Urssaf et la vérification des fiches de paie : comment se passe le contrôle ?

L’URSSAF effectue la vérification des fiches de paie au titre de ses diverses missions. Nous vous expliquons comment se déroule le contrôle.

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A quoi sert le contrôle de l’URSSAF ?

Le  contrôle de l’URSSAF permet la bonne application de la loi en matière de Sécurité Sociale et d’Assurance chômage.

Qu’est-ce que l’URSSAF ?

Il s’agit de l’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales. C’est un organisme de l’Etat chargé de collecter les cotisations sociales des entreprises pour le bon fonctionnement de la sécurité sociale.

Comme les entreprises paient en s’appuyant sur leurs déclarations, l’URSSAF se charge de veiller à ce qu’elles payent correctement leurs cotisations sociales. En cas d’erreur avérée, l’Urssaf demandera la rectification des erreurs de  paiement des cotisations.

Pourquoi êtes-vous soumis à un contrôle ?

Le contrôle peut concerner toute entreprise. Si vous faites l’objet d’un contrôle, pas d’inquiétude. Cela ne signifie pas forcément un mauvais soupçon de la part de l’Urssaf ou une dénonciation d’un tiers. Sachez que ce contrôle est obligatoire et arrive toujours dans la vie d’une entreprise.

Cependant, il peut s’agir de certaines incohérences remarquées par l’Urssaf ou certains facteurs comme le fait d’avoir fait l’objet d’un redressement fiscal, etc qui vont pousser l’organisme à contrôler la régularité de votre situation.

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Comment se déroule le contrôle de l’URSSAF pour la vérification des fiches de paie

Le contrôle de l’Urssaf se déroule en plusieurs étapes :

• L’envoi d’un avis de contrôle
• Le contrôle
• La lettre d’observation
• La période contradictoire
• Le rapport du contrôle.

L’envoi d’un avis de contrôle

Pour vous  prévenir, l’Urssaf envoie un avis de contrôle en lettre recommandée avec accusé de réception 15 jours avant la date du contrôle.

Dans ce courrier, vous retrouverez : la date du contrôle, l’identité du contrôleur, et la liste des documents à apporter.

Le contrôle se déroule alors soit :

• À distance, sur pièces : les documents sont simplement à  envoyer à l’URSSAF.
• Ou il se déroule sur place : le contrôleur se déplace directement dans l’entreprise.

Les documents à fournir seront alors : l’avis d’imposition, les factures, les fiches de paie, les contrats de travail, la comptabilité, la déclaration annuelle des salaires, les avantages en nature etc.

Le contrôle de l’URSSAF

L’agent chargé du contrôle vérifie tous les documents adressés nécessaires au calcul du  taux  et de l’assiette des cotisations sociales pour vérifier le montant des cotisations payés, les rémunérations soumises à cotisations, des frais professionnels déductible des cotisations et la mise en application des mesures d’exonération en faveur de l’emploi.

Le contrôle porte donc sur toutes les cotisations et contributions exigibles dans la limite des trois dernières années civiles.

Si le contrôle a lieu sur place  :

• L’agent de contrôle a le droit d’utiliser votre matériel informatique afin de consulter tous  les documents dématérialisés.

Vous avez le droit de vous opposer à cette utilisation de matériel en amont. Vous avez 15 jours à compter de l’avis de contrôle pour notifier votre refus d’accès à votre matériel informatique. Dans ce cas, vous devrez apporter  une alternative (imprimer les documents par exemple).

• L’agent peut interroger chaque salarié afin d’avoir plus d’informations. Vous ne pouvez pas refuser cette étape du contrôle.

La lettre d’observation

L’Urssaf vous envoie par courrier postal ses conclusions. S’il y a un problème constaté par l’Urssaf et par conséquent un redressement : il y sera indiqué le montant, son calcul et sa nature.

La période contradictoire

La quatrième étape représente le délai dans lequel vous pouvez agir contre la décision de l’Urssaf. Un  recours vous est possible dans les 30 jours réglementaires.

Dans le cas où vous vous opposez aux conclusions de  l’Urssaf, l’agent de contrôle répond en  indiquant alors si sa décision de  redressement est maintenue ou annulée.

Le rapport de contrôle

Enfin, l’Urssaf transmet son  rapport de contrôle. C’est un courrier dans lequel figure la décision finale de l’agent de contrôle. Plusieurs situations sont possibles :

• aucun redressement n’est pris  à votre encontre : l’agent n’a repéré aucune anomalie et votre contrôle s’est bien passé.
•  Vous avez payé trop de cotisations sociales et un crédit vous est accordé.
• Vous faites l’objet d’un redressement  et vous devez verser une somme pour compenser les cotisations non payées.

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La vérification des fiches de paie par l’URSSAF

Parmi les documents contrôlés par l’Urssaf on retrouve les fiches de paie. Sur cette dernière, vous avez sûrement déjà pu remarquer que certaines charges étaient enlevées du salaire brut.

La fiche de paie joue en effet le rôle d’un véritable justificatif pour déterminer les cotisations dues par les employeurs.

La fiche de paie représente la contrepartie du travail fourni par le salarié et le justificatif du salaire qui lui est versé.

La véracité des informations présentent sur la fiche de paie relève de la responsabilité de l’employeur, il faut donc être très méticuleux au moment de faire une fiche de paie ( https://www.leblogdudirigeant.com/faire-fiche-de-paie/).

L’employeur doit déduire des charges patronales : maladie, la cotisation AGS, la contribution FNAL, la  cotisation AT/MP…

Il déduit également les cotisations sociales qui sont la part du salarié. On y retrouve :

• L’assurance chômage
• La pension retraite
• La santé
• La sécurité sociale.

Tous ces éléments vont faire l’objet d’un contrôle auprès de l’Urssaf.  En effet, le système reposant uniquement sur une base déclarative des entreprises, l’URSSAF peut effectuer des contrôles aléatoires afin de vérifier qu’une entreprise respecte ses obligations de cotisation et de contributions sociales.

De plus, les salaires  doivent respecter les minima mensuels du SMIC ou ceux prévus dans la Convention collective dont dépend l’entreprise et selon la classification des salariés. L’Urssaf vérifie leur montant et va  également vérifier le versement des primes.

Cela permet à l’Urssaf également de vérifier que tout est en ordre et que les employés sont tous rémunérés dans le respect de la loi. Par ailleurs, le contrôle va permettre de déterminer s’il n’y a pas de travail non déclaré : le travail dissimulé communément appélé travail “au noir”.

L’Urssaf distingue deux cas de travail dissimulé :

• la dissimulation totale ou partielle d’activité,
• la dissimulation totale ou partielle d’emploi salarié

La détection de ce type de travail ainsi que la sanction et la réparation poursuit un objectif de justice sociale.

C’est donc pour s’assurer du montant des cotisations sociales versées par les entreprises que l’URSSAF procède à la vérification des fiches de paie.