est chargée de l’expédition. Elle est généralement gardée pendant un an. Si vous en avez besoin, il suffit d’en faire la demande.

Validez votre lettre recommandée pour l’envoi

Il s’agit là de la dernière étape de votre processus. Vous avez sélectionné votre mode d’envoi et rédigé votre lettre. Il suffit donc de la valider pour qu’elle puisse être imprimée et acheminée comme il se doit. Cela est bien entendu associé à un coût qui peut varier en fonction de plusieurs critères. Il dépend notamment de la taille de votre lettre. Plus précisément, il est question de son nombre de pages. Votre facturation ne sera pas la même pour un courrier de 4 pages face à un autre qui en fait 10.

L’option de l’accusé de réception, elle aussi, fait varier le coût de la prestation. Dans tous les cas, vous avez l’occasion de visualiser votre courrier ainsi que le prix de son envoi. Si un détail ne vous convient pas, vous pouvez le modifier à tout moment avant la validation. Une fois toutes les modifications apportées, votre lettre recommandée en ligne est prête à être envoyée.

Vous pouvez reprendre la procédure pour résilier un contrat par exemple. Que ce soit un contrat d’embauche, d’assurance ou même de location, le courrier recommandé en ligne se prête à la tâche. Il sert aussi pour les mises en demeure. Dans ce cas précis, il est même nécessaire, car elles sont associées à un délai. Il faut donc une lettre avec accusé de réception.

Un courrier recommandé avec accusé de réception est également utile lors des procédures judiciaires. Il montre que votre démarche de résolution à l’amiable s’est révélée vaine grâce à l’avis de réception.

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Marie Lusset

Marie Lusset est diplômée d’un master en droit des affaires internationales et d'un master en management et développement des entreprises. Elle accompagne les porteurs de projet à créer leur entreprise et développer leur activité.


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