La formation logiciel de paie

Par Laurent Dufour, le 26/10/2022

Les logiciels de paie sont couramment utilisés par les entreprises, quelle que soit leur taille, TPE, PME, ETI et bien évidemment de grands groupes.

Au vu de l’importance que représente la paie, il est essentiel que les collaborateurs RH en charge de la paie suivent une formation logiciel de paie.

formation logiciel de paie

Effectuer la paie d’une entrepris de manuelle est une méthode à la fois chronophage, laborieuse et incertaine. L’utilisation d’un tableur n’étant pas non plus la plus fiable. Gérer la paie des employés à l’aide d’un logiciel de paie est de loin la solution la plus simple, la plus rapide et surtout la plus sécurisée. En effet, une formation logiciel de paie représente une garantie tant pour l’entreprise que pour le collaborateur paie. Ce dernier pourra prendre en main le logiciel, limiter les possibles erreurs et gagner rapidement en efficacité et en agrément d’utilisation.

Établir les paies nécessite de prendre en considération de nombreux paramètres comme les variables individuelles (nombres d’heures, heures supplémentaires, RTT, congés, arrêts maladie …) ainsi que des éléments plus spécifiques (profils des salariés, types de cotisations …). Chaque outil informatique dispose d’un fonctionnement qui lui est propre. Suivre une formation logiciel de paie est indispensable pour être efficace rapidement et parvenir à exploiter l’ensemble du potentiel de chaque outil.

Une formation au logiciel de paie est généralement proposée par l’éditeur : sous format e-learning ou via des ressources proposées au fur et à mesure de l’utilisation de l’outil (type FAQ).

Les logiciels de paie récents sont hyper intuitifs. Ils ne nécessitent pas de formation.

Formation logiciel de paie : de quoi parle-t-on

Si vous gérez une entreprise, il est crucial que vous utilisiez un logiciel de paie fiable et efficace. Cela vous permettra de calculer les salaires de vos employés en toute simplicité. Cela vous assurera aussi que toutes les déductions fiscales sont effectuées correctement, que tous les paramètres de la paie sont pris en compte. De plus, avec un logiciel de paie, vous pourrez facilement générer des rapports et des statistiques sur la paie de vos employés. Ce point peut être très utile pour la stratégie RH de votre entreprise (RH signifiant Ressources Humaines).

Il existe de nombreux logiciels de paie disponibles sur le marché. Il est important de choisir celui qui conviendra le mieux à vos besoins. Si vous avez des questions sur un logiciel de paie, n’hésitez pas à contacter le service client de l’éditeur pour obtenir des conseils d’utilisation.

Concrètement, comment se former à un logiciel de paie ?

Certains logiciels de paie comme Ciel, Sage ou EBP sont extrêmement connus. Il alors possible de se former auprès de l’éditeur, mais aussi de faire appel à des organismes de formation. Pour l’entreprise, l’avantage est de gagner en souplesse tout en permettant d’intégrer ces formations dans le quota de formation annuel des employés.

Lorsque l’entreprise choisir un logiciel moins connu, elle doit souvent compter sur la formation proposée par l’éditeur. Plusieurs types de formations au logiciel de paie peuvent être présentées pour vous aider à gérer la paie de vos employés.

La première façon est de suivre la formation proposée par l’éditeur au moment de la souscription à votre abonnement. En effet, certains logiciels de paie sont fournis avec une formation en ligne (e-learning). C’est particulièrement le cas des logiciels de paie plus anciens : ceux disponibles au téléchargement.

Une autre façon de vous former au logiciel de paie est de lire les ressources proposées sur le site de l’éditeur : contenus écrits, vidéos, FAQ. Les outils en ligne proposent souvent un renvoi vers la ressource appropriée, directement dans les modules de leur logiciel. Ainsi, vous n’avez pas vraiment à chercher le bon ticket ou la bonne ressource face à votre problème de formation.

