E-procurement : Fonctionnement de l'approvisionnement en ligne

L’e-procurement (ou approvisionnement en ligne) se présente sous la forme d’une application grâce laquelle l’entreprise peut effectuer des transactions. Le fonctionnement est, pour simplifier, similaire à un site de e-commerce classique. La grande différence étant qu’une solution e-procurement intègre de nombreuses fonctionnalités pour les entreprises.

Ces plate-formes de transactions dédiées au B2B sont compatibles avec la majorité des ERP. La mise en place d’une solution e-procurement ne demande donc pas une ré-organisation mais plus un petit temps d’adaptation. De plus, ces solutions d’approvisionnement offrent, entre autre, la possibilité d’y intégrer le workflow d’achat de l’entreprise. La prise en main est donc assez rapide et les quelques heures passées à se familiariser avec seront vite rentabilisées.

Les fonctionnalités d’une solution e-procurement

Les fonctionnalités intégrées dans une solution e-procurement peuvent varier en fonction du prestataire choisi. Toutes les solutions d’approvisionnement en ligne donnent la possibilité aux entreprises de :

• Acheter en ligne. Via la plate-forme du fournisseur ou sur des places de marchés. Les produits peuvent y être facilement triés grâce à des filtres de recherche.
• Gérer la chaîne d’approvisionnement. De la commande à l’avis d’expédition, l’e-procurement permet de centraliser tous les documents concernant l’approvisionnement.
• Gérer les factures. Le stockage des factures fournisseurs au format numérique offre au dirigeant la possibilité d’avoir une vue synthétique et en temps de ses transactions.

Les acteurs de l’approvisionnement en ligne

Les acteurs de l’e-procurement sont tout simplement les entreprises qui achètent et les fournisseurs. Néanmoins il existe différentes manières aux fournisseurs de proposer leurs offres, en fonction du rapport de dépendance dans le partenariat entre le fournisseur et l’entreprise cliente. Un fournisseur influent pourra plus facilement imposer ses propres spécifications qu’un fournisseur dépendant de ses clients.

L’approvisionnement avec une solution e-procurement peut se faire :

• Directement entre le fournisseur et l’entreprise cliente. Dans ce cas, les spécifications d’approvisionnement sont définies en fonction du rapport de dépendance entre le fournisseur et le client.

• Sur une place de marché virtuelle. Il s’agit de grands portails sur lesquels acheteurs et vendeurs entrent en relation. Les fournisseurs et les clients effectuent leurs transactions sur une plate-forme e-procurement en reprenant le modèle d’une place de marché.

L’e-procurement, pour quelles types d’entreprise ?

L’approvisionnement en ligne est une solution à envisager pour toute entreprise qui effectue régulièrement des transactions. Quelles que soient la taille et l’activité de l’entreprise, utiliser une plate-forme d’achat en ligne plutôt qu’un catalogue classique possède certains avantages.

Pour un fournisseur, l’e-procurement permet une mise à jour instantanée de son catalogue de produits. Que ce soit pour supprimer ou ajouter de nouvelles offres, une plate-forme d’approvisionnement en ligne offre une grande souplesse pour actualiser les produits proposés aux clients. Ce type de solution a aussi l’avantage de faire économiser certains frais aux fournisseurs, comme ceux liés au fait d’utiliser un catalogue papier (impression, expédition…).

Pour une entreprise se trouvant plus de côté client, qui a un besoin d’approvisionnement régulier, les bénéfices peuvent être conséquents. Grâce à l’actualisation instantanée des produits proposés, l’entreprise est informée en temps réel des offres de chaque fournisseur. De plus, l’automatisation de toute ou partie du processus d’achat représente un gain de temps considérable. Automatiser l’approvisionnement de fournitures en fonction du workflow de l’entreprise permet aussi d’avoir un contrôle précis des transactions.

L’e-procurement, de part sa simplicité d’utilisation et sa personnalisation, est une solution d’approvisionnement à considérer. Les avantages, qu’ils soient financiers, organisationnelles ou stratégiques, peuvent amener des bénéfices à toutes les entreprises, mêmes celles qui effectuent des transactions ponctuelles.