Faut-il faire appel à un comptable pour faire une fiche de paie ?

Par Laurent Dufour, le 22/09/2022

De nombreux créateurs et dirigeants d’entreprises se demandent s’il est obligatoire de faire appel à un comptable pour faire les fiches de paie. Si la loi impose aux dirigeants de payer les salariés régulièrement et de réaliser une fiche de paie, elle n’impose pas de passer par un professionnel de la paie.

En réalité la question est moins de savoir s’il est obligatoire ou s’il est avantageux de confier la réalisation et l’édition des paies à un expert-comptable.

comptable pour faire une fiche de paie

Il n’est pas obligatoire de faire appel à un comptable pour une fiche de paie. Mais attention : une erreur sur la fiche de paie d’un salarié est à la charge de l’entreprise. Ainsi, comme nous l’avons mentionné dans l’introduction la question est plus de définir à partir de quel moment il devient avantageux voire nécessaire pour une entreprise de passer par un comptable ou un professionnel de la paie.

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Faut-il faire appel à un comptable pour faire une fiche de paie ?

Sur la plan réglementaire, la réponse est non. Il n’est pas obligatoire de faire appel à un comptable pour faire une fiche de paie ni pour calculer les salaires.

Toutefois, une erreur de paiement peut entraîner des conséquences négatives pour l’entreprise : impossibilité pour l’employeur de récupérer les trop-pleins versés, amendes, frustrations de la part des salariés, éventuellement contrôle URSSAF, etc.

N’oublions pas qu’une fiche de paie est un récapitulatif du salaire brut, du salaire net et des cotisations sociales versées par le salarié et l’employeur : cotisations retraite, santé… Ces sommes sont très importantes !

Il est donc recommandé de faire appel à un professionnel (comptable, expert-comptable) pour effectuer cette mission.

Qu’est-ce qu’une fiche de paie : définition rapide

Une fiche de paie est un document détaillé qui récapitule les heures travaillées et les salaires versés à un employé sur un laps de temps donnée (généralement 1 mois). La fiche de paie est également connue sous le nom de bulletin de paie ou bulletin de salaire.

La fiche de paie est établie par l’employeur et doit être remise à l’employé au moins une fois par mois. La fiche de paie doit contenir de nombreuses informations : identité de l’employeur et du salarié, poste occupé, nature du contrat de travail, heures effectuées, heures supplémentaires effectuées, taux horaires, taux des cotisations sociales, montant du salaire brut, montant du salaire net, montant des cotisations, montant des avantages accessoires, primes, congés payés, salaire net à déclarer à l’impôt sur le revenu, etc.

Pourquoi faire appel à un comptable pour faire une fiche de paie ?

Depuis la création des premières fiches de paie, le traitement des données a largement été confié aux comptables. Les comptables sont des professionnels de la gestion financière. Ils sont formés pour traiter les données de la paie de manière efficace et conforme aux normes.

En faisant appel à un comptable ou un cabinet d’expert-comptable, l’entreprise délègue la mission de la paie, sans risque d’erreurs ou d’oubli.

Les comptables sont également formés pour gérer les systèmes de paie, ce qui leur permet de garantir que les données de paie sont traitées de manière sécurisée et conforme aux réglementations. En outre, les comptables peuvent aider les employeurs à gérer efficacement leur budget de paie et à identifier les économies potentielles.

En raison de leur expertise et de leur formation, les comptables sont les mieux placés pour gérer les fiches de paie et assurer une paie conforme. En faisant appel à un comptable pour traiter vos fiches de paie, vous pouvez mettre votre énergie sur d’autres aspects de votre entreprise. Vous êtes assuré que vos salariés seront payés correctement, en temps opportun.

Avantages et inconvénients à faire appel à un comptable pour une fiche de paie ?

Faire appel à un comptable pour faire une fiche de paie présente de nombreux avantages, mais aussi quelques inconvénients.

Les avantages du comptable

Un comptable est un plus pour l’entreprise. Il fournit des conseils et des connaissances sur les différentes formes de rémunération avec les déductions d’impôt et les taxations, les types de régimes de retraite et de pension. Un comptable aide les employeurs à planifier leur stratégie de salaire.

Les inconvénients du comptable

Mais déléguer la paie à un comptable présente également quelques inconvénients.

Faire appel à un comptable est souvent plus coûteux que l’utilisation d’un logiciel de paie. De plus, les comptables ne sont pas toujours disponibles immédiatement : il peut y avoir un délai avant qu’ils puissent commencer à travailler sur vos fiches de paie.

Enfin, un comptable facture généralement un tarif unitaire par bulletin de paie : les honoraires comptables grimperont à mesure de vos embauches.

Le logiciel de paie pour remplacer le comptable ?

Pour remplacer la prestation d’un comptable, vous pouvez utiliser un logiciel de paie certifié conforme. Le logiciel de paie édite automatiquement les bulletins de paie à partir des informations saisies chaque mois (heures travaillées par chaque salarié, congés payés posés, etc. …). Un tel outil évite les erreurs de calcul, à condition qu’il soit :

  • correctement paramétré
  • validé chaque mois par le responsable de la paie (validation des éléments pour chaque salarié : congés, absence, heures supplémentaires…)
  • mise à jour au rythme des évolutions de la convention collective.

Avantages et inconvénients du logiciel de paie

Utiliser un logiciel de paie revient moins cher qu’une prestations comptable. Vous avez la garantie d’éditer des bulletins de salaire aux normes, sans erreur de calcul.

Mais chaque mois, vous devez saisir les informations qui serviront à éditer la fiche de paie ou vérifier que les données pré-saisies sont justes : les congés posés par les salariés, par exemple, qui doivent apparaitre chaque mois sur la fiche de paie, etc.

De plus, vous ne bénéficiez d’aucun conseil en matière de gestion de la paie, de cotisations sociales et de régime de retraite.

Vous devez aussi suivre les évolutions sociales relatives au Code du travail et à votre convention collective. Votre logiciel de paie sera impérativement re-paramétré selon ces évolutions.

En conclusion : faire évoluer la gestion de la paie selon la croissance de l’entreprise

Il y a donc plusieurs stratégies de paie possibles et des évolutions selon la taille de l’entreprise :

  • Déléguer l’édition des bulletins de salaire à un cabinet comptable quand les effectifs sont faibles.
  • Quand l’entreprise embauche : utiliser un logiciel de paie en interne, géré par un collaborateur comptable expérimenté et recruté en interne.

Pour aller plus loin

Voici quelques articles qui vous permettront d’approfondir votre réflexion :

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Laurent Dufour

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.


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