E-procurement : L'approvisionnement en ligne des entreprises

Par Axel Lefebre, le 25/05/2020

Grâce à l’e-procurement, de nombreuses étapes intermédiaires de l’approvisionnement sont supprimées, facilitant ainsi le processus d’achat des entreprises.

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L’e-procurement (ou approvisionnement en ligne) a transformé et simplifié les processus d’achats et de ventes des entreprises et fournisseurs. Avec l’approvisionnement traditionnel, l’entreprise doit entrer en contact directement avec le fournisseur via mail, téléphone ou rendez-vous. Ce processus peut s’avérer lourd et il est possible qu’il y ait des différences entre ce que l’entreprise souhaite acheter et ce qui leur ai livré. Avec la suppression de certaines étapes intermédiaires, l’e-procurement accélère et simplifie le processus d’achat tout en offrant plus de transparence concernant les produits achetés.

Les bénéfices de l’e-procurement

Pour profiter des avantages de l’approvisionnement en ligne, l’entreprise doit d’abord faire appel à une solution de e-procurement. Ces plate-formes de vente en ligne, qui ressemblent dans les grandes lignes à des plate-formes e-commerce B2C, nécessitent en premier lieu que l’entreprise enregistre les fournisseurs auprès desquels elle souhaite acheter sa marchandise.

L’utilisation de plate-formes d’e-procurement bénéficient tout autant aux vendeurs qu’aux acheteurs. Les fournisseurs peuvent facilement proposer l’ensemble de leur gamme de produits et ainsi toucher un large public tout en exposant ce qui différencie son offre des autres fournisseurs. Pour les entreprises, l’avantage est de pouvoir consulter plusieurs offres similaires afin de s’approvisionner auprès du fournisseur proposant l’offre qui correspond aux attentes de l’entreprise. L’entreprise qui achète peut ainsi comparer en quelques clics les produits qui possèdent les caractéristiques de différenciation qui l’intéresse (prix, qualité, fonctionnalités produit…).

Le processus d’achat de l’e-procurement est nettement plus transparent qu’avec l’approvisionnement traditionnel. Cette transparence garantit aux entreprises, particulièrement l’équipe d’achat, et aux fournisseurs d’avoir un accès égal à l’information délivrée sur la plate-forme d’e-procurement. Moyens de transport, délais de livraison, caractéristiques techniques du produit… les catalogues d’approvisionnement en ligne offrent la possibilité de donner un maximum de renseignement quant aux produits vendus et achetés. Une entreprise a donc tout intérêt à se tourner vers les fournisseurs les plus transparents, afin d’éviter au maximum les écarts entre ce qui est commandé et ce qui est livré.
Ce processus d’achat simplifié, et même parfois en partie automatisé, peut permettre aux entreprises de revoir et d’optimiser leur stratégie d’entreprise.

De la même manière que les sites de vente e-commerce pour particuliers, ces plate-formes B2B mettent en place des algorithmes pour faciliter l’expérience des entreprises et fournisseurs, notamment via un système de suggestions. Les plate-formes d’e-procurement proposent aussi tout un système de recherches et de filtres. Une entreprise effectuant la recherche « café », par exemple, verra s’afficher toutes les offres à ce produit (tasses, cafetière, graines…) et les trier par prix, pertinence ou temps de livraison.

ERP et e-procurement

Les solutions e-procurement sont compatibles avec tous les ERP (Enterprise Resource Planning). La mise en place d’un processus d’approvisionnement en ligne permet donc aux entreprises d’optimiser leur gestion budgétaire grâce à la récolte et au traitement automatisé des données liées aux achats. L’entreprise peut facilement suivre ses stocks et prendre les meilleures décisions pour son approvisionnement et ainsi commander les bonnes quantités, pouvant amener à des économies significatives.

La récolte et l’analyse de données est un autre atout du e-procurement par rapport à l’approvisionnement traditionnel. Les algorithmes intégrés à la solution d’e-procurement permettent d’effectuer des prédictions relativement précises et ainsi aider l’entreprise à améliorer son processus d’achat et sa gestion budgétaire. Côté fournisseur, les avantages sont sensiblement les mêmes, l’analyse des données liées aux ventes alimentent donnent des prédictions et indications sur les produits et services les plus demandés, par exemple.

L’e-procurement pour fluidifier le processus d’achat

Grâce au e-procurement, l’ensemble des équipes de l’entreprise peut consulter le catalogue en ligne des fournisseurs. Ces solutions permettent d’attribuer des niveaux d’autorité pour chaque équipe de l’entreprise. L’équipe chargé des achats ou des finances de l’entreprise aura par exemple tous les droits alors que les autres membres de l’entreprise ne pourront que consulter le catalogue sans pouvoir acheter. Ceci permet d’apporter une cohérence dans le pouvoir de décision sur l’approvisionnement de l’entreprise, en restreignant certaines fonctionnalités en fonction de la mission de chaque collaborateur.

Cette homogénéité dans le processus d’approvisionnement de l’entreprise, qui s’émancipe d’une bonne partie de la paperasse habituellement nécessaire, facilite l’organisation. Les solutions e-procurement sont de plus en plus privilégiés par les fournisseurs pour tous les avantages proposés (gain de temps, gain de visibilité, simplification du processus de vente). Ces plate-formes font donc l’objet d’une certaine concurrence entre les fournisseurs qui peut largement profiter aux entreprises souhaitant s’approvisionner en ligne.

L’e-procurement possède de nombreux avantages et les bénéfices de son utilisation ne peuvent que croître au fil du temps. Transparence, gain de temps, optimisation du processus d’achat, économie… les catalogues en ligne semblent n’avoir rien à envier à leurs homologues traditionnels. De plus, avec l’avènement de technologies comme la blockchain, les transactions effectuées en ligne sont amenées à être de plus en plus sécurisées.

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