La fiche de paie est-elle obligatoire ?

Par Laurent Dufour, le 21/09/2022

Embaucher des salariés entraîne des contraintes administratives, juridique et bien évidemment sociale. Le poids de la charge administrative pousse certains dirigeants à vouloir les simplifier.

Comment faire ? Est-il possible de réduire le temps a passer à établir les fiches de paie ? En d’autres mots, la fiche de paie est-elle obligatoire ? 

obligatoire faire fiche de paie

Oui : la fiche de paie est obligatoire. Toutes les entreprises sont obligées de fournir une fiche de paie mensuelle à leurs salariés.

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La fiche de paie est-elle obligatoire

En France, tous les actifs salariés reçoivent une fiche de paie à la fin de chaque mois. Leur employeur est obligé de fournir ces fiches de paie mensuelles.

Les employés ont également droit à une déclaration annuelle des revenus, qui doit être envoyée par l’employeur au plus tard le 31 mai de chaque année.

Cette fiche de paie – aussi appelée bulletin de paie ou bulletin de salaire – devra mentionner de nombreuses informations, dont le nombre d’heures travaillées durant le mois écoulé, le salaire brut et le salaire net, ainsi que les diverses déductions effectuées.

À quoi sert la fiche de paie mensuelle

La fiche de paie obligatoire vise à favoriser la transparence salariale au sein des entreprises et à lutter contre les écarts de salaires entre hommes et femmes. La fiche de paie permet également aux salariés de mieux comprendre leurs revenus et de déceler plus facilement les erreurs.

Enfin, la fiche de paie est une preuve écrite du travail effectué et des sommes cotisées de part et d’autre : côté salarié (charges salariales) et côté employeur (charges patronales).

Qui doit établir les fiches de paie ?

C’est à l’employeur d’établir et d’envoyer les fiches de paie à ses salariés.

L’employeur est aussi obligé d’établir la déclaration annuelle des revenus pour chacun de ses employés, avant le 31 mai.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une fiche de paie

La fiche de paie doit obligatoirement contenir de nombreuses informations ayant trait à :

  • l’identification de l’employeur (SIRET, code APE…)
  • l’identification de l’employé
  • la nature du contrat de travail, le poste occupé, le niveau hiérarchique occupé
  • la période concernée par la fiche de paie
  • les sommes perçues et cotisées sur la période concernée par le bulletin de paie
  • La rémunération brute et la rémunération nette
  • Le détail des heures effectuées au taux normal et le détail des heures effectuées en heures supplémentaires
  • Les taux horaires
  • les avantages perçus et soumis à cotisations
  • Le détail des éventuels allègements de charges sociales
  • Les congés payés qui ont été posés durant le mois
  • Les éventuelles absences
  • Le montant de rémunération nette imposable qui servira de calcul de l’impôt sur le revenu
  • Etc …

Peut-on contester les données obligatoires d’une fiche de paie

Oui, en effet : le salarié est en droit de contester les informations figurant sur son bulletin de salaire, et ce pendant 3 ans à partir de la date de sa remise.

Quelle est la date limite d’envoi de la fiche de paie ?

La fiche de paie est envoyée aux employés au début de chaque mois. Cette fiche de paie contient les détails de la rémunération et des déductions pour le mois précédent.

La date de délivrance de la fiche de paie est librement fixée par l’entreprise. En revanche, l’entreprise est obligée de :

  • Choisir une date fixe d’un mois sur l’autre
  • Envoyer une fiche de paie tous les 30 jours

Quelle est la date limite de paiement des salaires

La date d’envoi de la fiche de paie détermine la date de paiement des rémunérations.

Le salaire doit être versé dans les deux jours ouvrables suivant la date de délivrance / réception du bulletin de salaire.

Le paiement peut intervenir par virement, par chèque ou en espèces.

L’obligation de faire une fiche de paie dématérialisée

Depuis 2017, la règle de base est de fournir les fiches de paie par voie dématérialisée. L’employeur doit indiquer aux employés comment ils réceptionneront leur fiche de paie tout au long du contrat de travail : envoi par email, accès via une plateforme de GRH, accès via le serveur de l’entreprise…

L’employeur doit aussi enregistrer la fiche de paie avec les autres documents administratifs.

La fiche de paie en format papier est encore possible, par exception, sur demande express du salarié.

Où trouver ses bulletins de salaire

Le bulletin de salaire dématérialisé est toujours fourni par l’employeur à chaque employé et chaque mois, dans des conditions spécifiées en amont. En cas de perte de sa fiche de paie, celle-ci peut toujours être obtenue sur demande auprès du service des ressources humaines de l’entreprise.

Quitter son emploi : mention obligatoire sur la dernière fiche de paie

Lorsqu’il quitte son emploi, le salarié doit informer son employeur de son départ et lui demander une attestation de travail. S’il a le droit à une indemnité de licenciement, celle-ci sera mentionnée sur sa fiche de paie du mois de son départ. Elle sera prise en considération par Pôle emploi pour calculer le délai de carence qui décale de plusieurs jours la date de début de l’indemnisation chômage. La situation du salarié peut entraîner la prise en considération de 3 types de délais :

  • le différé du à la perception d’indemnités de rupture
  • le différé pour la prise de congés payés
  • le délai d’attente de 7 jours qui s’applique quelque soit la situation du salarié.

Pour aller plus loin

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Laurent Dufour

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.


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