Un logiciel de facturation, c’est quoi ?

Installer un logiciel de facturation contribue souvent à améliorer la gestion d’une entreprise. Si la démarche apporte un gain de temps et contribue à améliorer le processus de facturation, elle contribue grandement à améliorer la gestion de l’entreprise. C’est pour cette raison qu’un entrepreneur à intérêt à s’équiper le plus tôt possible d’un logiciel de facturation de qualité.

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Un logiciel de facturation, qu’est ce que c’est ?

Un outil de gestion tel qu’un logiciel de facturation a pour principal objectif d’aider l’entreprise dans la gestion de ses factures de vente et de ses tâches administratives. Cet outil permet notamment d’éditer des factures, les envoyer aux clients, les archiver, et même de les intégrer au sein de votre système comptable.

Bien que les logiciels de facturation ne soient pas obligatoires pour une entreprise, ils sont tout de même indispensables dès lors que le nombre de factures devient élevé. Il existe par ailleurs des logiciels de facturation dédiés à chaque type d’organisation, de la micro-entreprise aux grands groupes.

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Les fonctionnalités d’un logiciel de facturation

Pour une entreprise, la fonction principale d’un logiciel de facturation est l’édition et la transmission de ses factures. De plus, toutes les informations utiles concernant ses clients et partenaires sont réunies dans une fiche unique. Cependant, la majeure partie des logiciels de facturation proposent aujourd’hui des fonctionnalités complémentaires. Les outils les plus complets proposent aujourd’hui de gérer intégralement le processus de facturation. Ces logiciels incluent :

• La création et la gestion des devis ;
• L’édition des bons de commande et de livraison ;
• La transformation de ces devis en facture en bonne et forme ;
• Le suivi de facture et leur intégration automatique dans un système de gestion ;
• La mise en place de tableaux de bord.

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Les intérêts d’un logiciel de facturation

Les bénéfices liés à l’utilisation d’un logiciel de facturation sont multiples et contribueront notamment à la réduction du BFR (voir notre article Qu’est-ce que le BFR ?) et ainsi à l’amélioration de la trésorerie. Nous en avons identifiés cinq principaux:

• Centraliser l’ensemble des fiches client de l’entreprise au sein d’un seul système de facturations. Les données sont alors facilement accessible et cela facilite le processus
• Gagner du temps en automatisant l’ensemble du processus facturation et profiter de la quasi-instantanéité de la dématérialisation
• Respecter l’ensemble des dispositions légales régissant le processus de facturation (numérotation, mentions légales, archivage, etc.)
• Réduire le risque d’erreur liées notamment aux taux de TVA applicables, aux calculs ou aux oublis.
• Assurer une meilleure gestion et permettant un meilleur suivi du poste client notamment (recouvrement de créances, relances automatiques, retards de paiement, etc.)
• Donner une vision à l’entreprise grâce à la mise en place de tableaux de bord simplifiés. Les indicateurs choisis (Chiffre d’affaires, volume des ventes, délais de paiement moyen, etc.) permettront de suivre l’évolution de l’entreprise. (voir notre article Comment construire un tableau de bord ?)

Les inconvénients liés au logiciel de facturation

Bien qu’ils possèdent de nombreux avantages, ces logiciels, comme tout outil, peuvent avoir quelques inconvénients. Nous en avons identifié trois :

• Le paramétrage est une étape essentielle mais fastidieuse dans l’implémentation d’un logiciel de facturation. Il est primordial qu’il soit réalisé avec soin, car l’outil centralise de nombreuses informations cruciales. Cependant, il est possible de commencer avec des logiciels simples.
• La récupération de la base de données en cas de changement de logiciel de facturation peut représenter un risque pour l’entreprise. Il est important de vérifier les fonctionnalités d’export de la base de données avant de s’engager avec un logiciel.
• L’utilisation de logiciels en ligne peut être un frein pour l’entreprise, car il crée une dépendance à une connexion internet à un débit suffisant. De plus, il est important de connaître où se situent les serveurs de l’éditeur du logiciel afin d’éviter tout risque de confidentialité.

Quand s’équiper d’un logiciel de facturation

Nous pourrions penser qu’au lancement d’une activité, il n’est pas nécessaire de s’équiper d’un logiciel de gestion. Que ce soit à cause d’un faible nombre de client, d’une volonté de minimiser les dépenses, ou pour une autre raison, le dirigeant pourrait envisager de s’en passer.

Cependant, il est important de s’en équiper le plus tôt possible, dès lors que le modèle économique est mis en place. En effet, un logiciel de facturation permettra d’améliorer la gestion de l’entreprise et de réduire le Besoin en Fond de Roulement (BFR). De plus, il permettra au dirigeant de consacrer plus de temps à des activités de développement commercial. Ainsi, le logiciel de facturation contribue à pérenniser l’entreprise.