La dernière façon pour obtenir des renseignements ou une formation au logiciel de paie est de contacter le service client de votre éditeur : email, téléphone, visio… Sur les logiciels en ligne, le service client est souvent disponible par messagerie instantanée.

Remarque :

Vous vous en doutez, les formations ne valent pas toutes. Il est intéressant d’étudier la qualité des formations avant de choisir votre logiciel de paie. L’adéquation entre un logiciel et vos besoins dépend de la nature du logiciel, de son prix, de ses fonctionnalités, mais aussi de la manière dont il pourra être exploité par vos équipes RH.

Le logiciel de paie en ligne et l’atout de l’intuitivité

Le marché du logiciel de paie ne cesse de se densifier. De nouveaux outils apparaissent régulièrement sur le marché avec toujours plus d’innovations en termes d’automatisation et d’intuitivité. Les logiciels récents sont généralement accessibles en ligne et non au téléchargement. Ainsi, une simple connexion à votre navigateur suffit pour accéder au logiciel et à vos données de la paie.

On parle de logiciel de paie en ligne ou encore de logiciel Saas (Software as a service).

L’atout d’un logiciel de paie en ligne

Ces outils en ligne sont conçus pour être pris en main facilement, sans formation. Avec un outil récent, vous comprenez le fonctionnement du logiciel directement en l’utilisant.

Aucune formation n’est nécessaire pour utiliser un logiciel de paie en ligne dans ses fonctionnalités de base. Bien sûr les ressources documentaires et FAQ restent disponibles en cas de besoin ponctuel.

Une formation paie ou le coup de pouce de l’expert-comptable ?

Attention, une formation au logiciel de paie concerne l’utilisation de l’outil : l’accès aux modules, les paramétrages. Une formation au logiciel de paie n’est pas une formation au calcul de la paie et à la gestion des fiches de paie pour ses salariés.

Le mieux est d’avoir les bases de connaissances de la paie : les éléments qui constituent la paie, les variables principales, une vision globale du calcul du salaire brut et du salaire net. Ces connaissances standards vous aideront à prendre en main votre logiciel de paie.

De même, avant de vous lancer dans l’édition des paies en solo, vous devez connaître vos obligations sociales en tant qu’employeur, notamment :

  • éditer un bulletin de salaire par employé et par mois
  • transmettre les bulletins de salaire (par défaut : en télétransmission)
  • conserver les bulletins de salaire
  • effectuer la Déclaration Sociale Nominative (DSN)
  • intégrer au calcul de la paie les variables spécifiques liées à votre convention collective
  • etc.

Le mieux est de solliciter un expert RH formé à la paie ou de vous faire aider par votre expert-comptable, au moins au démarrage de la gestion de la paie. Avec ce coup de pouce de départ, vous serez sûr de répondre à vos obligations sociales et d’avoir paramétré le logiciel avec vos données de convention collective.

Conclusion : se former au logiciel de paie

En conclusion, les logiciels de paie sont des programmes informatiques spécialement conçus pour calculer les salaires et éditer les fiches de paie des employés. Ces logiciels peuvent être utilisés par les petites, moyennes et grandes entreprises. Les logiciels de paie simplifient et automatisent le processus de paie, ce qui peut faire gagner du temps et de l’argent à une entreprise.

Les logiciels de paie ont généralement une interface utilisateur graphique (GUI) facile à utiliser. Les fonctionnalités des logiciels de paie varient. Toutefois, la plupart des programmes offrent une variété de fonctionnalités telles que la gestion des salaires, des déductions, des congés, des heures supplémentaires, des primes, etc. Certains logiciels de paie peuvent également gérer les données des employés, telles que les informations personnelles, les compétences, les diplômes, les expériences professionnelles, etc.

Une formation au logiciel de paie est donc standard : un module (généralement e-learning) pour expliquer la prise en main et le fonctionnement de l’outil.

Pour aller plus loin : 

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Laurent Dufour

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.


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