Comment choisir un logiciel de facturation pour son entreprise ?

Comme nous l’avons mentionné dans de précédents articles, les logiciels de facturation possèdent des fonctionnalités qui présentent de nombreux avantages en terme de gestion. Pour choisir une solution adaptée aux besoins de son entreprise, il est important de prendre en compte un certain nombre de paramètres.

En effet, un logiciel de facturation sera vraiment profitable que s’il correspond aux caractéristiques et aux besoins de votre entreprise. Dans cet article, nous allons aborder les différents points à prendre en compte avant de vous décider.

À partir du 1er juillet 2024, 4 nouvelles mentions deviennent obligatoires sur une facture :

• Le numéro SIREN
• L’adresse de livraison
• La catégorie de l’opération
• L’option pour le paiement de la TVA

Pour connaitre l’ensemble des mentions obligatoires sur une facture consulter notre article dédié

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Le profil comptable de votre entreprise

Afin de choisir un logiciel de facturation adapté, il faut dans un premier temps considérer le profil de gestion comptable de votre entreprise. En effet, vos besoins ne seront pas les mêmes si vous faites appel à un expert-comptable que si vous avez une gestion interne de votre comptabilité.

Dans le cas où vous externalisez votre comptabilité, un logiciel proposant majoritairement des fonctionnalités de facturation sera suffisant. De plus, la plupart des outils offrent également la possibilité d’établir un accès pour son expert-comptable.

En revanche, si vous réalisez toute votre gestion comptable en interne, il sera important de choisir un outil “tout en un”. Cela vous permettra d’utiliser un seul et même outil pour la facturation et la comptabilité ce qui représente un avantage considérable en terme d’efficacité.

Les logiciels pour gérer la facturation de votre entreprise

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La taille de votre entreprise

Lors de votre choix, vous devrez également prendre en compte la taille de votre entreprise.

• Pour les petites entreprises, un logiciel avec des fonctionnalités de facturation, de comptabilité et de gestion des stocks (en fonction du domaine d’activité) sera généralement suffisant. Cela vous permettra d’avoir une solution abordable et qui comblera la quasi-totalité de vos besoins.
• Pour les moyennes et grandes entreprises, un logiciel avec de plus nombreuses fonctionnalités sera indispensables. Certaines solutions proposent en plus de la facturation et de la comptabilité, des outils de gestion commerciale, de la paie, de la relation client, etc. Ces logiciels sont appelés des ERP.

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L’ergonomie du logiciel de facturation

Ce point est d’autant plus important pour les personnes ayant peu de connaissances en gestion. La facilité de prise en main et d’utilisation sera un critère de choix important. Un logiciel peut sembler excellent sur le papier en terme de fonctionnalités mais finalement ne pas vous correspondre en terme d’ergonomie.

C’est pour cela qu’il est primordial de tester le logiciel avant de l’adopter, surtout si vous décidez de l’acheter ou de vous engager pour 1 an. La quasi-totalité des éditeurs offre un essai gratuit allant de 7j à 30j alors profitez en! Et même si aucune période d’essai n’est offerte, n’hésitez pas à vous abonner pour un mois et tester le logiciel.

La configurabilité du logiciel

Un logiciel offrant la possibilité de configurer un grand nombre de paramètres s’adaptera au mieux à vos besoins. Cela peut couvrir de nombreux aspects :

• La possibilité ou non d’importer des fiches client/fournisseur/produit à partir d’un fichier CSV ;
• Le niveau de personnalisation de vos documents commerciaux (différents modèles, couleurs, logo, polices, etc.) ;
• La création d’une page d’accueil personnalisée pour mettre en avant les informations les plus importantes ;
• La possibilité d’automatiser et de personnaliser certaines tâches (messages de relance personnalisés, notifications, etc.).

Le lieu d’implantation des serveurs

La localisation des serveurs de l’éditeur doit également être considérée! En effet, pour les logiciels en ligne type Saas, les données peuvent être hébergées sur des serveurs à l’étranger. Cela peut avoir des incidences sur les normes de sécurisation des données personnelles (attention au respect de la RGPD), mais également sur l’accès à ses données. En effet, si l’on prend l’exemple des USA, le Patriot Act autorise le gouvernement à consulter n’importe quelles données informatiques présentes sur leur territoire.

Il est donc très important de vérifier le lieu d’implantation des serveurs.

Le prix ne doit pas être le critère principal

Comme nous l’avons évoqué dans notre article sur le coût des logiciels de facturation, il ne faut pas que le prix du logiciel de facturation soit votre critère de choix principal. En effet, le coût dépendra des fonctionnalités proposées.

Ce qui veut dire qu’un logiciel gratuit vous permettra certes de réaliser votre facturation gratuitement, mais ses fonctionnalités seront très limitées.

À contrario, une solution d’entrée ou de moyen gamme vous coûtera entre 5€ et 25€, mais les possibilités en terme d’automatisation et de gestion vous permettront de gagner de l’argent ailleurs notamment en réduisant votre Besoin en Fonds de Roulement (BFR) et en augmentant le temps passé sur des tâches à forte valeur ajoutée.