Test du logiciel Exact

Pourquoi donner notre avis

La valeur ajoutée des outils en ligne pour les entrepreneurs

Il existe de plus en plus d’outils pour l’analyse des données et l’automatisation des processus des TPE/PME. Ces outils ont radicalement modifié les modes de gestion des entreprises.

1. En corrélant des données en provenance de multiples sources, ils offrent au dirigeant des tableaux de bord précis, en temps réel.
2. En automatisant les processus des différents services de l’entreprise, ils permettent de gagner du temps sur la réalisation des tâches répétitives. Ils permettent également de diminuer les erreurs liées à des manipulations humaines.

Le blog du dirigeant suit depuis plusieurs années ces nouveaux outils numériques. Il est évident que nous recommandons leur utilisation, pour tous les services de l’entreprise. Dans ce contexte, les outils de gestion des stocks sont particulièrement intéressants, notamment pour les commerçants qui gèrent un grand nombre de références.

La valeur ajoutée des outils de gestion des stocks

Un outil de gestion des stocks centralise toutes les données liées aux mouvements des produits et matières premières dans l’entreprise :

• Il suit les entrées et les sorties pour chaque référence
• Il évalue le stock en temps réel (quantité et valeur)
• Il établit des tableaux de bord relatifs au suivi des produits : top ventes, saisonnalité des ventes…
• Il donne l’alerte en cas de baisse du stock en dessous d’un certain seuil
• Certains logiciels peuvent gérer plusieurs entrepôts en simultané
• Certains logiciels assurent la traçabilité précise des produits
• Certains logiciels recommandant des prix de vente selon les tarifs sectoriels fixés en temps réel et selon la marge sur votre secteur
• Certains logiciels sont connectés aux catalogues fournisseurs de votre choix pour suivre les prix et vous alerter des meilleures affaires

Les logiciels de gestion des stocks sont disponibles au téléchargement ou directement en ligne. Dans ce deuxième cas, les données sont stockées dans le Cloud, accessibles de partout via une simple connexion Internet.

La puissance d’un outil dédié aux stocks

Le niveau d’automatisation d’un logiciel de stocks est possible grâce à sa connexion aux autres processus de l’entreprise :

• Le processus des achats
• Le processus de facturation

Un logiciel de gestion axé sur la gestion des stocks dispose donc toujours des modules : Gestion des stocks + Gestion des achats + Logiciel de facturation. On parle plutôt d’un progiciel (plusieurs fonctions dans un même logiciel).

Certains outils vont encore plus loin. Ils proposent également un module comptable pour automatiser la comptabilité selon les données de factures, d’achat et de stock.  C’est le cas d’Exact.

Résumé : notre avis sur Exact

• Progiciel de gestion  (facturation + achats + stocks + comptabilité)
• Adapté aux petits commerces et commerçants débutants
• Outil Cloud 100 % en ligne

Points forts :

• Exact propose plusieurs versions pour s’adapter à toutes les tailles d’entreprises et tous les besoins
• La gestion des stocks est complète (alerte, analyse en valeur et en volume, suivi en temps réel, comptabilité associée)

Points faibles :

• Il faut avoir des connaissances comptables pour paramétrer l’outil.
• Si vous n’avez pas de bases comptables, vous devrez demander à votre expert de paramétrer le logiciel

Tarifs et fonctionnalités Exact

Tarifs :

• 205 € HT mensuels pour le forfait gestion et optimisation des stocks
• À partir de 319 € HT mensuels pour une logistique avancée (traçabilité 100 %, connexion à plusieurs entrepôts, planification)
• Test logiciel gratuit pendant 30 jours

 Fonctionnalités :

• Module Facturation & comptabilité associée
• Gestion des achats & comptabilité associée
• Suivi automatique des stocks et tableaux de bord
• Base de données client

Modalités de résiliation :

• Engagement mensuel. Pas de remboursement mensuel
• Résiliation libre

Récupération des données :

• CSV ou Excel

Suivre ses stocks avec Exact

Nous avons testé gratuitement le forfait à 205 € HT / mois. Il vise les commerçants de petite ou moyenne taille avec un lieu unique de stockage / entrepôt.

La promesse Exact

« Ensemble pour réussir » est le slogan d’Exact. L’entreprise propose plusieurs logiciels et progiciels de gestion pour optimiser le pilotage de la plupart des services de l’entreprise.

Exact se veut donc présent dans l’entreprise, à tous les niveaux.

Nature de l’outil

• Outil en ligne = disponibilité en Saas (software as a service)
• Stockage des données dans le Cloud

En résumé : quel service – Pour qui ?

La version d’Exact que nous testons est adaptée aux commerçants :

• de taille réduite ou moyenne
• qui ont un lieu de stockage unique
• qui veulent automatiser au maximum le suivi de leurs stocks

Inscription et prise en main

Exact propose une version test en ligne pendant 30 jours. L’inscription est rapide. Elle mène au Dahsboard central.

• Le dashboard dispose d’un mode d’emploi complet.
• Les différentes rubriques sont situées en haut du dashboard : Tableaux de bord, Comptabilité, CRM, Achats, Ventes

Fonctionnalités Exact

La rubrique Tiers

Ce module est une base de contacts qui vous permet de segmenter tous vos contacts : contact, prospect, client et fournisseur.

Le logiciel de facturation

Le module de facturation doit être paramétré avec le volet comptable du progiciel.

Une fois ce paramétrage opéré, vous pouvez éditer vos factures, devis et bons de commande en quelques clics.

Le module des achats

Idem que la facturation, le module des achats doit être paramétré avec la comptabilité.

Ce module permet de gérer le service des achats : suivi des achats, des factures, comptabilité liée aux achats, suivi des fournisseurs.

Le module des achats est relié au module Tiers.

Pour que la gestion des stocks soit automatisée, le service des achats de l’entreprise doit utiliser ce module d’Exact avec la comptabilité associée.

La rubrique Stock

La rubrique Stock offre tous les tableaux de bord de gestion des stocks nécessaires au bon suivi des encours :

• Le suivi des entrées par référence et total (selon les données des achats)
• Le suivi des ventes par référence et total (selon les données de l’outil de facturation)
• L’inventaire en temps réel (valeur et volume du stock)
• Les retours de produits
• Des tableaux de bord de suivi : état des stocks par référence, top ventes, chiffre d’affaires, alerte pour réassort, nombre de retours…

 

 

Support technique et service client

Nous avons accédé à beaucoup de FAQ, mais nous n’avons pas trouvé de support technique ou commercial humain.

Récapitulatif : avis clients

Les avis sur Exact sont partagés sur différents forums. Certains utilisateurs déplorent la lenteur de l’outil dont les pages mettraient beaucoup de temps charger. D’autres utilisateurs ont des avis positifs et affirment qu’Exact est outil efficace.

Le logiciel / progiciel Exact étant disponible en ligne, une bonne connexion Internet et un ordinateur relativement récent sont des prérequis.

Avis final

Le logiciel de facturation Exact est un outil puissant à condition de l’utiliser dans son intégralité et au service de trois processus complémentaires : les achats, la facturation, les stocks + la comptabilité associée.

Il s’agit d’un véritable progiciel. Le module gestion des stocks ne peut pas fonctionner sans que le service des achats n’utilise l’outil.

Exact peut être relié au compte de votre expert-comptable pour une utilisation centralisée des données.

Ce progiciel se destine aux commerçants :

• qui gèrent de multiples références de produits
• qui ont un seul site de stockage
• qui veulent accélérer & optimiser la gestion des stocks